Membuat spreadsheet pelacakan untuk mencatat penghematan biaya dan penghindaran biaya memungkinkan organisasi Anda melaporkan penghematan "keras" dan "lunak" secara akurat. Tabungan keras ditunjukkan sebagai biaya yang lebih rendah bila dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Penghematan lunak tidak begitu nyata dan dapat mencakup negosiasi peningkatan biaya yang lebih rendah dari pemasok atau pelatihan "gratis" yang disertai dengan kenaikan tarif. Mengembangkan spreadsheet untuk melacak penghematan sangat penting untuk memberikan insentif kepada mereka yang bertanggung jawab atas pembelian.
Item yang Anda butuhkan
-
Program lembar kerja
-
Biaya operasi masa lalu
-
Kontrak
Kelompokkan pengeluaran operasional ke dalam kategori logis. Kategori dapat berdasarkan jenis, seperti mengelompokkan semua utilitas secara bersamaan. Jika banyak karyawan bertanggung jawab atas pembelian, pengeluaran kelompok dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab.
Ketik judul "Beban" di sel pertama spreadsheet. Di bawahnya, masukkan nama kategori, lalu daftarkan nama pengeluaran di sel di bawah ini. Ulangi untuk setiap kategori.
Di kolom berikutnya, ketik kolom judul "Aktual" dan tahun. Di bawahnya masukkan dolar yang dihabiskan di sel di sebelah kanan setiap nama pengeluaran. Beri label pada kolom berikutnya “Penyesuaian” dan masukkan kenaikan atau penurunan kontraktual dalam baris pengeluaran yang sama dengan yang diberlakukannya. Beri label pada kolom berikutnya "Tolok Ukur" dan masukkan formula untuk melipatgandakan jumlah aktual dengan satu ditambah penyesuaian: (Aktual * (1 + Penyesuaian)).
Identifikasi jumlah barang yang diproduksi tahun lalu dan produksi yang direncanakan untuk tahun depan. Di bagian atas baris berikutnya, ketik "Per Unit." Untuk semua biaya yang berlaku seperti bahan dan tenaga kerja, masukkan formula untuk menyesuaikan tolok ukur dengan jumlah baru: (Tolok Ukur / Kuantitas Tahun Terakhir * Kuantitas Tahun Ini).
Ketik "Aktual" dan tahun ini di baris atas kolom berikutnya dan biarkan kosong sampai jumlah pengeluaran aktual diketahui. Beri judul kolom berikutnya "Perbedaan." Untuk setiap pengeluaran, masukkan formula yang mengurangi pengeluaran aktual tahun ini dari angka di kolom patokan.
Setelah setiap kategori, masukkan dua baris kosong. Pada baris pertama, ketikkan “Subtotal.” Di sel di sebelahnya, ketikkan rumus untuk menambahkan semua pengeluaran dalam kategori itu bersama-sama dan salin di semua kolom di spreadsheet. Setelah kategori terakhir, ketikkan “Total” di kolom pertama dan di sel di sebelahnya, masukkan formula untuk menambahkan semua subtotal kategori secara bersamaan. Salin ini di semua kolom di spreadsheet.
Masukkan biaya saat kontrak baru ditandatangani atau faktur aktual diterima. Masukkan baris tambahan untuk pengeluaran baru atau untuk mencatat penghematan penghindaran biaya.
Kiat
-
Tingkatkan total kepemilikan biaya dengan memutuskan terlebih dahulu bagaimana penghematan akan diberikan. Keputusan kunci termasuk apakah karyawan akan diberi imbalan atas penghematan bersih untuk semua pengeluaran mereka dan menangani tabungan tidak berwujud yang berdampak pada kategori lain. Kolom penyesuaian juga dapat digunakan untuk menetapkan tujuan. Memasukkan persentase penghematan yang diinginkan untuk setiap kategori akan menciptakan sasaran tolok ukur untuk setiap pengeluaran. Pastikan untuk memasukkan perbaikan proses yang menghasilkan biaya operasi yang lebih rendah atau pengurangan jam kerja.
