Dalam bentuknya yang paling sederhana, kontrol internal adalah jumlah dari segala yang dilakukan bisnis Anda untuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko itu, menurut AS.Administrasi Bisnis Kecil, sering mengkonsumsi sekitar 5 persen dari pendapatan tahunan bisnis. Meskipun bisnis dari semua ukuran menghadapi risiko penipuan, pencurian, dan penyalahgunaan aset bisnis, usaha kecil dengan prosedur dokumentasi yang tidak memadai seringkali lebih rentan. Prosedur dokumentasi berkontribusi, dan merupakan bagian dari, kontrol internal yang kuat.
Meningkatkan Akuntabilitas
Meskipun prosedur dokumentasi yang dikembangkan dengan baik memperkuat kontrol internal preventif dan detektif, prosedur dokumentasi yang tidak memadai adalah alasan utama mengapa beberapa bisnis tidak mengetahui bahwa pencurian atau penipuan terjadi hingga terlambat, "Journal of Accountingancy" mencatat. Prosedur dokumentasi formal memberikan panduan untuk menerapkan kontrol, dan mereka meningkatkan akuntabilitas, karena karyawan Anda harus membuktikan dan memverifikasi, bukan sekadar menyatakan, bahwa mereka mengikuti atau melakukan kontrol internal.
Nilai Pembuktian
Prosedur dokumentasi membuat bukti yang dapat dilacak, termasuk siapa yang terlibat dalam suatu tugas atau transaksi keuangan dan kapan serta bagaimana dia terlibat. Anda dapat membuat prosedur seperti cap waktu dan tanggal yang berfungsi di belakang layar serta menetapkan aturan dokumentasi untuk diikuti karyawan. Keduanya sama pentingnya untuk merekonstruksi tindakan ketika melacak transaksi dan membuat jejak audit. Misalnya, slip voucher yang ditandatangani, salinan cek pengisian kas kecil, ID masuk karyawan, dan stempel waktu dan tanggal komputer semuanya memberikan bukti jejak audit.
Manajemen Informasi yang Lebih Aman
Lampiran aktual atau pindaian, catatan kaki dalam laporan keuangan dan log perubahan transaksi komputer adalah contoh prosedur dokumentasi yang berkontribusi dan memperkuat kontrol manajemen informasi. Semua berguna untuk mendokumentasikan alasan untuk memperbaiki atau menyesuaikan kertas atau catatan bisnis elektronik, yang pada akhirnya membantu Anda mencegah dan mendeteksi penipuan dan pencurian karyawan. Cap tanggal dan waktu yang sesuai serta bukti persetujuan sebelumnya, seperti inisial manajer departemen, semakin memperkuat kontrol manajemen informasi.
Kontrol Kualitas yang lebih baik
Selain mencegah penipuan internal dan eksternal, prosedur dokumentasi gudang dan manajemen persediaan dapat mendukung kontrol kualitas. Ini termasuk mengharuskan karyawan gudang untuk menghitung, memeriksa dan mendokumentasikan barang dagangan yang masuk dan keluar yang rusak. Prosedur penipuan dan pencegahan pencurian yang berkontribusi terhadap pengendalian internal yang baik meliputi aturan dokumentasi yang mewajibkan karyawan untuk mengisi, menandatangani, dan menyerahkan lembar pilihan untuk setiap pesanan pelanggan yang keluar dan prosedur penandaan yang mencatat dan mengidentifikasi item inventaris, termasuk deskripsi, nomor bagian, unit dari mengukur dan jumlah.
