Jika Anda membayar upah kepada karyawan dan memotong pajak, Anda harus mengajukan W-2 dengan Administrasi Jaminan Sosial. Jika Anda memiliki hingga 50 karyawan, Anda dapat mengajukan secara elektronik melalui sistem SSA's Business Services Online. Layanan ini aman dan memberi Anda bukti instan bahwa Anda mengajukan. Anda memiliki waktu hingga 31 Maret untuk mengajukan secara elektronik; pelapor kertas memiliki waktu hingga hari terakhir bulan Februari. Anda juga dapat mencetak W-2 dan mendistribusikannya kepada karyawan Anda.
Pendaftaran Online Layanan Bisnis
Untuk mengakses BSO, Anda harus mendaftar terlebih dahulu. Pergi ke situs web Administrasi Keamanan Sosial, Layanan Bisnis Online dan pilih tombol "Daftar". Anda perlu memberikan informasi spesifik, seperti nama Anda, tanggal lahir, nomor Jaminan Sosial, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Setelah pendaftaran Anda dikonfirmasi, Anda akan memiliki ID pengguna dan kata sandi Anda.
Formulir W-2 / W-3 Online
Untuk membuat W-2, Anda perlu mengakses Formulir BSO W-2 / W-3 Online. Anda juga harus melakukan beberapa langkah awal, seperti memilih tahun pajak, memasukkan nomor identifikasi pemberi kerja Anda, dan memastikan tidak ada pengecualian atau batasan yang berlaku. Misalnya, Anda tidak dapat menggunakan Formulir W-2 / W-3 Online jika Anda mengajukan tahun pajak sebelum 2011 atau Anda mengoreksi W-2 yang diajukan sebelumnya. Untuk membuat W-2, ikuti instruksi pada halaman laporan upah BSO. Lengkapi setiap W-2 seperti yang Anda lakukan untuk versi kertas. Catat upah karyawan, pajak yang dipotong dan manfaat yang berlaku di kotak yang sesuai.
Pencetakan W-2
Formulir W-2 / W-3 Online memungkinkan Anda untuk membuat, menyimpan, mencetak, atau mengirim W-2. Anda dapat mencetak dan meninjau W-2 sebelum mengirimkannya. Jika Anda sudah mengirimkan W-2 Anda, Anda memiliki waktu hingga 30 hari setelah tanggal pengiriman untuk mengunduh W-2 Anda, yang tersedia dalam format PDF. Jika Anda telah mengisi W-2s yang belum diisi, sistem akan memberi tahu Anda bahwa formulir tidak lengkap. BSO mengirim W-2 Anda hanya ke SSA. Itu tidak mengirim mereka ke agen pendapatan negara bagian dan lokal yang berlaku. Anda harus meneruskannya sendiri.
Formulir W-2c / W-3c Online
Untuk memperbaiki W-2 yang dikirimkan, ajukan W-2c menggunakan Formulir W-2c / W-3c Online. Sistem ini memungkinkan Anda mengajukan dan mencetak W-2 yang diperbaiki terlepas dari format pengiriman aslinya. Anda dapat memperbaiki W-2 yang dikirimkan hanya untuk upah yang diperoleh dalam tiga tahun, tiga bulan, dan 15 hari sebelumnya. Anda dapat menyelesaikan dan mencetak hingga 25 W-2cs.
Layanan W-3 dan W-3c
W-3 adalah bentuk pengiriman yang menunjukkan total upah dan pemotongan untuk semua karyawan selama setahun. Anda harus menyertakan W-3 saat mengirim W-2 karyawan Anda ke SSA. Untuk mengajukan dan mencetak W-3, akses Formulir W-2 / W-3 Online. Untuk mengajukan dan mencetak W-3 yang diperbaiki, gunakan Formulir W-2c / W-3c Online.
Pengarsipan dan Pencetakan untuk Lebih dari 50 Karyawan
Jika Anda memiliki lebih dari 50 karyawan, Anda mungkin dapat menggunakan sistem "unggah file" BSO untuk mengajukan dan mencetak W-2s. Untuk spesifikasi format file, buka situs web Administrasi Keamanan Sosial, Petunjuk Pengajuan W-2 dan Informasi. Pilih "Publikasi dan Formulir" lalu "Spesifikasi untuk Pengajuan Formulir W-2 dan W-2c Secara Elektronik." Pilih tautan spesifikasi yang sesuai.
