Terdapat kebijakan dan prosedur untuk membantu memandu cara bisnis Anda beroperasi secara internal dan eksternal. Meninjau kebijakan dan prosedur Anda secara berkala memastikan Anda selalu mengikuti praktik terbaik. Evaluasi membantu Anda memperbarui pedoman Anda sebagaimana diperlukan untuk mencerminkan perubahan dalam bisnis Anda atau ekonomi dan untuk mengatasi bidang kebutuhan atau masalah di perusahaan.
Definisikan Kebijakan
Kebijakan adalah protokol tertulis perusahaan Anda untuk cara Anda menangani berbagai fungsi bisnis. Misalnya, Anda mungkin memiliki kebijakan internal untuk hal-hal seperti pakaian di tempat kerja, kehadiran atau bagaimana hari libur diminta. Anda juga dapat memiliki kebijakan eksternal untuk masalah seperti pembelian atau penanganan keluhan pelanggan. Menurut KCG Consulting Group, kebijakan menetapkan tahapan bagaimana prosedur dikembangkan, dilaksanakan dan dievaluasi, dan harus sejalan dengan tujuan strategis organisasi. Kebijakan biasanya ditetapkan oleh pemilik, manajemen atas, dewan penasihat atau dewan direksi.
Tinjau Kebijakan
Tinjau kebijakan secara berkala untuk memastikannya lengkap, komprehensif, dan mudah dipahami. Gunakan umpan balik pelanggan dan staf dalam proses. Menurut KCG, suatu kebijakan harus dibuat secara tertulis, dengan arahan individu untuk setiap kebijakan. Ini membuatnya lebih mudah untuk dipahami dan ditinjau dan diubah bila perlu. Misalnya, jika pelanggan secara teratur mengeluh bahwa Anda tidak memiliki kebijakan pengembalian atau pengembalian uang yang ditetapkan, atau jika staf mengklaim tidak ada proses yang adil untuk bagaimana orang menggunakan hari pribadi, ada baiknya menambahkan masalah ke agenda ulasan kebijakan Anda. Ketika suatu kebijakan tidak lagi masuk akal secara praktis atau tidak lagi berlaku, Anda dapat memperbarui atau menghilangkannya.
Tentukan Prosedur
Prosedur adalah langkah atau proses yang digunakan bisnis Anda dalam aktivitas bisnis sehari-hari. Misalnya, Anda mungkin memiliki prosedur untuk cara memeriksa pengunjung, membuka atau menutup bisnis untuk hari itu, atau membersihkan atau mengoperasikan mesin. Memiliki pedoman prosedural yang berlaku membantu memastikan bisnis Anda beroperasi dengan aman dan efisien, terutama di area di mana kesalahan langkah bisa berbahaya atau mahal. Misalnya, jika Anda tidak memiliki prosedur untuk mengunci pintu bisnis Anda di malam hari, Anda dapat membuka perusahaan terhadap kemungkinan pencurian atau perusakan. Menurut KCG, prosedur harus mencakup informasi yang berkaitan dengan siapa melakukan apa, kapan mereka melakukannya, dalam urutan apa dan untuk alasan apa.
Prosedur Peninjauan
Kegiatan yang memiliki beberapa langkah, atau langkah yang harus diterapkan dalam urutan tertentu, harus memiliki pedoman prosedural. Jika beberapa elemen bisnis Anda sering salah langkah, prosedur untuk area itu harus dievaluasi. Misalnya, jika pelanggan secara teratur mengeluh keterlambatan pengiriman, evaluasi prosedur Anda untuk menerima pesanan, memenuhi pengemasan dan melacak pengiriman. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi area di mana klarifikasi atau definisi yang lebih besar diperlukan. Tinjau prosedur dengan meminta staf yang tidak terbiasa dengan proses untuk membaca pedoman yang ada dan mengidentifikasi bidang yang tidak masuk akal atau sulit untuk dipahami.
