Setiap orang yang bertanggung jawab dalam menjalankan organisasi harus memiliki keterampilan administrasi yang kuat, yang mencakup keterampilan organisasi dan teknis. Banyak organisasi mempekerjakan asisten administrasi untuk memastikan pekerjaan diselesaikan secara terorganisir dan efisien. Asisten ini membantu organisasi mereka dengan pekerjaan teknis dasar, seperti menyiapkan presentasi PowerPoint dan mengarsipkan data ke dalam basis data komputer. Pekerjaan asisten administrasi telah ditingkatkan oleh teknologi komputer canggih dan sistem pesan suara yang efektif. Kemampuan organisasi seperti manajemen waktu dan keterampilan komunikasi juga merupakan keterampilan administrasi yang penting.
Keahlian komputer
Di tempat kerja modern, keterampilan administratif memerlukan keterampilan komputer. Administrator yang efektif telah menguasai perangkat lunak bisnis dasar, termasuk PowerPoint, Excel, Outlook, dan Word. Menurut Karen Porter, seorang pelatih karir untuk para profesional, asisten administrasi harus memiliki kemampuan mengetik cepat dan menjadi peneliti Internet yang efektif. Asisten administrasi modern melakukan penerbitan desktop yang luas dan bekerja sama dengan pusat pencetakan.
Keterampilan Manajemen
Seorang individu dengan keterampilan administrasi yang kuat memiliki kemampuan untuk mengatur waktu sendiri dan juga waktu orang lain. Dia harus mengatur prioritas kerja untuk beberapa orang yang berbeda, bekerja pada penjadwalan dan manajemen kalender. Selain manajemen waktu, mereka yang memiliki keterampilan administrasi kadang-kadang diharapkan menunjukkan keterampilan kepemimpinan, memotivasi tim dan membantu penyelesaian konflik.
Kemampuan menulis
Seseorang dengan keterampilan administratif dapat menyusun laporan tertulis yang secara efektif menyampaikan gagasan dan tujuan organisasi. Dia dapat mengekspresikan ide sedemikian rupa sehingga anggota tim memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka dan tahu bagaimana untuk melanjutkan. Pekerjaan penulisan lainnya yang memerlukan keterampilan administratif adalah mengoreksi dokumen, menyusun surat bisnis dan mengetik dikte yang diberikan oleh seorang eksekutif atau anggota tim lainnya.
Perencanaan Acara
Perencanaan acara adalah keterampilan administratif yang terdiri dari perencanaan rapat internal dan acara luar. Organisasi meminta asisten administrasi untuk membuat pengaturan perjalanan dan mengoordinasikannya dengan jadwal kerja.
