Kantor tanpa kertas dapat membantu lingkungan, tetapi dapat membuat sakit kepala proses jika sistem alur kerja yang memadai tidak diterapkan. Memindahkan segala sesuatu ke ruang digital memerlukan penetapan kontrol dokumen dan prosedur alur kerja yang memastikan tidak ada yang hilang dalam transisi. Ketika kotak fisik menyusut ke tempat sampah sejarah, yang virtual harus menggantinya.
Menjadi Digital
Di kantor tanpa kertas, tujuannya adalah untuk memindahkan segala sesuatu yang mungkin secara online. Dokumen tercetak dipindai dan ditempatkan di lokasi bersama di sistem komputer Anda tempat pengguna yang berwenang dapat mengaksesnya. Selain manfaat lingkungan, kantor tanpa kertas yang dikelola dengan baik dapat membuat informasi lebih mudah ditemukan daripada dalam sistem pengarsipan tradisional. Folder di arsip virtual menyimpan dokumen yang lebih lama sehingga tidak mengacaukan area yang sering diakses tetapi masih tersedia saat dibutuhkan.
Kalender yang Dibagikan
Memindahkan jadwal karyawan ke kalender bersama memungkinkan pengusaha untuk mengatur waktu liburan dan hal-hal lain yang memengaruhi jadwal kerja. Ini juga memungkinkan rekan kerja untuk melacak pertemuan dan acara terjadwal lainnya. Tim yang berbagi kalender kerja dapat memantau siapa yang masuk dan yang keluar dari kantor dan dapat menyusun alur kerja pada proyek dengan mempertimbangkan hal itu. Mampu melihat bahwa para pemangku kepentingan utama sedang menuju ke sebuah konferensi di akhir minggu, misalnya, dapat memotivasi seseorang untuk menyelesaikan draft dokumen atau kontrak utama lebih cepat sehingga para pemangku kepentingan tersebut akan mendapatkan kesempatan untuk menawarkan masukan mereka sebelum konten selesai.
Manajemen Dokumen
Kantor tanpa kertas membutuhkan sistem yang mengamanatkan bagaimana dokumen harus dipelihara dan disimpan. Buat konvensi penamaan dokumen dan struktur folder untuk membuat dokumen mudah ditemukan. Sistem manajemen dokumen sering kali memungkinkan untuk "memeriksa" dan melacak perubahan. Ini mencegah banyak orang dari mengerjakan dokumen pada saat yang sama dan mengizinkan kontrol versi. Mandat bahwa dokumen diperbarui di lokasi bersama mengurangi masalah yang terjadi ketika pengguna mengunduh file, membuat pembaruan dan mengirimkannya melalui email dan kemudian gagal untuk menjaga versi resmi saat ini.
Manajemen proyek
Perangkat lunak manajemen proyek membantu melacak tonggak dan tenggat waktu proyek. Anda akan membutuhkan sistem yang dapat melacak tugas dan jadwal proyek dan memungkinkan karyawan untuk menunjukkan kapan sesuatu telah selesai. Pemberitahuan harus memperingatkan seseorang ketika tugas baru membutuhkan perhatiannya. Individu dapat melacak proyek mereka sendiri, sementara manajer dapat melihat secara menyeluruh apa yang sedang dilakukan di seluruh tim dan merealokasi sumber daya sesuai kebutuhan. Proyek harus diarsipkan secara digital setelah selesai, bersama dengan pelajaran yang dipetik, sehingga transfer pengetahuan dapat dengan mudah terjadi ketika proyek serupa dimulai nanti.
