Mendokumentasikan kontrol dan proses internal dapat menjadi tantangan. Proses yang rumit disajikan dalam gaya yang mudah dipahami dan itu bukan tugas yang mudah. Anda harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Langkah-langkah untuk membuat dokumentasi yang baik melibatkan wawancara dengan karyawan, observasi, evaluasi, dan organisasi. Aspek penting dalam membuat dokumentasi adalah memungkinkan modifikasi di kemudian hari. Proses berubah dan, sebagai akibatnya, dokumen juga harus berubah.
Wawancara karyawan. Itu langkah pertama dalam proses ini. Jangan membuat asumsi dan mengajukan pertanyaan untuk mengecek pemahaman Anda. Mintalah karyawan untuk menunjukkan kepada Anda apa yang mereka bicarakan. Jika seseorang perlu menyetujui makalah, minta untuk melihat makalah itu. Beberapa orang suka menggunakan tape-recorder dan kemudian mereka menuliskan informasi. Ini bisa menjadi ide bagus jika seseorang berbicara dan menunjukkan proses pada saat yang sama dengan banyak detail. "Tunjukkan dan katakan" adalah jalan yang harus ditempuh.
Amati lingkungan Anda. Jika prosesnya adalah melampirkan faktur untuk memeriksa permintaan, misalnya, perhatikan apakah ini benar-benar dilakukan. Banyak kali orang mengatakan kepada Anda cara yang tepat untuk melakukan proses tertentu, tetapi itu tidak berarti bahwa itu adalah cara yang sedang dilakukan. Karena Anda mendokumentasikan kenyataan, mengamati prosesnya dapat bermanfaat untuk menambahkan informasi yang baik yang tidak jelas selama wawancara. Lihatlah isi lemari, dan perhatikan kertas apa yang dimiliki orang di meja mereka.
Mengevaluasi efektivitas suatu proses sambil mendokumentasikannya. Jika Anda melihat proses tidak berfungsi atau dilakukan dua kali, buat notasi. Ini adalah cara terbaik bagi Anda untuk menambahkan nilai pada proses dokumentasi pekerjaan Anda. Ketika Anda mengevaluasi suatu proses, Anda melihatnya secara objektif dan Anda dapat membuat saran untuk perbaikan. Pastikan mengikuti protokol saat membuat rekomendasi. Ingat: jika proses berubah karena rekomendasi Anda, Anda perlu mendokumentasikan proses yang ditingkatkan - tidak hanya yang lama.
Dokumentasi file dalam binder dan online dalam folder. Memiliki templat untuk membuat standar dokumentasi membantu membuatnya mudah dibaca. Setiap map atau folder harus memiliki indeks dengan informasi pada suatu area. Misalnya, Anda dapat memiliki pengikat tentang Utang Akun di mana Anda dapat mengajukan narasi dan diagram alur yang mendokumentasikan proses tersebut. Anda mungkin memiliki pengikat lain tentang Penggajian dan satu lagi tentang Piutang Usaha. Memisahkan dokumentasi tentang proses dapat membantu pengguna dalam menemukan informasi. Memiliki organisasi yang sama pada semua pengikat mengenai urutan dokumentasi, daftar isi di depan, dll. Ini sangat penting ketika perubahan perlu dilakukan dan item tertentu perlu ditemukan dengan cepat.
Kiat
-
Gunakan Word atau program lain untuk membuat dokumentasi Anda.
Pertimbangkan perangkat lunak dokumentasi khusus untuk industri Anda yang dapat menghemat waktu Anda dalam menulis dan mengatur. Pertimbangkan untuk melakukan narasi dan diagram alur untuk meningkatkan kejelasan. Hindari menggunakan jargon atau inisial
Pertimbangan lain termasuk: Menulis kalimat pendek dan menghindari suara pasif; jangan membumbui atau menyiratkan penilaian. Misalnya, jangan menulis tentang resepsionis yang baik. Tulis tentang resepsionis. Jangan menggunakan nama asli orang-selalu menggunakan nama posisi dan tetap konsisten di seluruh dokumentasi; minta manajer atau penyelia membaca dokumentasi Anda untuk memastikan itu benar; dan memperhatikan informasi rahasia dalam dokumentasi. Jangan tampilkan contoh tanda tangan cek atau tampilkan informasi penggajian rahasia di dalamnya.
Peringatan
Waspadai pengguna dokumentasi Anda. Mereka dapat mencakup tidak hanya orang internal, tetapi juga auditor dan pemangku kepentingan lainnya. Ini sangat terlihat. Jadi, pastikan bahwa pekerjaan Anda tidak memiliki kesalahan tata bahasa atau ejaan yang memalukan.
