Ketika Anda diminta untuk menulis laporan profesional, Anda mungkin bingung tentang informasi yang akan dimasukkan. Menulis bisnis, terutama untuk laporan, seringkali memiliki format dan gaya yang harus diikuti. Ketika Anda terbiasa menulis dalam format dan gaya yang diperlukan untuk laporan profesional, Anda harus dapat menulis laporan dengan cepat dan mudah.
Tinjau gaya penulisan laporan. Tidak seperti penulisan naratif atau esai, penulisan laporan sangat efisien. Kata-kata yang tidak perlu harus dihapus, dan bahasanya sederhana dan langsung. Gunakan suara aktif dan hindari informasi yang berlebihan.
Tambahkan item peluru kapan pun Anda bisa. Daripada menjelaskan sesuatu dalam bentuk kalimat, sebuah laporan akan menjelaskannya dengan daftar peluru. Misalnya, fitur-fitur proyek bisnis tidak akan ditulis dalam bentuk paragraf, melainkan terdaftar dengan peluru.
Pisahkan paragraf sehingga masing-masing paragraf panjangnya hanya beberapa baris. Penulisan laporan tidak termasuk paragraf panjang.
Hindari memasukkan informasi yang sudah diketahui audiens Anda. Dengan sebuah esai, Anda sering menganggap bahwa pembaca tidak tahu apa-apa tentang topik itu. Dalam menulis laporan, hapus semua informasi yang sudah diketahui audiens Anda. Misalnya, jika Anda menulis laporan tentang kebijakan perusahaan baru untuk staf manajemen, jangan sertakan informasi umum tentang perusahaan Anda yang sudah diketahui oleh para manajer. Namun, informasi itu dapat dimasukkan jika laporan itu untuk sekelompok karyawan baru.
Sertakan bahan pelengkap dengan laporan bisnis. Hal-hal seperti bagan, grafik, foto, tabel, diagram, dan visual lainnya dapat digunakan untuk menyempurnakan laporan dan memperjelas artinya.
Letakkan judul di seluruh laporan untuk membuat referensi berbagai bagian lebih mudah bagi pembaca.
