Teleconferencing memungkinkan Anda mengadakan rapat, walaupun satu atau beberapa peserta Anda terlalu jauh untuk mengadakan pertemuan langsung tanpa banyak ketidaknyamanan. Beberapa opsi telekonferensi mencakup cara untuk berbagi video melalui Internet atau berbagi desktop Anda dengan semua peserta. Anda dapat melakukan telekonferensi dengan VOIP (voice over IP) atau pada saluran telepon standar. Anda akan dapat berkomunikasi dengan semua anggota dengan ekspresi penuh, sehingga Anda dapat menyampaikan kata-kata dan makna Anda secara akurat.
Buat akun dengan penyedia layanan telekonferensi. Perusahaan telepon seperti AT&T memiliki layanan telekonferensi tetapi ada juga sejumlah besar perusahaan baru di Internet yang menyediakan layanan tersebut, seperti GoToMeeting dan Webex (lihat Sumberdaya). Sebagian besar perusahaan ini sepenuhnya mengintegrasikan berbagi suara dan web atau menawarkan konferensi suara standar sebagai tambahan pada layanan video atau desktop-sharing. Beberapa perusahaan bahkan menyediakan telekonferensi secara gratis, seperti FreeConference.com (lihat Sumberdaya).
Siapkan konferensi. Biasanya yang harus Anda lakukan setelah memiliki akun adalah pergi ke situs web dan masuk dengan ID pengguna dan kata sandi Anda. Setelah login, Anda hanya perlu memilih tanggal, waktu, dan lama panggilan Anda. Penyedia layanan akan memberi Anda daftar pilihan untuk semua informasi dan biasanya akan memiliki fitur tambahan untuk dipilih, seperti berbagi desktop atau konferensi video.
Biarkan peserta konferensi Anda tahu. Layanan ini biasanya akan memberi Anda semua informasi yang perlu Anda bagikan, seperti nomor telepon untuk dihubungi, PIN dan instruksi umum lainnya. Bahkan mungkin ada pengingat email internal untuk membuat semua orang yang menghadiri konferensi tahu bagaimana terhubung.
Lakukan panggilan. Semua penelepon akan memanggil nomor yang sama jika Anda melakukan suara melalui saluran telepon biasa. Jika Anda menggunakan Internet, Anda akan diberi alamat web untuk masuk untuk membagikan desktop atau video atau suara Anda melalui Internet, jika ini yang dilakukan oleh layanan Anda. Saat memasukkan nomor telepon akan ada nomor konferensi dan / atau PIN yang harus diketik setiap orang, untuk mengarahkan mereka ke konferensi Anda. Konferensi video membutuhkan beberapa jenis kamera yang terhubung ke komputer Anda. Hampir semua webcam akan berfungsi.
