Untuk mendefinisikan administrasi kontrak dalam ketentuan yang paling sederhana, adalah tugas untuk memastikan bahwa setiap kontraktor memenuhi pekerjaan mereka dengan persyaratan dan ketentuan yang tertulis dalam kontrak. Memiliki pengawasan untuk menangkap penyimpangan dan persyaratan yang tidak terpenuhi ketika terjadi berarti bahwa proyek atau orang lebih mungkin berhasil dalam melaksanakan kontrak untuk memperbaiki masalah atau kelalaian lama setelah fakta daripada tidak lama setelah mereka terjadi. Keterampilan administrasi kontrak yang hebat sangat berharga di perusahaan yang mempekerjakan kontraktor secara teratur.
Apa Prosedur Kontraknya?
Dalam membuat kontrak, proses tujuh langkah dimulai. Semua tujuh tahap ini berada di bawah payung manajemen kontrak, dan administrasi kontrak tidak benar-benar mencapai titik didih sampai sekitar langkah kelima. Manajer kontrak dapat dipekerjakan untuk mengawasi kontrak, dan peran mereka dimulai segera setelah pembicaraan tentang kontrak dimulai. Tetapi dengan tim pengawas kontrak yang hebat, seorang manajer dan administrator dapat bekerja bersama-sama melalui ketujuh tahap.
Langkah pertama adalah mengetahui apa tujuan dari kontrak itu nantinya. Apa risiko dan ekspektasinya? Apa kebutuhan dan lamanya? Mengapa kontrak diperlukan?
Langkah kedua adalah semua tentang pembuatan kontrak. Tim hukum harus berada di papan untuk memastikan tidak ada ambiguitas yang tersisa karena kurangnya kejelasan dapat membuat kontrak rentan terhadap ketidakpatuhan atau kinerja yang kurang.
Langkah ketiga adalah ketika negosiasi terjadi. Pihak kedua menerima kontrak dan mengambil kesempatan untuk menuntaskan masalah yang mereka miliki atau menghilangkan apa pun yang mereka anggap tidak realistis atau tidak adil. Untuk menghindari negosiasi kontrak yang sulit, adalah bijaksana untuk membuat kontrak setelah beberapa komunikasi sehingga Anda memahami harapan pihak lain. Setelah negosiasi dimulai dan pertukaran memberi / menerima terjadi, itu disebut "redlining," dan itu bisa menjadi rumit jika tim tidak di atas perubahan. Menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak dapat membuat ini, serta pengawasan administrasi, proses yang jauh lebih mudah. Ada beberapa lusin sistem perangkat lunak manajemen yang direkomendasikan yang mungkin membuat kontrak lebih mudah, tergantung pada kebutuhan Anda.
Persetujuan datang di langkah empat. Untuk perusahaan besar, mungkin ada proses audit atau rapat dewan yang diperlukan untuk membahas kontrak dan mendapatkan persetujuan. Perangkat lunak manajemen dapat menyederhanakan ini dengan memiliki persetujuan waktu nyata yang dimungkinkan oleh mereka yang berwenang untuk memberikannya.
Langkah lima adalah tentang menandatangani garis putus-putus. Menjalankan kontrak berarti mendapatkan tanda tangan dan perjanjian final. Mungkin diperlukan kencan dan saksi. Tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum sangat membantu di sini ketika pihak-pihak tidak berada di kota atau negara yang sama. Administrator memastikan semua orang pada jadwal untuk menyelesaikan proses eksekusi sebelum menandatangani tenggat waktu tiba.
Setelah kontrak diterima dan dieksekusi, mungkin ada amandemen dan revisi yang diperlukan ketika proyek dan tugas sedang berlangsung. Mengelola ini dapat menjadi bagian dari peran administrator kontrak dan dapat disederhanakan melalui program manajemen kontrak. Mengikuti perubahan dan perubahan adalah tahap keenam dari proses kontrak.
Administrator kontrak berada di depan dan pusat dalam tanggung jawab sekarang, saat tahap ketujuh dari proses pembuatan kontrak masuk. Harus ada tonggak sepanjang jalan bagi administrator untuk memantau kemajuan dan keberhasilan pada layanan yang dikontrak. Audit rutin berarti menangkap kekurangan atau memanfaatkan peluang yang bisa muncul di sepanjang jalan. Harus ada pengingat dan peringatan yang ditetapkan untuk hal-hal seperti tahap pembaruan dan penyelesaian, dan ini harus dikomunikasikan kepada semua manajemen tingkat atas yang perlu tetap mendapat informasi tentang kemajuan kontrak. Administrator dan manajer kontrak harus komunikatif dan proaktif untuk menghindari penyimpangan atau tanggal akhir berlalu tanpa tindakan.
Apa Fungsi Administrasi Kontrak?
Ada banyak hal yang lebih dari pekerjaan ini daripada apa yang memenuhi mata. Menjadi hebat dalam administrasi kontrak, itu berarti bekerja dengan baik dengan para eksekutif dan personel di semua tingkatan. Menjadi seorang komunikator yang hebat dapat berarti membantu menciptakan kontrak yang lebih efektif dan memastikan kebutuhan dan keinginan semua orang terpenuhi. Untuk tujuan ini, mereka harus lancar berhubungan baik secara internal maupun eksternal. Ini mungkin memerlukan kemampuan untuk bekerja dengan pihak-pihak internasional dan hampir pasti membutuhkan kerja dengan tim hukum dan pengadaan.
Keterampilan negosiasi administrator kontrak tidak dapat diperdebatkan. Mereka akan menggunakan pengetahuan dan pemahaman untuk menentukan harga, persyaratan untuk pemenuhan dan persyaratan sementara menjadi monitor aula yang memastikan ini semua dipenuhi seiring berjalannya waktu. Mereka juga akan menjadi analis risiko yang percaya diri, dapat memastikan apakah amandemen atau revisi mungkin bertentangan dengan kepentingan terbaik perusahaan mereka.
Administrator kontrak harus pandai tidak hanya menyelesaikan konflik tetapi juga melihatnya sebelum mereka meningkat. Ini mungkin berarti bekerja untuk menciptakan bahasa dan aturan yang jelas yang mungkin diterapkan pada kontrak di masa depan, atau bahkan yang sekarang, untuk menyelesaikan atau menghindari masalah.
Pelaporan tentang kemajuan manajemen dan pemain penting lainnya diperlukan, bahkan jika segala sesuatunya berjalan dengan lancar, karena banyak aspek lain dari bisnis dapat dipengaruhi oleh keberhasilan atau cegukan dalam kontrak.
Akhirnya, mereka akan memantau arus kas untuk memastikan pencairan dan pembayaran kontrak lainnya dilakukan dengan benar dan sesuai jadwal dan bahwa mereka diterima oleh pihak yang tepat.
Karier dalam Administrasi Kontrak
Administrasi kontrak adalah bidang yang berkembang, dengan Biro Statistik Tenaga Kerja menyarankan peluang kerja dapat tumbuh sebesar 10 persen antara 2016 dan 2026, lintasan pertumbuhan lebih tinggi daripada di sebagian besar karir. Mengingat seberapa banyak keberhasilan yang dicapai dalam kontrak, ini adalah pekerjaan yang membutuhkan pendidikan tinggi, dengan minimal menjadi gelar sarjana ditambah dengan banyak pengalaman kerja terkait-kontrak atau gelar master dalam administrasi bisnis dengan gelar terkait dalam bidang akuntansi, ekonomi dan matematika. Gelar-gelar hukum juga sering cocok untuk karier ini.
Industri yang membutuhkan administrator kontrak tersebar luas. Konstruksi adalah bidang yang luas untuk manajemen dan administrasi kontrak, dan pelamar dapat mengambil manfaat dari memiliki pendidikan teknik atau arsitektur di samping gelar bisnis. Olahraga adalah divisi administrasi kontrak yang hebat, dengan semua orang mulai dari penjual makanan hingga pemain harus terikat kontrak. Segala jenis perusahaan manufaktur atau rekayasa akan membutuhkan tangan yang mantap dengan kontrak. Institusi pendidikan, seperti perguruan tinggi dan sekolah, berurusan dengan segala jenis kontrak terus-menerus, seperti halnya segala jenis perusahaan pemerintah. Para profesional sumber daya manusia berurusan dengan administrasi kontrak dan manajemen secara teratur juga.
Keterampilan Setiap Kebutuhan Administrator Kontrak
Mungkin ada tim hukum yang terlibat dalam pembuatan kontrak, tetapi tugas administrator adalah untuk mendukung semua tingkatan proses kontrak. Akibatnya, mereka perlu memiliki keterampilan bahasa tulis dan lisan yang luar biasa. Realitas kontrak adalah bahwa bahkan koma yang salah tempat dapat secara dramatis mengubah makna garis, yang dapat membawa pukulan serius terhadapnya. Itu berarti keterampilan membaca pemahaman mereka harus kedudukan tertinggi.
Pengawasan administrator akan mendapat manfaat dari perhatian yang seksama terhadap detail - mereka adalah tipe orang yang mungkin memperhatikan kesalahan ejaan menu restoran. Mereka juga memperhatikan kualitas kerja dan dapat dengan mudah menemukan ketidakkonsistenan.
Administrator kontrak harus memiliki kedua keterampilan kepemimpinan yang terbukti tetapi juga dapat menjadi pemain tim yang solid. Kemampuan bermain tim ini dan kecenderungan manajemen akan membantu mereka dengan baik ketika tiba saatnya untuk membuat laporan, bernegosiasi antara pihak dan departemen dan menyelesaikan pengawasan pelaksanaan kontrak.
Jika ini adalah keterampilan yang Anda miliki dan Anda menyukai gagasan karier yang menantang di bidang yang sedang berkembang, administrasi kontrak mungkin merupakan karier untuk Anda.
Biro Statistik Tenaga Kerja termasuk administrator kontrak di bawah payung manajer layanan administrasi dan menyatakan pendapatan rata-rata dalam peran administratif ini untuk 2017 adalah $ 94.020.
