Menyusun sertifikat pekerjaan adalah tugas sumber daya manusia yang umum. Namun, umumnya bukan ide yang baik untuk menyampaikan informasi tentang karyawan saat ini atau yang lalu melalui telepon. Untuk satu hal, Anda tidak memiliki cara untuk memverifikasi identitas pemanggil. Untuk yang lain, memberikan informasi melalui telepon melanggar kontrol privasi yang dimiliki sebagian besar bisnis. Pilihan yang lebih baik adalah meminta otorisasi tertulis dari karyawan dan kemudian memberikan informasi pekerjaan secara tertulis.
Mengapa Sertifikat Pekerjaan?
Perusahaan dan individu yang membuat keputusan berdasarkan sebagian pada pekerjaan saat ini atau masa lalu dan gaji memerlukan cara untuk memverifikasi informasi yang diberikan oleh karyawan. Yang paling umum adalah bank dan lembaga pemberi pinjaman lainnya, pemilik rumah, agen kepegawaian dan pemberi kerja potensial lainnya. Pemberi pinjaman dan pemilik rumah biasanya hanya perlu memverifikasi status pekerjaan dan upah atau gaji. Perusahaan yang mempekerjakan dapat meminta informasi yang berkaitan dengan kehadiran, peran pekerjaan dan tugas. Kebijakan verifikasi Anda akan menentukan berapa banyak informasi yang bersedia diberikan oleh perusahaan Anda.
Verifikasi Standar vs. Formal
Informasi yang Anda sertakan dalam sertifikat pekerjaan sering kali bergantung pada apakah Anda membuat sertifikat standar atau formal. Setiap versi harus menggunakan kop surat perusahaan resmi dan mencantumkan tanggal, judul, dan tanda tangan orang yang mengeluarkan verifikasi. Sertifikat standar, seperti yang diminta oleh pemilik rumah, biasanya mencakup nama karyawan, status pekerjaan, jabatan saat ini, dan gaji tahunan dasar. Sertifikat formal yang dikeluarkan untuk pemberi pinjaman juga dapat mencakup nomor Jaminan Sosial karyawan dan cap atau stempel perusahaan resmi dari notaris.
Format dan Gaya
Sertifikat pekerjaan tidak memiliki tata letak standar. Menggunakan selembar kertas standar 8,5 kali 11 inci, atur orientasi halaman ke lanskap dan margin menjadi 0,5 inci agar verifikasi tampak lebih seperti sertifikat tradisional. Atur orientasi ke potret dan gunakan margin standar 1 inci untuk tampilan surat bisnis. Pusatkan kop surat, yang harus menyertakan nama bisnis dan informasi kontak, dan kemudian mulai memasukkan informasi verifikasi. Anda dapat memformat sertifikat sebagai tabel dan memasukkan setiap bagian informasi pada jalur spasi ganda yang terpisah. Di sisi kiri, masukkan label seperti "Karyawan," "Posisi Saat Ini" dan "Pendapatan Tahunan." Tambahkan informasi yang sesuai di sisi kanan.
Pilihan pengiriman
Opsi pengiriman seringkali berbeda untuk sertifikat standar dan formal. Untuk sertifikat kerja standar, sebagian besar bisnis akan mengirimkan, mengirim faks, atau mengirim email informasi tersebut ke penerima. Ketika sertifikat formal menyertakan nomor Jaminan Sosial, sebagian besar bisnis mengirim informasi melalui surat A.S. Anda juga dapat mengizinkan karyawan untuk mengambil dan menyerahkan sertifikat mereka sendiri. Apakah Anda memberi tahu karyawan bahwa Anda telah mengirimkan sertifikat tergantung pada ukuran bisnis Anda dan berapa banyak permintaan yang Anda dapatkan untuk layanan ini.
