Selama bulan bisnis perusahaan, akuntan membuat beberapa entri ke dalam sistem akuntansi. Beberapa entri ini muncul sebagai entri buku besar yang disebut "entri jurnal," dibuat langsung ke buku besar umum. Beberapa entri ini, ketika dimasukkan dalam satu bulan, harus dibalik pada bulan berikutnya untuk menghapus akun. Salah satu bidang yang berlaku adalah akrual bulanan.
Membalikkan Entri
Entri yang membutuhkan pembalikan mencakup jumlah yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi untuk mengalokasikan biaya yang mencakup dua periode akuntansi. Misalnya, jika faktur untuk pembayaran pinjaman hanya bunga jatuh tempo pada tanggal 15 setiap bulan, hanya setengah dari entri berlaku untuk bulan berjalan, sedangkan separuh lainnya dari entri berlaku untuk bulan berikutnya. Untuk mengakomodasi transaksi ini, akuntan akan mengeluarkan setengah dari jumlah pada bulan berjalan dan membuat entri penyesuaian untuk bagian kedua dari jumlah tersebut. Pada awal bulan berikutnya, akuntan perlu membalik entri penyesuaian untuk menghapus akun. Keuntungan menggunakan entri terbalik adalah memungkinkan akuntan untuk mencerminkan pengeluaran pada periode terjadinya.
Akrual
Akuntan membuat entri untuk item pengeluaran yang tidak diterima. Misalnya, jika Anda menagih klien sebesar $ 500, tetapi perlu membayar vendor $ 100 untuk menyelesaikan pekerjaan untuk faktur itu dan tidak menerima faktur vendor, Anda harus memperolehnya. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa untuk pendapatan yang dihasilkan, pengeluaran juga dicatat. Untuk bulan Anda menagih klien $ 500, Anda akan dikenakan biaya $ 100 untuk vendor, yang membutuhkan entri balik di bulan berikutnya. Namun, ketika Anda menambah dan membalik entri, Anda tidak bisa lupa membuat entri terbalik atau akun pengeluaran Anda akan dilebih-lebihkan. Kelemahan menggunakan entri terbalik adalah kemungkinan Anda lupa membuatnya.
Pekerjaan Ganda
Membuat entri yang terbalik memerlukan sistem untuk melacak mereka untuk memastikan mereka berhasil menyelesaikannya. Tanpa melacak entri terbalik pada spreadsheet, Anda tidak akan tahu apa yang harus dibalik di periode berikutnya. Sistem akuntansi yang mengharuskan Anda untuk memasukkan entri pembalik secara manual mengharuskan akuntan untuk melakukan pekerjaan ganda. Untuk setiap entri yang dibuat yang memerlukan pembalikan pada periode berikutnya, akuntan harus membuat dua entri, satu di setiap periode. Ini bisa menjadi tugas yang rumit dan membutuhkan pelacakan kesalahan, karena jumlah yang dimasukkan dalam satu periode dan dibalik pada periode berikutnya harus sama dengan nol.
Akun Overstated atau understated
Kelemahan lain untuk menggunakan entri terbalik adalah kesalahan dapat melebih-lebihkan atau mengecilkan akun. Sementara akrual memungkinkan akuntan untuk melacak dengan benar yang terjadi tetapi tidak menerima pendapatan atau pengeluaran, lupa untuk membalikkan entri dapat berakhir dalam jumlah yang berlebihan atau dikecilkan dalam akun, karena entri balik akan tidak ada.
Lebih Banyak Entri, Lebih Banyak Kesalahan
Menggunakan entri terbalik menggandakan pekerjaan akuntan, dan kemungkinan kesalahan meningkat ketika pekerjaan manual meningkat. Suatu sistem yang menyediakan untuk pembalikan otomatis dari entri yang masih harus dibayar mungkin yang paling efisien, karena entri asli harus dibuat hanya sekali. Meskipun akuntan masih akan meninjau entri yang membalik, dia tidak harus melipatgandakan pekerjaannya.
