Memo gaji memberikan informasi kepada karyawan tentang perubahan baru dalam kebijakan perusahaan dan mengingatkan karyawan tentang kebijakan saat ini. Misalnya, jika karyawan biasanya lupa menandatangani kartu waktu mereka, memo singkat dapat mengingatkan mereka tentang persyaratan tersebut. Jika, karena liburan, cek akan tersedia sehari lebih awal, Anda dapat menggunakan memo untuk memberi tahu karyawan. Hanya mengirim memo ke personel yang diperlukan. Departemen penggajian harus menyertakan memo penggajian dengan gaji karyawan atau laporan pendapatan untuk memastikan bahwa karyawan menerima memo itu.
Tulis judulnya. Sertakan tanggal, penerima, dari dan subjek. Misalnya: 12/01/2020 Kepada: Semua Karyawan Dari: Departemen Penggajian Subjek: Pembayaran Awal
Tuliskan isi memo itu; inilah alasan Anda menulis memo itu. Misalnya, "Karena liburan Natal, cek gaji akan tersedia pada tanggal 23." Buat spasi tunggal pada paragraf Anda dan, jika memo Anda memiliki lebih dari satu, beri spasi ganda setelah setiap paragraf.
Tuliskan penutup Anda. Meskipun Anda tidak perlu seformal Anda dalam surat bisnis, sertakan pernyataan penutup dan nama departemen Anda. Misalnya, "Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi departemen penggajian. Terima kasih." Sertakan nomor telepon jika departemen Anda memiliki ekstensi sendiri.
Kiat
-
Pertimbangkan, ketika Anda mengirim memo kepada semua karyawan yang mengingatkan mereka tentang kebijakan perusahaan, bahwa beberapa karyawan melakukan tindakan dengan benar sehingga Anda tidak ingin mengucapkan memo itu dengan keras. Misalnya, "Hanya pengingat cepat dari kebijakan perusahaan bahwa karyawan harus menandatangani kartu waktu mereka. Terima kasih!" Pemberitahuan perubahan kebijakan harus langsung dan langsung ke pokok permasalahan, tetapi berikan informasi kontak Anda untuk pertanyaan. Misalnya, "Mulai 02/02/28/12, karyawan harus mengembalikan uang kembaliannya setiap minggu. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi Susie di ekstensi 210. Terima kasih." Jika Anda mengirim salinan memo ke orang lain seperti pemilik perusahaan, sertakan garis CC di bawah subjek untuk nama orang tersebut. Universitas A&M Texas merekomendasikan untuk menggunakan subpos untuk memo yang panjangnya lebih dari tiga paragraf. Gunakan kop surat perusahaan pada memo Anda untuk membantu pembaca mengetahui bahwa itu adalah memo resmi. Dapatkan persetujuan dari manajer departemen Anda atau pemilik perusahaan sebelum mengirim memo.
Peringatan
Memo yang ditulis dalam font yang tidak biasa bisa sulit dibaca dan terlihat tidak profesional. Gunakan font standar dan buat teks rata dengan margin kiri agar lebih mudah dibaca.Bahkan jika memo itu merupakan keluhan, berhati-hatilah dengan kata-kata yang Anda pilih saat menulis. Pertahankan profesionalisme Anda setiap saat.
