Kop surat perusahaan digunakan untuk hampir semua korespondensi yang dikirim keluar kantor. Kop surat menawarkan penampilan profesional dan juga informatif. Kop surat biasanya menampilkan alamat surat, nomor telepon perusahaan, dan informasi kontak lainnya di header atau footer surat itu. Perusahaan lain dan klien potensial akan menerima surat yang dicetak pada kop surat perusahaan, jadi penting untuk mengetahui cara mengatur surat bisnis dengan kop surat perusahaan dengan benar.
Item yang Anda butuhkan
-
Perangkat lunak pengolah kata
-
Penggaris
Ubah margin dokumen Anda. Kemungkinan besar, tempat kerja Anda memiliki perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft Word yang diinstal untuk mengetik huruf. Margin preset di Word kemungkinan akan berbeda dari margin kop surat perusahaan Anda. Ubah margin agar sesuai dengan kop surat Anda dengan masuk ke menu "File" dan mengklik "Page Setup." Menambah atau mengurangi margin atas dan bawah untuk memungkinkan desain pra-cetak pada kop surat.
Sejajarkan-kiri surat Anda. Korespondensi bisnis harus selaras kiri, artinya semua bagian surat Anda harus dimulai dengan margin yang sama di sisi kiri halaman. Anda dapat "membenarkan" surat itu, yang membuatnya berbaris di kedua sisi. Tapi membenarkan satu blok teks sering menyisakan ruang besar antara kata dan huruf di setiap baris.
Sisakan enam spasi antara kop surat dan tanggal. Cukup tekan "Enter" enam kali dan ketik baris pertama surat Anda, yang harus menjadi tanggal Anda menulis surat.
Tekan "Enter" dua kali antara tanggal dan nama penerima dan alamat surat. Anda harus memasukkan judul, seperti Tuan atau Nyonya, dan ikuti nama penerima dengan judul bisnis mereka, seperti CEO. Di bawah namanya, ketikkan alamat surat lengkap.
Gunakan nama formal dan tanda titik dua untuk menyambut penerima. Dalam surat biasa, Anda akan mengetik "Henry yang Terhormat," sebagai salam. ketik "Dear Mr. Adams:" dalam surat bisnis formal.
Tekan "Enter" dua kali dan tulis isi surat Anda. Seluruh huruf harus spasi tunggal, termasuk badan. Jangan membuat indentasi paragraf Anda. Sederhananya satu ruang di antara mereka. Beri spasi dua kali di ujung badan surat juga.
Tutup dan tanda tangani surat itu. Dalam surat bisnis, Anda harus menggunakan penutupan formal, seperti "Hormat" diikuti dengan koma. Tekan "Enter" empat kali setelah penutupan dan ketikkan nama Anda. Setelah surat itu dicetak pada kop surat perusahaan, tandatangani surat di ruang antara penutup dan nama yang Anda ketik.
