Salah satu tujuan utama yang terkait dengan manajemen keuangan bisnis Anda adalah untuk memastikan bahwa pelanggan dan klien menerima faktur tepat waktu untuk produk dan layanan yang mereka beli. Bergantung pada metode akuntansi Anda, Anda dapat menggunakan pesanan pembelian, kwitansi dan faktur penjualan untuk meminta, menerima, dan mencatat pembayaran untuk produk dan layanan.
Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian diselesaikan oleh pembeli dan dikirim ke penjual untuk meminta pembelian produk atau layanan. Pembeli menggunakan pesanan pembelian untuk menentukan jumlah item, jenis layanan dan harga yang terkait dengan pembelian. Pesanan pembelian adalah kontrak yang mewajibkan pembeli untuk memberikan kompensasi kepada penjual untuk produk dan layanan yang tercantum pada dokumen setelah penjual menyediakannya. Pembeli memulai transaksi dengan mengeluarkan pesanan pembelian.
Penerimaan Penjualan
Tanda terima penjualan adalah dokumen yang menunjukkan bukti pembayaran begitu pembeli membeli barang dan jasa dari penjual dan memberikan kompensasi kepadanya untuk pembelian tersebut. Tidak seperti pesanan pembelian, kwitansi penjualan tidak dikeluarkan untuk pembelian yang dimaksudkan di masa mendatang tetapi hanya dikeluarkan ketika pembeli memberikan pembayaran untuk barang dan jasa. Tanda terima penjualan selalu dikeluarkan dari penjual kepada pembeli pada saat pembayaran.
Faktur
Faktur adalah tagihan yang merinci barang dan jasa yang telah atau akan dibeli oleh pembeli. Faktur mirip dengan pesanan pembelian, tetapi diprakarsai oleh penjual dan dikeluarkan untuk pembeli. Faktur pelanggan menjelaskan harga, jumlah, dan detail yang terkait dengan transaksi. Ketika pembeli menerima faktur, ia membuat perjanjian kontrak untuk membayar produk dan layanan yang ia beli dari penjual.
Koreksi
Karena kesalahan manusia, masalah dengan pesanan pembelian, penerimaan penjualan dan faktur dapat terjadi. Dengan setiap bentuk dokumentasi, dimungkinkan untuk memperbaiki, bernegosiasi, dan mengubah rinciannya. Jika ada kesalahan, penjual dapat menghubungi pembeli, atau sebaliknya, untuk membahas perbedaan dan mengeluarkan dokumen yang direvisi. Pesanan pembelian, kwitansi penjualan, dan faktur semuanya diperlakukan sama ketika melakukan koreksi.
