Beralih dari akuntansi manual ke komputerisasi adalah proses langkah demi langkah yang dapat dicapai dengan mudah dan efisien. Jika ini adalah akhir tahun fiskal, Anda dapat mulai dengan awal tahun fiskal baru. Tidak perlu memasukkan data dari periode sebelumnya, kecuali untuk laporan keuangan akhir tahun. Jika ini bukan akhir tahun, Anda harus memutuskan apakah Anda ingin menunggu sampai akhir tahun atau memasukkan ke dalam sistem semua data terperinci hingga saat itu di tahun itu.
Meneliti dan memutuskan peralatan komputer yang akan Anda butuhkan untuk sistem akuntansi terkomputerisasi Anda. Sebagian besar PC saat ini memiliki kapasitas untuk paket akuntansi yang tidak tersedia untuk bisnis kecil. Pastikan komputer Anda memiliki hard drive dengan ruang penyimpanan beberapa gigabita. Seiring berjalannya waktu, catatan komputer Anda akan bertambah dan Anda ingin komputer bertahan beberapa tahun. Anda juga akan menginginkan program pengolah kata dan spreadsheet, serta kemampuan Internet dan email.
Siapkan peralatan komputer Anda dan buat koneksi Internet Anda. Langkah ini penting karena semua paket perangkat lunak akuntansi akan memiliki bantuan online yang tersedia jika Anda mengalami masalah. Juga sebagai bagian dari pengaturan komputer Anda, buat sarana untuk membuat cadangan file Anda. Anda harus membuat cadangan data Anda setiap hari atau bahkan lebih sering ketika Anda mengerjakan sesuatu yang kritis. File dapat dengan mudah dicadangkan di drive portabel. Penting untuk disadari bahwa sistem akuntansi adalah basis data dari mana informasi diambil ketika dibutuhkan.
Teliti dan putuskan paket perangkat lunak akuntansi mana yang terbaik untuk bisnis Anda. Sebagian besar perusahaan kecil baik-baik saja dengan paket perangkat lunak out-of-the-box, seperti QuickBooks atau Peachtree.
Atur paket perangkat lunak dengan mengikuti menu bawaan. Buat bagan akun untuk buku besar Anda. Siapkan rekening bank Anda dan tambahkan informasi yang diperlukan tentang vendor Anda dan pelanggan Anda.
Masukkan data transaksi terperinci yang diperlukan untuk memperbarui buku yang terkomputerisasi. Anda harus memasukkan laporan keuangan akhir tahun dari tahun sebelumnya sebagai saldo awal untuk tahun berjalan. Kemudian masukkan data transaksi terperinci untuk setiap bulan tahun berjalan hingga Anda terkini. Jika ini adalah akhir tahun, cukup atur saldo awal untuk tahun baru dan teruskan, memasukkan data akuntansi saat transaksi dan peristiwa terjadi. Anda sekarang beroperasi pada sistem akuntansi terkomputerisasi.
Putuskan apakah Anda ingin laporan keuangan tahun sebelumnya dimasukkan ke dalam sistem. Untuk memberikan riwayat dalam catatan yang terkomputerisasi, Anda dapat menambahkan laporan keuangan dari tahun-tahun sebelumnya. Anda dapat melakukan ini setiap bulan, triwulanan, atau tahunan selama beberapa tahun. Tidak perlu menambahkan data transaksi terperinci ke dalam sejarah tetapi harus ada jejak untuk kembali ke catatan manual.
