Laporan yang ditulis oleh ketua perusahaan atau kepala organisasi nirlaba adalah pandangan optimis pada kegiatan dan inisiatif organisasi. Biasanya, seorang ketua akan menulis laporan tidak lebih dari 1.000 kata yang ditujukan kepada klien, pemegang saham, anggota, atau orang lain dengan minat pada organisasi. Surat ini termasuk dalam laporan tahunan.
Tinjau kegiatan tahun lalu untuk dimasukkan dalam laporan. Gagasan untuk dipertimbangkan untuk dimasukkan termasuk contoh keberhasilan dan pencapaian, pengakuan donor, perubahan staf kunci atau pengumuman rencana untuk inisiatif di masa depan. Atur informasi Anda secara berkelompok, lalu putuskan cara mempresentasikan informasi tersebut sehingga mengalir secara alami di antara berbagai topik.
Tulis draf pertama. Bergantung pada gaya Anda, Anda dapat memulai laporan Anda dengan obrolan ringan atau langsung memasuki bisnis organisasi. Mulailah dengan pembaruan tentang inisiatif terbaru. Berikan detail yang cukup agar semua orang mengerti apa yang terjadi, menggunakan kata-kata pendek agar tidak tersesat dalam kalimat yang rumit. Saat Anda beralih ke topik lain, luangkan waktu untuk membahas setiap poin yang ingin Anda bahas secara ringkas. Jadilah informatif tanpa terlalu detail.
Edit laporan Anda. Pastikan Anda telah memasukkan semua topik yang Anda kumpulkan dalam tahap perencanaan. Selanjutnya, periksa apakah paragraf Anda mengalir secara logis ke kesimpulan. Mulai paragraf baru saat Anda mengubah topik. Periksa kesalahan tata bahasa. Bergantung pada sifat bisnis Anda, Anda tidak boleh mengabaikan untuk berterima kasih kepada para pemimpin yang berpartisipasi. Periksa semuanya. Bagaimana dengan nada laporan Anda? Apakah ringan dan optimis? Anda ingin memproyeksikan optimisme dan kekuatan.
Minta satu atau dua kolega tepercaya untuk meninjau kesalahan Anda dan memberikan masukan. Tulis draf terakhir, dengan memasukkan perubahan yang disarankan.
Kiat
-
Beri diri Anda cukup waktu untuk menyelesaikan surat Anda.
Peringatan
Luangkan waktu dengan proses pengeditan. Di sinilah Anda dapat membuat perubahan besar yang berdampak pada kualitas laporan Anda.