Ada banyak prosedur dan proses pengadaan, tetapi ada beberapa prosedur yang harus umum bagi semua departemen pengadaan. Ini termasuk pemilihan pemasok, meminta informasi, pengajuan tender, evaluasi tender, pemberian kontrak dan inspeksi..
Seleksi Pemasok
Organisasi umumnya memiliki daftar pemasok pilihan yang disetujui yang dikelola oleh departemen pengadaan. Ini adalah perusahaan yang telah melalui proses seleksi dan ditemukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Meminta informasi
Ketika ada persyaratan untuk membeli barang-barang yang tidak dapat diperoleh oleh pemasok yang dipilih saat ini, sebuah perusahaan biasanya akan menyelidiki pasar. Persyaratan akan dikirim ke pemasok terpilih yang akan dimintai tawaran. Untuk permintaan bernilai rendah, permintaan informasi informal atau permintaan penawaran dikirimkan ke pemasok yang teridentifikasi. Untuk item bernilai lebih tinggi, proses tender penuh akan diikuti. Ini seringkali dapat memakan waktu hingga enam bulan dari identifikasi kebutuhan hingga pemberian kontrak akhir.
Pengembalian Tender
Pemasok biasanya diminta untuk mengembalikan tender mereka ke petugas yang ditunjuk berdasarkan waktu dan tanggal yang ditentukan. Tawaran dapat mencakup deskripsi layanan atau barang yang ditawarkan pemasok, biaya yang diusulkan untuk melaksanakan pekerjaan yang diperlukan atau menyediakan persediaan yang diperlukan, informasi keuangan perusahaan, dan pertanyaan apa pun yang ditanyakan oleh organisasi pembeli tentang pemasok potensial.
Evaluasi Tender
Setelah tender / tawaran dikembalikan, organisasi pembeli biasanya memiliki waktu yang ditentukan untuk mengevaluasi pengembalian, membuat keputusan kontrak dan menginformasikan pemasok yang berhasil dan tidak berhasil. Sebelum pengiriman dokumen tender, organisasi pembeli akan mengembangkan kriteria penilaian terhadap calon yang akan ditandai dan dinilai. Pertimbangan seperti harga dan kualitas adalah kriteria penilaian yang biasa.
Penghargaan Kontrak
Setelah tender dievaluasi dan dinilai, pemasok akan diberi tahu dengan persetujuan atau penolakan. Pemasok yang sukses juga diberitahu secara tertulis. Ini adalah praktik terbaik pengadaan untuk menawarkan kesempatan kepada pemasok yang gagal untuk melakukan tanya jawab. Ini memungkinkan mereka untuk mengetahui mengapa tawaran mereka tidak dipilih dan untuk lebih memahami tender di masa depan.
Kesimpulan Kontrak
Setelah layanan / persediaan dikirimkan, organisasi pembeli akan memeriksa bahwa kualitas, kuantitas dan spesifikasi telah terpenuhi. Pada titik ini, organisasi akan mengeluarkan pembayaran. Dalam banyak kasus, itu adalah praktik standar untuk mengadakan pertemuan pasca-kontrak antara organisasi pembelian dan organisasi pemasok. Ini memberikan kesempatan bagi masing-masing pihak untuk menawarkan umpan balik dan mengembangkan dokumen post-mortem untuk kegiatan kontrak di masa depan.
