Bisnis harus menyimpan catatan pembelian, pengeluaran, uang yang terhutang, dan faktor akuntansi lainnya secara akurat. Secara tradisional, bisnis melacak catatan akuntansi secara manual, yang bisa memakan waktu dan mahal untuk diselesaikan. Ketika bisnis semakin beralih ke sistem akuntansi terkomputerisasi, Anda mungkin mulai bertanya-tanya apakah ini adalah keputusan keuangan yang tepat untuk perusahaan Anda. Pelajari pro dan kontra dari akuntansi terkomputerisasi untuk menentukan apakah itu dapat membantu bisnis Anda tumbuh.
Ketepatan
Akuntansi terkomputerisasi mengurangi margin kesalahan manusia, menciptakan lebih sedikit kesalahan dan akurasi yang lebih besar dalam melacak keuangan bisnis Anda. Karena komputer melakukan fungsi akuntansi dasar, ada sedikit peluang bahwa kesalahan manusia yang sederhana akan mengakibatkan masalah akuntansi yang serius. Akurasi adalah salah satu pro utama untuk akuntansi terkomputerisasi, karena perusahaan harus mengandalkan perhitungan yang benar untuk membuat keputusan bisnis yang tepat.
Mengakses
Peningkatan akses adalah pro lain yang berkaitan dengan akuntansi terkomputerisasi.Memiliki catatan yang akurat dan dapat dilacak meningkatkan kredibilitas dengan investor luar dan mitra bisnis; perusahaan dapat secara aman dan efisien berbagi catatan yang dipilih dengan pihak-pihak yang relevan dengan membagikan tautan, kode sandi, atau file elektronik. Data dari berbagai departemen perusahaan dapat dengan mudah dibagikan untuk transparansi dan akses informasi yang lebih besar selama pengambilan keputusan. Lebih dari satu orang dapat melihat dan memanipulasi catatan akuntansi terkomputerisasi tanpa risiko terlibat dengan membuat banyak salinan dokumen keuangan yang sensitif.
Akuntabilitas
Pro lain untuk akuntansi terkomputerisasi adalah peningkatan akuntabilitas. Ketika file akuntansi disimpan dan dicadangkan secara elektronik ke hard drive eksternal atau sistem komputer di luar lokasi, ada risiko yang lebih kecil bahwa catatan akan dihancurkan atau hilang dalam kebakaran, kerusakan akibat banjir, atau pembersihan gila-gilaan. Catatan bisnis yang terawat dengan baik dan akurat dapat menghemat waktu dan uang Anda selama audit, karena informasi harus tersedia.
Batas
Namun, akuntansi yang terkomputerisasi memiliki batasnya. Satu hal yang berkaitan dengan akuntansi terkomputerisasi adalah bahwa sementara program perangkat lunak mungkin dilengkapi untuk menjalankan evaluasi canggih catatan keuangan, Anda masih membutuhkan manusia yang paham bisnis yang memahami perangkat lunak dan kemampuannya cukup untuk mengotorisasi laporan. Akurasi tetap menjadi masalah ketika manusia masih harus memasukkan data ke bidang yang diperlukan. Tanda koma atau titik desimal salah dapat menyebabkan kesalahan akuntansi yang serius meskipun mekanisme perangkat lunak dirancang untuk menangkap kesalahan.
Uang
Tipuan lain yang terkait dengan akuntansi terkomputerisasi adalah mahalnya membeli komputer yang cukup dan perangkat lunak akuntansi. Uang yang dihemat dari membayar karyawan berjam-jam untuk secara manual mencatat informasi akuntansi dapat dengan mudah hilang dibandingkan dengan tingginya biaya akuntan terlatih yang akrab dengan perangkat lunak. Perusahaan perangkat lunak secara teratur mengeluarkan sistem akuntansi baru yang diperbarui yang bisa mahal tetapi dianggap perlu karena kerentanan terhadap cacat sistem atau aksesibilitas hacker di versi yang lebih lama.
