Proposal departemen biasanya digunakan untuk memperoleh sumber daya untuk program baru atau perluasan, layanan baru atau cara lain dalam melakukan bisnis saat ini yang akan memerlukan persetujuan untuk membelanjakan alokasi anggaran departemen. Perlu cukup singkat untuk menghargai waktu pembuat keputusan, tetapi cukup komprehensif untuk mendapatkan persetujuan. Proposal dapat berupa respons terhadap Permintaan Proposal (RFP), atau mungkin tidak diminta.
Persiapan Proposal
Lakukan riset Anda. Baca RFP atau panduan proposal departemen secara menyeluruh. Ketahui apa yang mereka minta (format, panjang, jumlah bagian). Ikuti instruksi dengan tepat; jangan berimprovisasi.
Ketahui siapa yang Anda presentasikan proposal ke: CEO, dewan manajemen atau manajer departemen. Anda harus mengajukan proposal ke sudut pandang mereka. CEO akan membutuhkan pandangan yang lebih strategis, sedangkan manajer akan membutuhkan lebih banyak detail prosedural. Dewan manajemen akan terdiri dari keduanya, sehingga kedua tujuan harus didokumentasikan dengan baik.
Baca rencana strategis departemen, atau yang setara. Anda perlu menunjukkan bagaimana proposal Anda memenuhi tujuan strategis, atau hasil utama. Bacalah dokumen departemen terkait lainnya, terutama yang merujuk pada area tempat Anda bekerja.
Pengembangan Proposal
Mulailah dengan riwayat masalah yang akan Anda pecahkan, atau layanan yang akan Anda berikan. Jelaskan kebutuhan atau berikan analisis kebutuhan. Tunjukkan pemahaman Anda tentang struktur departemen dan di mana proposal ini akan cocok.
Identifikasi manfaat proposal Anda - jika memungkinkan secara kuantitatif. Sorot kekuatan dan peluang secara kuantitatif, dan tunjukkan solusi untuk kelemahan dan ancaman. Jelaskan opsi dan kemungkinan alternatif dalam hal biaya dan manfaat relatif. Lakukan analisis risiko; termasuk pertimbangan hukum dan mengidentifikasi solusi untuk risiko yang diidentifikasi. Sebutkan opsi yang Anda sukai, dan tunjukkan alasannya.
Identifikasi sumber daya manusia dan material yang akan diperlukan untuk opsi yang direkomendasikan, dalam hal jumlah dan biaya. Pastikan semua klaim Anda akurat dan Anda memiliki sumber daya untuk memasok hasil yang Anda janjikan.
Nyatakan kerangka waktu pekerjaan dengan jelas. Sertakan struktur rincian kerja dasar atau bagan Gantt, yang keduanya merupakan alat manajemen proyek. Jika Anda tidak terbiasa dengan mereka, maka cari rekan yang. Pastikan untuk memasukkan nama kolega yang memberikan bantuan signifikan, baik secara lisan atau dalam proposal.
Sebelum mengajukan proposal, sisihkan selama 24 jam. Baca dengan seksama, dan kenali kelemahannya; kencangkan tata bahasa. Mintalah seseorang yang Anda percaya untuk mengoreksi, dan menulis ulang jika perlu.
Buat ringkasan eksekutif. Dalam satu halaman atau kurang, sebutkan bagian-bagian penting dari proposal. Letakkan ini sebagai halaman pertama. Halaman kedua haruslah indeks atau daftar isi yang akurat.
Kiat
-
Jika Anda ingin hadir secara langsung, latih presentasi Anda di depan cermin, atau berikan kepada seorang rekan sebagai latihan lari kering.
Jangan pernah menjanjikan apa yang tidak dapat Anda berikan atau klaim yang tidak berdasar atau tidak benar.
