Dengan kemajuan teknologi yang berkelanjutan, salah satu tren terbaru abad ke-21 adalah kantor tanpa kertas. Kantor tanpa kertas sebenarnya tidak sepenuhnya tanpa kertas, melainkan menggunakan kertas minimum dan mengkonversi sebanyak mungkin dokumentasi ke bentuk digital. Kantor tanpa kertas memiliki kelebihan dan kekurangan, yang keduanya harus dipertimbangkan oleh organisasi mempertimbangkan transisi dari penyimpanan catatan konvensional.
Lebih Kompak dan Efisien
File digital membutuhkan ruang fisik yang jauh lebih sedikit daripada file kertas, dan jauh lebih mudah untuk tetap teratur. Selain itu, file digital yang diarsipkan jauh lebih mudah diakses daripada file kertas yang diarsipkan. File digital dapat dengan mudah dibagikan di antara banyak pengguna sekaligus, dan diakses dari lokasi terpencil, sehingga meningkatkan efisiensi kerja.
Sadar Lingkungan
Lebih sedikit file kertas berarti lebih sedikit kertas yang digunakan untuk salinan duplikat dan untuk penyimpanan catatan umum. Faktor ini membuat kantor tanpa kertas lebih sadar lingkungan dalam kebanyakan kasus. Untuk majalah online dan publikasi lainnya, penerbitan secara digital berarti penghapusan tinta yang mengandung logam berat, pelarut, dan zat lain yang berbahaya bagi lingkungan.
Masalah Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
Kantor tanpa kertas hanya seefisien perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan untuk menyimpan catatan yang memungkinkan para pekerja. Bug perangkat lunak dan kerusakan peralatan dapat menyebabkan gangguan besar pada cara kerja kantor tanpa kertas. Pemeliharaan perangkat lunak dan perangkat keras kantor tanpa kertas juga menjadi perhatian; staf atau konsultan teknologi informasi (TI) seringkali merupakan kebutuhan, serta teknisi untuk memperbaiki perangkat keras secara teratur.
Kesalahan Entri Data dan Kurva Belajar
Seperti halnya transisi apa pun, transisi ke kantor tanpa kertas sering melibatkan kurva belajar, terutama di lingkungan kantor di mana karyawan belum paham komputer. Kesalahan entri data bisa mahal dan dapat menyebabkan masalah besar. Selain itu, kesalahan entri dan pengarsipan data dapat menyebabkan kesalahan pengelompokan catatan, sehingga sulit atau tidak mungkin menemukannya di kemudian hari.
Perhatian pada keamanan
Catatan digital dapat rentan terhadap akses tidak sah, baik dengan meretas atau dengan keamanan yang lemah di pihak staf. Terutama dengan catatan hukum dan medis yang sensitif, kehilangan data dapat mengakibatkan tanggung jawab yang signifikan bagi perusahaan yang terlibat, terutama jika kelalaian terlibat. Membuang rekaman digital menghadirkan kesulitan khusus, terutama di lingkungan jaringan bersama. Cukup menghapus file tidak sepenuhnya menghapus catatan digital, sama seperti melempar dokumen ke tempat sampah tidak mencegah orang lain mengambil kertas nanti.
