Banyak perusahaan memulai bisnis mereka menggunakan sistem akuntansi manual. Bagi sebagian besar pengusaha, rute ini memungkinkan bisnis untuk mulai beroperasi tanpa memerlukan investasi besar untuk sistem akuntansi terkomputerisasi. Biaya pemasangan sistem akuntansi terkomputerisasi termasuk pembelian sistem, tenaga kerja untuk menginstal sistem dan biaya pelatihan untuk mempelajari sistem. Sistem manual melibatkan penulisan setiap transaksi dalam buku catatan akuntansi dan menghitung semua angka secara manual. Sering kali, sebuah bisnis mengakui kebutuhan untuk mengkonversi dari sistem manual ke sistem akuntansi terkomputerisasi.
Instal Sistem Baru
Langkah pertama untuk mengkonversi dari sistem akuntansi manual ke sistem akuntansi terkomputerisasi melibatkan pemasangan sistem akuntansi ke komputer perusahaan. Pemilik bisnis meninjau paket perangkat lunak yang berbeda untuk menentukan yang memenuhi kebutuhan bisnisnya dan membeli perangkat lunak itu. Pemilik mengunduh perangkat lunak ke komputer tempat pekerjaan akuntansi akan terjadi.
Finalisasi Data dalam Sistem Manual
Langkah kedua untuk mengkonversi mengharuskan pemilik bisnis untuk menyelesaikan data. Setelah sistem komputerisasi dimuat ke komputer, pemilik perlu menyelesaikan semua data yang terkandung dalam sistem manual. Pemilik memastikan bahwa semua transaksi muncul dalam catatan akuntansi dan semua perhitungan tampak benar. Dia dapat memilih untuk menyewa perusahaan akuntansi untuk mengaudit catatan keuangan manual.
Transfer Saldo ke Sistem Baru
Dengan nomor akun akhir yang dicatat dalam sistem manual, pemilik dapat mentransfer saldo akhir ke sistem yang terkomputerisasi. Pemilik mengatur setiap akun dalam sistem komputer dengan memasukkan nama akun, jenis akun dan saldo awal. Setelah memasukkan setiap saldo, pemilik perlu membandingkan saldo dengan saldo sistem manual untuk memverifikasi bahwa semua data dimasukkan dalam sistem secara akurat.
Jalankan Sistem Paralel
Langkah keempat mengharuskan pemilik untuk menggunakan sistem manual dan sistem komputerisasi untuk jangka waktu sementara. Ini memungkinkan pemilik untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi seperti yang diharapkan.
Hentikan Sistem Manual
Pada akhir periode uji coba, pemilik tidak melanjutkan sistem manual. Pemilik perlu fokus menggunakan sistem akuntansi terkomputerisasi. Semua catatan dari sistem manual dapat dikemas dan disimpan.
