Akuntansi manual melibatkan penggunaan buku besar kertas dan jurnal untuk mencatat transaksi keuangan. Alat-alat ini berasal dari zaman dulu. Akuntan - sering memakai visor hijau dan ban lengan hitam - akan menggunakan akuntansi manual untuk membantu menjaga skor keuangan untuk perusahaan mereka. Bisnis saat ini masih dapat menggunakan akuntansi manual untuk beberapa proses. Namun, kerugiannya dapat melemahkan aktivitas akuntansi manual.
Membuang-buang waktu
Proses akuntansi yang menggunakan jurnal kertas dan buku besar atau alat serupa membutuhkan banyak waktu untuk menyelesaikan tugas. Akuntan perlu mencari akun dan jurnal di sistem sebelum merekam entri. Memeriksa saldo akun dan meninjau informasi juga sulit. Akuntan juga mungkin perlu menelusuri beberapa dokumen untuk mencari informasi yang diminta oleh eksekutif. Menyalin informasi ini juga bisa sulit.
Tunduk pada Kesalahan
Kesalahan bisa sangat sering terjadi dalam proses akuntansi manual. Kesalahan umum adalah memasukkan informasi ke dalam akun yang salah, mentransposisi angka atau merekam informasi mundur. Sementara kesalahan ini juga dalam sistem akuntansi modern, sistem manual tidak memiliki pemeriksaan dan keseimbangan internal. Akuntan yang meneliti kesalahan akan sering menghabiskan beberapa jam untuk mencari dan memperbaiki entri. Banyak akuntan yang bekerja di beberapa buku besar akuntansi manual dapat memperburuk masalah ini.
Kurangnya Keamanan
Kurangnya keamanan adalah kelemahan umum lainnya untuk akuntansi manual. Perusahaan mungkin tidak dapat mencegah karyawan meninjau data sensitif dalam buku besar dan jurnal kertas. File yang disalin dan disimpan di komputer juga mungkin kurang aman. Ini memungkinkan karyawan untuk menyalahgunakan informasi keuangan melalui penipuan atau penggelapan. Karyawan yang tidak puas juga dapat merusak informasi dan menghancurkan catatan keuangan penting.
Beberapa Salinan Tersedia
Organisasi besar sering menemukan kesulitan dalam akuntansi manual karena kurangnya banyak buku besar dan jurnal. Sebagian besar bisnis akan memiliki satu jurnal untuk hutang dagang, piutang dagang, penggajian, aset tetap dan sebagainya. Ini berarti hanya satu akuntan yang dapat mengerjakan jurnal pada waktu tertentu. Memisahkan buku besar ini menjadi subledger dapat mengakibatkan keamanan yang kurang dan potensi untuk menggandakan informasi dalam sistem akuntansi.
