Kebijakan dan prosedur yang jelas dan ditulis dengan baik memastikan operasi harian mencerminkan visi dan misi bisnis jangka panjang Anda. Mereka juga menciptakan kerangka kerja untuk membuat keputusan yang konsisten dan adil, dan bekerja untuk melindungi kepentingan hukum bisnis Anda. Proses adopsi, yang biasanya terdiri dari peninjauan, pengujian, modifikasi, dan ratifikasi, sangat penting untuk memastikan kebijakan dan prosedur meningkatkan daripada menghambat kemungkinan memenuhi tujuan-tujuan ini.
Tinjau Kebijakan dan Prosedur Prosedur
Fase adopsi, yang merupakan tahap ketiga dari siklus hidup kebijakan dan prosedur, dimulai dengan tinjauan menyeluruh. Di banyak bisnis, tim manajemen melakukan tinjauan awal sebelum mengeluarkan resolusi yang diusulkan untuk modifikasi, pengujian atau persetujuan. Lihat apakah kebijakan yang diusulkan terkait dengan tujuan strategis dan apakah prosedur terkait dengan kebijakan orang tua. Selain itu, pastikan verbiage dapat dimengerti dan ditujukan pada audiens yang dituju. Kirim tulisan apa pun yang gagal dalam tinjauan awal kembali ke penulis untuk direvisi.
Tetapkan Aturan Umpan Balik
Buat aturan, termasuk tanggal tenggat waktu, untuk memberikan umpan balik tentang modifikasi atau melengkapi permintaan revisi. Apa pun yang dikirim kembali setelah tinjauan awal harus mencakup umpan balik yang sesuai, bukan pernyataan seperti "tidak ada pendapat." Misalnya, mengharuskan umpan balik dimulai dengan pernyataan seperti "rancangan tersebut memerlukan modifikasi kecil" atau "rancangan tersebut tidak dapat diterima dan perlu signifikan" perubahan menjadi efektif. ”Ikuti pernyataan pembukaan ini dengan perubahan spesifik atau rekomendasi revisi.
Fase Pengujian
Menerapkan kebijakan dan prosedur terkait menggunakan audiens terbatas dan waktu tertentu. Paling sering, audiens adalah departemen atau pengguna yang paling terpengaruh secara langsung. Kerangka waktu harus cukup lama untuk mengevaluasi efek pada operasi harian dan kemungkinan dampaknya. Instruksikan manajer dan karyawan yang terkena dampak untuk memberikan umpan balik tentang apakah resolusi itu efektif apa adanya atau apakah perubahan mungkin membuat resolusi lebih efektif, lebih efisien atau lebih sesuai dengan arahan kepatuhan.
Ratifikasi dan Implementasi
Ratifikasi adalah langkah terakhir dalam menyetujui kebijakan dan prosedur. Untuk bisnis kecil dengan struktur organisasi yang datar dan beberapa pengambil keputusan, ini bisa sesederhana pemilik bisnis menandatangani dan menginstruksikan sumber daya manusia untuk memasukkan resolusi ke dalam manual karyawan. Untuk bisnis skala menengah atau besar, ratifikasi paling sering melibatkan peninjauan akhir dan diskusi, diikuti dengan pemungutan suara resolusi. Setelah disetujui, kebijakan dan prosedur pindah ke tahap implementasi.
