Banyak orang tidak akan membaca instruksi kecuali sebagai pilihan terakhir. Setelah orang membacanya, mereka hanya membantu jika ditulis dalam bahasa yang jelas dan singkat. Saat Anda memahami audiens Anda, Anda akan lebih siap untuk memberikan pengantar, diikuti dengan instruksi.
Pelajari Audiens Anda
Instruksi biasanya memberi tahu pembaca cara melakukan, membangun, mengoperasikan atau memelihara produk atau prosedur. Pertama, kualifikasi audiens yang Anda tuju untuk mengetahui seberapa baik mereka memahami topik tersebut. Misalnya, jika Anda menulis instruksi untuk karyawan baru, mereka harus ditulis dalam bahasa yang sederhana, sementara instruksi untuk manajemen senior dapat mencakup lebih banyak istilah industri. Gunakan bahasa yang sesuai untuk pembaca, dan sertakan sebanyak mungkin detail yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas.
Buat Pengantar
Sangat sering pembaca melewatkan pengantar narasi dan langsung menuju instruksi. Salah satu cara untuk membantu pembaca bergerak melalui pengantar adalah dengan menulis penjelasan atau alasan untuk instruksi dalam daftar bernomor alih-alih bentuk paragraf. Pembaca lebih cenderung meninjau daftar. Sertakan tujuan instruksi, siapa yang harus membaca dokumen dan apa yang termasuk, masing-masing di bawah judul yang terpisah. Pendahuluan ini juga memberi pembaca petunjuk tentang apa yang tidak dicakup.
Gunakan Suara Aktif
Jangan menggunakan suara pasif, seperti "Kabel putih harus dimasukkan ke dalam steker A." Sebaliknya, tulis instruksi sebagai perintah yang membutuhkan suara aktif, seperti "Masukkan kabel putih ke steker A." Apakah Anda sedang menulis daftar, sebuah narasi atau buklet, memecah kalimat-kalimat panjang dengan beberapa langkah menjadi instruksi singkat yang terdaftar di bawah judul. Putuskan kalimat yang memasukkan kata “dan” menjadi kalimat terpisah yang lebih pendek. Alih-alih menulis "Kabel harus disambungkan dan ditempatkan ke outlet merah," tulis dua kalimat yang diawali dengan kata kerja tindakan, seperti "Sambungkan kabel. Masukkan kabel yang disambungkan ke outlet merah. "Judul yang jelas dan berani dapat mengatakan sesuatu seperti" Menghubungkan Kabel."
Tindakan terpisah dari Informasi Penjelasan
Seringkali, instruksi juga perlu penjelasan. Tulis komentar penjelasan dengan satu dari dua cara. Tebalkan instruksi yang sebenarnya sehingga menonjol, atau berikan penjelasan di kolom terpisah untuk referensi. Salah satu taktik adalah menempatkan langkah-langkah di satu sisi dokumen, dengan penjelasan dalam paragraf pendek di kolom berdampingan. Cara lain yang lebih efektif adalah dengan berani instruksi yang sebenarnya dan menyelesaikan langkah dengan menulis penjelasan. Misalnya, “Tekan tombol merah selama tiga detik (dicetak tebal). Ini akan memungkinkan cahaya untuk diaktifkan."
