Selama hari kerja, karyawan mengikuti beberapa proses untuk mencapai tujuan mereka. Sasaran-sasaran ini bervariasi berdasarkan posisi dan termasuk tugas-tugas seperti merekam entri jurnal, menanggapi pertanyaan pelanggan atau memecahkan masalah komputer. Setiap departemen bekerja menuju tujuan yang berbeda dan menggunakan proses yang berbeda untuk mencapai tujuan tersebut. Beberapa perusahaan tidak memiliki waktu untuk merinci dengan cermat proses bisnis yang mereka gunakan. Namun, menuliskan proses bisnis menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan. Ketika sebuah perusahaan mendokumentasikan proses bisnisnya, itu menciptakan langkah-langkah rinci yang dapat memandu karyawan saat ini dan melatih karyawan baru.
Tuliskan tujuan dari proses bisnis. Pernyataan ini mencantumkan alasan dan pentingnya mengikuti proses yang dijelaskan. Ketika mengembangkan tujuan Anda, pikirkan mengapa karyawan perlu mengikuti proses dan tanyakan kepada manajemen apa hasil dari mengikuti proses itu seharusnya; tujuan Anda harus menyampaikan pemahaman ini.
Identifikasi setiap langkah yang terjadi sepanjang proses dan tulis setiap langkah sebagai satu kalimat.
Tinjau setiap langkah untuk menentukan apakah itu menambah penyelesaian proses atau menggunakan sumber daya tanpa menambah nilai. Hilangkan langkah-langkah yang tidak berkontribusi pada tujuan.
Identifikasi dan buat daftar tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah. Sertakan informasi tentang sumber daya apa pun yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah dan cara memperoleh sumber daya tersebut. Tuliskan setiap detail dalam urutan yang harus dilakukan.
Gambarlah diagram alur. Beberapa karyawan belajar lebih banyak dengan melihat diagram visual proses daripada membaca langkah-langkah. Sertakan setiap langkah dan detail yang ditulis dalam proses dalam bagan alur.
Tinjau keseluruhan proses untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang terlewat. Setelah membuat proses bisnis pendahuluan, bacalah dokumen dari awal. Praktekkan setiap langkah baik secara visual maupun fisik untuk memastikan bahwa setiap langkah yang diperlukan dimasukkan. Setelah menyimpulkan bahwa proses bisnis selesai, cetak salinan akhir dokumen.
Kiat
-
Asumsikan bahwa karyawan yang membaca proses bisnis tidak memiliki pengetahuan sebelumnya tentang perusahaan atau sumber dayanya dan termasuk langkah-langkah yang tampak jelas bagi pekerja berpengalaman karena langkah-langkah ini mungkin tidak jelas bagi pekerja yang tidak berpengalaman.
Buat dokumen proses bisnis menggunakan perangkat lunak pengolah kata. Ini memungkinkan Anda untuk membuat perubahan mudah saat proses bisnis berkembang.
