Surat-surat bernada tajam yang dikeluarkan dari kantor sudut adalah dekrit satu orang, tetapi kenyataannya adalah bahwa sebagian besar tempat kerja beroperasi lebih efisien - dan dengan moral yang lebih besar - ketika bos mendorong komunikasi tim. Sejumlah strategi ada untuk meningkatkan komunikasi itu di antara kolega.
Visi, Nilai-Nilai, dan Dukungan
Pernyataan misi, visi dan nilai membantu mengumpulkan tim di sekitar ide-ide besar yang mendorong apa yang mereka lakukan dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama - langkah pertama yang krusial menuju membina komunikasi, menurut Susanne Gaddis, Ph.D., seorang profesional berbicara bersertifikat dan CEO dari The Communications Doctor. Tetapi tidak cukup hanya berbicara dalam bahasa perusahaan yang sama. "Untuk membuat tim yang efektif, semua orang di tim Anda harus memahami (mereka) dan membeli," kata Dr. Gaddis. Dan itu sama mendasarnya dengan rekan kerja yang "menyetujui serangkaian perilaku yang akan membantu daripada menghambat organisasi," katanya.
Memahami dan Mengakomodasi Perbedaan Gaya
Di antara perilaku yang membantu: memahami dan mengakomodasi perbedaan gaya. Ambil, misalnya, Arthur dalam bidang akuntansi dan Chloe dalam bidang kreatif. "Jika seorang individu yang kreatif dan non-tenggat waktu bekerja dengan individu yang sangat terorganisir, sangat terstruktur, mereka perlu berbicara di muka tentang tingkat komunikasi yang dibutuhkan," kata Dr. Gaddis. Mereka juga perlu menyepakati saluran yang akan mereka gunakan untuk saling memberi informasi - seperti panggilan telepon harian, mingguan, atau bulanan, pesan teks atau pertemuan tatap muka, katanya. Dan terkadang sebagai pelatih, dan / atau bos, Anda harus mengatur - dan mungkin bahkan membimbing - diskusi awal.
Lakukan Tiga Langkah Bersyukur
Berikan - dan dorong rekan kerja untuk memberikan - umpan balik tiga langkah, kata Dr. Gaddis. Begini cara kerjanya:
- Langkah 1: Katakan "Terima Kasih!"
- Langkah 2: Biarkan anggota staf tahu apa yang mereka lakukan itu penting.
- Langkah 3: Biarkan mereka tahu apa dampak perilaku mereka terhadap organisasi.
Contoh: "Terima kasih, Rita, karena membagikan artikel hebat yang Anda temukan tentang membangun tim yang efektif. Gagasannya telah memberikan dampak besar pada bagaimana saya berkomunikasi dengan tim saya," kata Dr. Gaddis.
Pikirkan Kembali Rapat Tim
Gunakan rapat yang terfokus dan berdiri untuk mendorong komunikasi tim - alih-alih atlet duduk yang merangsang tidur. Beberapa menyebut mereka "scrums," dan bahkan ada "Scrum Alliance" yang menawarkan tip, pelatihan, dan sertifikasi sebagai cara scrum. Idenya: Berdiri, "rapat" melingkar diadakan sekali sehari selama tidak lebih dari 15 menit dan semua peserta harus berkontribusi. Hanya tiga hal yang dicakup: Apa yang telah mereka capai sejak scrum harian terakhir, apa yang mereka rencanakan untuk capai antara sekarang dan scrum harian berikutnya dan apa yang menghambat kemajuan, menurut Renee Mzyk, direktur operasi Scrum Alliance. Tapi itu pasti tidak rapat perencanaan atau diskusi teknis - keduanya dapat macet secara terperinci dan menghentikan komunikasi tim yang efektif.
Bicaralah dengan Bahasa Tubuh yang Tepat
Tidak ada yang mengatakan, "Saya tidak peduli dengan apa yang Anda bicarakan" seperti mengirim teks atau melipat tangan ketika anggota tim yang lain berlutut. Alih-alih, cobalah teknik ini, yang ditawarkan oleh Carol Kinsey Goman, Ph.D., pembicara utama, pelatih eksekutif, dan pakar media tentang dampak bahasa tubuh di tempat kerja. Dia juga seorang blogger kepemimpinan untuk Forbes dan penulis "The Silent Language of Leaders: Bagaimana Bahasa Tubuh Dapat Membantu - atau Terluka - Bagaimana Anda Memimpin":
- Hadapi orang secara langsung (hati ke hati). Bahkan seperempat putaran menandakan kurangnya minat Anda dan membuat pengeras suara dimatikan, kata Dr. Goman.
- Hapus hambatan antara Anda dan peserta lainnya. Telepon, kertas - apa pun yang menghalangi tampilan Anda. Atau bahkan lebih baik, keluar dari belakang meja Anda dan duduk di sebelah mereka.
- Pertahankan kontak mata yang positif. Kontak mata yang lebih besar hampir selalu mengarah pada keinginan dan inklusi yang lebih besar. Menggeser pandangan Anda atau memindai ruangan menunjukkan Anda tidak mendengarkan.
- Gunakan gerakan telapak tangan dan lengan terbuka saat berbicara. Sinyal diam kredibilitas dan keterusterangan ini dirasakan lebih positif daripada tangan yang disilangkan dan tangan disembunyikan atau dekat dengan tubuh, kata Dr. Goman.
- Sinkronkan bahasa tubuh Anda dengan orang yang Anda hadapi. Sangat cocok dengan posisi, posisi lengan, dan ekspresi wajah orang lain - ini menandakan Anda terhubung dan terlibat.
Hindari "Groupthink"
Apa kesamaan Pearl Harbor, invasi AS ke Korea Utara dan invasi Teluk Babi ke Kuba? "Kegagalan" historis ini, seperti yang dikatakan penulis Irving L. Janis, mungkin disebabkan oleh tidak termasuk suara-suara yang tidak setuju dari diskusi perencanaan pemerintah dalam pendekatan yang cacat yang disebutnya "Groupthink." Di sisi lain, keberhasilan kebijakan tersebut seperti Krisis Rudal Kuba dan Rencana Marshall menunjukkan nilai dari sudut pandang lain, menurut Janis. Intinya: Menghibur pertikaian tentang ide-ide atau kebijakan-kebijakan baru mungkin dapat mendorong komunikasi tim dengan menarik peserta yang enggan - dan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik - jadi doronglah.
Lewati Scowl
Hindari cemberut atau cemberut saat diskusi berlangsung karena reaksi-reaksi ini juga tidak mendorong komunikasi tim. Untuk satu hal, ketika Anda mengerutkan kening, "peserta mungkin akan berpikir Anda tidak suka apa yang baru saja Anda dengar - dan akan menyimpan pendapat mereka sendiri," kata Dr. Goman. "Faktanya, setiap kali Anda menunjukkan kemarahan, kemarahan, atau kekesalan nonverbal, orang-orang lebih cenderung menahan gagasan mereka, membatasi komentar mereka, dan mencari cara untuk mempersingkat interaksi mereka dengan Anda." Sebaliknya, fokuslah pada apakah ada kebenaran dalam pernyataan itu. Anda selalu dapat dengan bijak membahas cara disajikannya nanti satu per satu jika perlu.
