Prinsip akuntansi yang diterima secara umum menguraikan aturan akuntansi untuk transaksi keuangan. Perusahaan yang menjual produk sering menggunakan sampel produk untuk menunjukkan opsi kepada pelanggan. Sampel-sampel ini dapat dibuat atau dibeli oleh perusahaan. Dalam kedua kasus ini, ada biaya untuk sampel. Ada beberapa metode yang diizinkan untuk membayarkan sampel ini berdasarkan GAAP.
Aturan GAAP untuk Pengeluaran
Menurut prinsip-prinsip GAAP, pengeluaran harus dicatat dalam periode yang berisi pendapatan terkait. Jika pengeluaran tidak dapat dikaitkan langsung dengan pendapatan, biaya tersebut harus dibebankan pada periode terjadinya. Untuk mengeluarkan biaya, bisnis harus bertanggung jawab secara hukum untuk itu. Biaya tidak harus dibayar, hanya dikontrak. Misalnya, jika bisnis menyewakan ruang kantor, sewa setiap bulan harus dibebankan pada bulan itu, bahkan jika sewa belum dibayarkan. Untuk sampel produk, prinsip-prinsip GAAP memungkinkan pengeluaran sampel langsung ketika perusahaan membelinya atau mengkapitalisasi dan menunda sebagian biaya ke periode mendatang.
Pengeluaran Langsung untuk Sampel Produk
Meskipun sampel produk dapat digunakan selama beberapa periode akuntansi atau bahkan beberapa tahun, GAAP memungkinkan mereka untuk dibebankan saat awalnya dibeli. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa sampel seringkali tidak dapat dicocokkan secara langsung dengan pendapatan terkait. Banyak pelanggan dan pelanggan potensial dapat melihat sampel. Beberapa mungkin melakukan pembelian dan beberapa lainnya tidak. Pengeluaran sampel memungkinkan perusahaan untuk mengenali biaya ketika terjadi daripada mencoba untuk menentukan periode masa depan yang termasuk dalam biaya. Untuk menghitung pengeluaran, mendebit Sampel atau Persediaan pada laporan laba rugi dan mengkredit Hutang Bank atau Akun, tergantung pada apakah sampel telah dibayar.
Memanfaatkan Sampel Produk
Jika sampel produk dapat ditelusuri ke penjualan tertentu, mereka dapat dikapitalisasi dan kemudian dibebankan pada periode pendapatan terkait. Misalnya, jika sampel trim kayu kustom dibuat untuk pelanggan tertentu pada bulan Mei, perusahaan dapat memanfaatkan biaya pada buku-buku dan mengeluarkannya saat pelanggan melakukan pembelian pada bulan September. Entri akuntansi awal adalah kredit ke Kas atau Hutang dan debit ke Biaya Dibayar Dimuka. Ketika biaya dibebankan, akun Biaya Dibayar Dimuka dikreditkan dan akun Sampel atau Persediaan didebit.
Sampel usang
Jika suatu perusahaan memilih untuk mengkapitalisasi sampel produk dan membiayainya dalam periode mendatang atau selama beberapa periode, itu harus meninjau mereka secara teratur untuk memastikan bahwa mereka masih dapat digunakan. Jika sampel produk yang dikapitalisasi menjadi usang atau tidak lagi digunakan oleh perusahaan, itu harus dihapuskan pada periode itu. Ini juga berlaku jika sampel rusak dan tidak dapat lagi digunakan.
