Beberapa situasi mungkin meminta Anda untuk menulis surat sertifikasi, seperti memverifikasi pekerjaan seorang pekerja atau penyelesaian kursus seorang siswa. Surat sertifikasi pada dasarnya adalah surat konfirmasi, dan idealnya harus langsung dan singkat. Jika Anda harus membuat surat sertifikasi untuk tujuan apa pun, gunakan format surat bisnis standar dan sespesifik mungkin. Karena jenis huruf ini dapat digunakan sebagai catatan resmi, penting bahwa informasinya eksplisit dan bahasanya jelas.
Ketikkan surat pada alat tulis dengan kop surat profesional Anda. Jika Anda tidak memilikinya, buat tajuk di bagian atas dokumen yang menyertakan nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email profesional Anda.
Gandakan ruang dan ketik tanggal saat ini. Gandakan ruang lagi dan ketik nama penerima dan jabatannya, nama perusahaannya dan alamat perusahaan.
Buka dengan salam formal, menyapa penerima dengan nama dengan awalan yang sesuai. Misalnya, "Tuan Jones yang terhormat."
Ketik baris subjek dan judul pendek yang menunjukkan apa yang dimaksud surat itu. Misalnya: "Subjek: Surat sertifikasi pekerjaan untuk Mary Charleston."
Ketikkan paragraf pengantar dan jelaskan apa yang Anda sertifikasi. Jika masalah tersebut melibatkan nama individu atau perusahaan dan tanggal, sertakan di sini. Misalnya: "Ini untuk menyatakan bahwa Mary Charleston dipekerjakan oleh Roberts Bank dari 3 November 2008 hingga 4 Maret 2010."
Ketikkan paragraf kedua dan jelaskan otoritas apa yang Anda tuliskan surat itu; dengan kata lain, mengapa Anda individu yang dipanggil untuk mengesahkan permintaan tersebut. Dalam contoh sebelumnya, pengirimnya mungkin bos Ny. Charleston di Roberts Bank.
Berterimakasihlah kepada penerima atas waktunya dan akhiri dengan penutupan resmi, seperti "Hormat." Gandakan spasi dua kali dan ketikkan nama Anda. Cetak surat dan tandatangani nama Anda di atas nama yang Anda ketik.
