Laporan departemen umumnya menggambarkan pencapaian sasaran dan sasaran untuk periode pelaporan. Ini dapat berupa akun perincian keuangan, hasil produksi, proposal, dan proyeksi. Ini mencakup tantangan, keberhasilan, kegagalan, dan rekomendasi. Organisasi yang berbeda mungkin memerlukan format khusus. Untuk laporan panjang, ringkasan eksekutif yang ditulis dalam jargon kurang teknis mungkin sesuai untuk manajemen puncak dan klien yang ingin diperbarui pada poin / masalah utama tetapi tidak membaca seluruh laporan. Kumpulkan informasi dari semua bagian departemen. Simpan informasi di bawah judul yang sesuai dengan format pelaporan sebelumnya atau standar yang memungkinkan akses mudah ke bidang minat pembaca.
Cara Menulis Laporan Departemen
Sorot pencapaian, acara, perkembangan, kemajuan, dan prediksi yang signifikan di bagian pendahuluan. Sebutkan tantangan, kekurangan, dan keterbatasan utama.
Jelaskan rincian sasaran / sasaran untuk periode pelaporan. Di bawah setiap sasaran / sasaran, jelaskan keberhasilan dan tantangan, bagaimana mereka diatasi dan rasional. Katakan sistem apa yang ada untuk menghindari / mengatasi tantangan serupa di masa depan.
Ringkas angka-angka produksi utama / tingkat output di bagian pembaruan produksi. Bandingkan dengan periode pelaporan sebelumnya. Tambahkan proyeksi untuk periode pelaporan berikutnya. Dukungan dengan representasi visual seperti tabel, grafik, dan bagan yang sesuai.
Sertakan bagian untuk proyek yang sedang berlangsung. Jelaskan highlight, perkembangan dalam periode pelaporan, kesulitan dan keterbatasan. Termasuk harapan dan kekurangan. Gunakan representasi visual untuk informasi input / output, tren, dan prediksi.
Gunakan bagian terpisah untuk kegiatan dan proyek baru yang dikembangkan selama periode pelaporan. Perlakukan sama seperti untuk proyek yang sedang berlangsung.
Sertakan bagian tentang masalah personel atau sumber daya manusia. Sebutkan nama dan fungsi karyawan baru. Sebutkan pengurangan pekerjaan dan alasannya. Tambahkan lowongan jika berlaku.
Sertakan bagian untuk pelatihan dan pengembangan profesional. Sebutkan sumber daya, sorotan, dan batasan. Masukkan manfaatnya ke departemen, karyawan, dan organisasi. Tambahkan peluang yang akan datang.
Sertakan bagian terpisah tentang penganggaran. Masukkan jumlah yang dialokasikan, jumlah yang digunakan, saldo keuntungan dan / atau kekurangan. Gunakan format anggaran standar untuk organisasi tertentu. Gunakan tabel, grafik, dan gambar sebagaimana diperlukan.
Jelaskan proyek masa depan di bagian terpisah tentang prospek, bersama dengan perkembangan yang diantisipasi, hasil dan prediksi. Masukkan tujuan dan sasaran untuk periode pelaporan berikutnya.
Diskusikan rekomendasi di bagian terpisah. Buat saran untuk perbaikan, perluasan dan / atau pengembangan. Masukkan sumber daya yang dibutuhkan, pertimbangan anggaran, dan penambahan / pengurangan staf jika perlu.
Diskusikan poin-poin utama di semua area di bagian ringkasan dan kesimpulan. Sertakan pencapaian, tantangan, rekomendasi, dan prediksi yang signifikan.
Gunakan lampiran untuk menempatkan surat-surat menarik, sub-laporan, dan dokumen lain yang diperlukan untuk mendukung berbagai aspek laporan. Sertakan tabel / grafik data yang panjang.
Sertakan ringkasan eksekutif untuk ditempatkan sebelum pengantar. Tulis bagian ini setelah seluruh laporan selesai. Ringkaslah poin-poin penting di bawah judul utama yang digunakan dalam laporan yang lebih besar. Sertakan ringkasan dan kesimpulan, rekomendasi, prediksi, dan pencapaian / kerugian / peristiwa penting. Jangan menambahkan informasi yang tidak terkandung dalam laporan utama.
Item yang Anda butuhkan
-
Tujuan dan sasaran departemen
-
Kontribusi dari kepala bagian
-
Angka produksi
-
Detail personel
-
Informasi keuangan departemen
Kiat
-
Istilah khusus jargon dapat diterima untuk pemirsa teknis. Identifikasi audiens yang dituju untuk laporan Anda sebelum memulai dan menulis pada tingkat yang sesuai.
