Penggunaan jenis-jenis di QuickBooks adalah fungsi program yang sering disalahpahami dan sama seringnya diabaikan atau disalahgunakan. Karena fleksibilitas penggunaan tipe-tipe yang begitu luas dapat digunakan untuk melacak segala jenis informasi yang diinginkan baik pelanggan, pekerjaan, vendor dan barang yang dijual atau dibeli. Memilih data untuk dilacak tergantung pada jenis bisnis.
Jenis Vendor
Penggunaan jenis yang tepat dalam program QuickBooks memungkinkan Anda menghasilkan laporan dan milis yang disesuaikan dengan menggunakan data yang bermakna untuk bisnis tertentu. Pemilik bisnis memiliki banyak opsi dalam hal jenis vendor. Beberapa bisnis memilih untuk menggunakan industri vendor sebagai tipe. Sebuah toko eceran dapat mengatur jenis vendor yang mencerminkan produk yang mereka jual. Beberapa pedagang menjual barang kebutuhan sehari-hari, dan yang lain obat-obatan atau produk tembakau. Bisnis lain mungkin memiliki vendor yang spesifik untuk wilayah geografis ketika pengiriman produk peka terhadap waktu mereka dapat membuat jenis berdasarkan lokasi vendor.
Mereka yang berada di industri konstruksi dapat memilih untuk mengetikkan vendor berdasarkan pada jenis layanan yang disediakan. Misalnya, perusahaan konstruksi dapat menggunakan pelukis, gantungan drywall, pembingkai dan kontraktor listrik dan pipa ledeng. Jika perlu untuk membuat sub-jenis (misalnya jika perusahaan menggunakan satu subkontraktor untuk pekerjaan cat interior dan satu lagi untuk pekerjaan cat eksterior) itu akan membuat jenis umum pelukis berlabel dan sub-jenis untuk pelukis interior dan eksterior.
Ini dilakukan melalui layar edit vendor ketika memasukkan jenis di bawah ruang untuk nama bisnis vendor.
Pelanggan / Jenis Pekerjaan
Bagi perusahaan yang melakukan lebih dari satu pekerjaan untuk pelanggan yang sama, QuickBooks memungkinkan penciptaan pekerjaan di bawah nama pelanggan. Gunakan jenis yang sama untuk pelanggan seperti yang digunakan untuk vendor, meskipun wilayah geografis pelanggan mungkin tidak sepenting untuk diketahui seperti halnya untuk vendor. Beberapa bisnis memiliki pelanggan grosir dan eceran dan karenanya menggunakan sebutan tersebut sebagai tipe. Jika tidak ada sebutan yang jelas digunakan untuk memisahkan pelanggan, gunakan tipe untuk melacak bagaimana pelanggan mendengar tentang bisnis. Kategori-kategori ini akan termasuk "dari mulut ke mulut," "halaman kuning," "iklan surat kabar," atau "surat langsung." Pada akhir tahun, sebuah laporan dapat dihasilkan yang akan menunjukkan kampanye pemasaran mana yang paling berhasil dalam menghasilkan pelanggan dan penjualan. Dengan jenis pekerjaan, bisnis yang akan menggunakan fitur "pekerjaan" mirip dengan perusahaan terkait konstruksi. Satu pelanggan mungkin meminta perusahaan Anda memperbaiki atap suatu hari dan menangani masalah pipa ledeng di hari lain. Membuat jenis pekerjaan untuk setiap layanan membantu dalam mengetahui layanan mana yang Anda tawarkan yang menghasilkan margin keuntungan paling banyak dan layanan yang pada akhirnya mengeluarkan lebih banyak uang dalam pengeluaran daripada dalam pendapatan.
Jenis Barang
Jenis barang adalah satu-satunya jenis yang sudah ditentukan oleh program QuickBooks. Ada 12 jenis item yang telah ditetapkan di QuickBooks. Item adalah layanan atau item fisik yang dijual. Jenis barang adalah sebagai berikut:
-
Layanan - jika yang Anda jual adalah layanan, mis., Perusahaan lansekap, buat item "Memotong" dan menjadikannya tipe "Layanan".
-
Bagian Inventaris - dalam bisnis lansekap yang sama, jika Anda menjual suku cadang untuk memperbaiki peralatan halaman rumput, misalnya "Mesin Pemotong", ini akan menjadi bagian inventaris.
-
Inventory Assembly - Majelis terdiri dari sejumlah bagian inventori terpisah untuk melengkapi seluruh produk. Misalnya jika Anda membuat bangku, itu akan terdiri dari kursi, empat kaki dengan penyangga dan mungkin bantal bangku.
-
Suku Cadang Non-Persediaan - Gunakan jenis ini untuk mengategorikan hal-hal seperti perlengkapan kantor dan pembersihan. Jika Anda menagih pelanggan Anda untuk barang-barang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, barang-barang ini akan dianggap sebagai bagian non-inventaris.
-
Aset Tetap - Aset yang Anda miliki yang penting untuk menjalankan bisnis Anda dan lebih atau kurang merupakan perlengkapan permanen. Kendaraan, gedung atau komputer akan memenuhi syarat sebagai aset tetap.
-
Biaya Lainnya - Jika Anda membebankan biaya keterlambatan pembayaran, biaya keuangan, atau biaya pengiriman, ini akan dianggap "biaya lain".
-
Subtotal - untuk memasukkan subtotal pada faktur pelanggan, Anda harus membuat tipe "Subtotal". Ini menambahkan semua item dan memberikan total berjalan sebelum pajak penjualan ditambahkan ke total. Ini membantu ketika Anda menggunakan fitur "Diskon" untuk menghapus persentase diskon sebelum pajak ditambahkan.
-
Grup - Seperti kumpulan inventaris, grup terdiri dari item yang termasuk dalam kesepakatan "paket". Misalnya, detail layanan halaman rumput yang lengkap dapat terdiri dari item layanan terpisah, "Memotong", "Tepi" dan "Pemangkasan Pohon."
-
Diskon - Membuat item diskon mengurangi persentase atau jumlah tetap dari subtotal.
-
Pembayaran - Jika pelanggan membayar sebagian dari total utang pada saat penjualan, buat item "pembayaran" yang mengurangi jumlah utang pada faktur.
-
Item Pajak Penjualan - Pajak penjualan biasanya dihitung pada tingkat negara bagian dan lokal. Item ini memungkinkan pembuatan item pajak penjualan terpisah untuk negara bagian dan untuk pajak diskresioner lokal.
-
Grup Pajak Penjualan - Item ini terdiri dari dua atau lebih item pajak penjualan terpisah sebagai satu grup. Di negara Anda, Anda mungkin memiliki 1 persen pajak bebas dan pajak negara 6 persen, "grup pajak penjualan" memungkinkan Anda memiliki satu item baris yang melacak kedua jenis "item pajak penjualan" dalam transaksi yang sama.
