Lembar waktu karyawan sangat penting untuk mencatat upah yang jatuh tempo, akrual waktu cuti, dan absensi karyawan. Banyak pengusaha menyimpan waktu dan catatan penggajian karyawan mereka sebagai cadangan untuk metode pemrosesan penggajian mereka. Catatan sejarah sangat membantu jika Anda harus memeriksa ulang gaji karyawan, pemotongan pajak, dan pemotongan gaji. Namun, undang-undang federal mengamanatkan berapa lama pengusaha harus memelihara catatan ketenagakerjaan, yang mencakup periode di mana pengusaha juga harus menyimpan catatan waktu. Menurut undang-undang federal, pengusaha harus menyimpan timesheets selama minimum dua tahun.
Catatan pekerjaan terdiri dari informasi tentang penugasan pekerjaan karyawan, kinerja, disiplin atau tindakan korektif, dan kontrak atau perjanjian apa pun, seperti perjanjian perundingan bersama atau kontrak kerja. Informasi kompensasi juga merupakan bagian dari catatan karyawan, bersama dengan catatan waktu yang umumnya berisi informasi pribadi seperti nomor Jaminan Sosial karyawan, tingkat upah, klasifikasi bebas atau tidak ada pelepasan, liburan atau waktu lunas dari tingkat akrual, dan dalam beberapa kasus, lembur atau tingkat upah diferensial.
Timesheets Adalah Catatan Ketenagakerjaan
Bergantung pada praktik pencatatan majikan, lembar waktu adalah bagian dari catatan kerja atau disimpan secara terpisah sebagai catatan penggajian. Either way, catatan waktu dan timeshe dianggap sebagai catatan pekerjaan dan, karenanya, tunduk pada hukum tertentu yang mengamanatkan kewajiban pencatatan pengusaha.
Undang-Undang Standar Tenaga Kerja yang Adil
Pengusaha yang tunduk pada Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil harus mengikuti peraturan yang mengatur upah minimum, upah lembur, klasifikasi bebas dan tidak ada pengecualian, dan pembukuan yang berkaitan dengan segala sesuatu yang berkaitan dengan upah karyawan. FLSA tidak memerlukan format spesifik untuk mempertahankan timesheets karyawan, tetapi agensi tersebut mengharuskan pengusaha mempertahankan informasi terperinci tertentu mengenai waktu dan pembayaran karyawan yang tidak dibayarkan.
Retensi catatan
Retensi catatan untuk catatan penggajian dan kontrak serikat pekerja adalah tiga tahun. Untuk lembar waktu dan catatan yang berisi informasi spesifik seperti hari kerja, pengurangan, pemotongan dan detail lainnya, persyaratannya adalah dua tahun. Praktik terbaik untuk sumber daya manusia kemungkinan akan merekomendasikan mempertahankan semua catatan mengenai gaji karyawan dan kompensasi selama tiga tahun, karena ada tumpang tindih yang signifikan antara catatan yang harus disimpan oleh pemberi kerja selama dua tahun dan catatan yang perlu disimpan oleh pemberi kerja selama tiga tahun.
Ada persyaratan terpisah untuk jenis catatan yang harus dipelihara pengusaha untuk pekerja yang dikecualikan; namun, demi kepentingan terbaik pengusaha untuk memelihara catatan dengan cara yang sama dan untuk periode waktu yang sama. Melakukan hal itu menguntungkan pengusaha jika timbul pertanyaan terkait dengan perbandingan antara pekerja yang dikecualikan dan yang tidak dibebaskan. Ketika pengusaha menyimpan catatan karyawan yang dikecualikan berdasarkan proses yang sama sekali berbeda dari karyawan yang tidak dikecualikan, sulit untuk membenarkan praktik SDM mengenai pembayaran yang dikecualikan vs yang tidak ada jika catatan tidak dipelihara secara konsisten untuk jangka waktu yang sama.
Aturan Pencatatan EEOC
Pemerintah federal memudahkan pengusaha untuk memilah apa yang perlu mereka pertahankan dan untuk berapa lama dengan menetapkan aturan pencatatan lintas-badan yang serupa. Komisi Kesempatan Kerja Setara AS memberlakukan undang-undang antidiskriminasi dan sebagai bagian dari otoritas penegakannya, ia mewajibkan pengusaha mempertahankan daftar gaji dan catatan pekerjaan lainnya selama tiga tahun. Bahkan, EEOC mengatakan bahwa catatan yang bisa menjadi bagian dari klaim berdasarkan Equal Pay Act harus disimpan setidaknya selama tiga tahun. Catatan pekerjaan, termasuk catatan waktu yang merupakan bagian dari tuntutan resmi diskriminasi, harus disimpan hingga resolusi final.
