Surat adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa karyawan atau pelanggan diberitahu tentang perubahan kebijakan. Orang-orang cenderung mengabaikan tanda dan email karena mereka dibombardir dengan begitu banyak iklan dan pesan email setiap hari. Surat, di sisi lain, lebih sulit untuk diabaikan karena terkait dengan formalitas dan pesan-pesan penting. Surat pemberitahuan mudah untuk ditulis dan sangat efektif.
Masukkan kop surat perusahaan ke dalam printer Anda. Sebagian besar perusahaan memiliki kebijakan bahwa komunikasi resmi harus ada di kop surat karena membantu menyampaikan gagasan tentang konsistensi dan wewenang.
Buka surat dengan mengetikkan tanggal. Jika surat itu ditujukan ke seorang individu, ketikkan nama dan alamat penerima. Jika surat itu akan menjadi bagian dari pengiriman massal pemberitahuan serupa, jangan mengetikkan namanya, atau gunakan fitur gabungan surat pada program pengolah kata Anda untuk memasukkan namanya.
Mulailah surat itu dengan mengetikkan "Tn. Bapak / Ibu yang terhormat (Nama)" diikuti dengan tanda titik dua, atau untuk surat yang lebih umum "Pelanggan yang Terhormat" atau basa-basi yang serupa.
Mulailah surat itu dengan menjelaskan secara singkat situasinya. Jika Anda menulis untuk menyampaikan berita buruk, seperti pemberitahuan tentang buku yang sudah lewat waktu atau tagihan yang sudah lewat, jelaskan untuk apa tagihan itu dan seberapa terlambat. Jika Anda menulis untuk memberi tahu pelanggan tentang perubahan kebijakan, jelaskan masalah yang menyebabkan perlunya perubahan kebijakan.
Jelaskan pemberitahuan dengan jelas dan ringkas sehingga penerima tidak akan ketinggalan pesan. Berikan tanggal yang relevan untuk kapan kebijakan tersebut berlaku.
Berikan informasi tindakan seperti tenggat waktu atau prosedur yang harus diikuti oleh penerima surat. Berikan informasi kontak Anda jika mereka memiliki pertanyaan.
Tutup surat itu dengan mengucapkan terima kasih kepada karyawan atau pelanggan atas perhatiannya, dan ketikkan nama Anda. Masuk ruang di atas nama Anda.
Kiat
-
Jaga agar surat itu singkat dan jelas. Jika Anda meminta maaf terlalu banyak pelanggan atau karyawan mungkin menafsirkan ini sebagai indikasi bahwa mereka dapat berdebat dengan pemberitahuan atau perubahan kebijakan.
