Akuntan bekerja berbagai data setiap hari, dari data keuangan hingga jumlah persediaan hingga jam kerja. Untuk menggunakan data, staf akuntansi membutuhkan lokasi untuk menyimpan data. Lokasi di mana perusahaan menyimpan data akuntansinya disebut sistem informasi akuntansi. Sebagian besar perusahaan menggabungkan teknologi komputer untuk menyimpan catatan ini dan memungkinkan pengguna untuk mengakses catatan ini.
Data Akuntansi
Data akuntansi terdiri dari data keuangan dan non-keuangan. Data keuangan memberikan perincian untuk informasi yang dilaporkan pada laporan akuntansi, laporan keuangan dan permintaan pemerintah. Selain laporan, akuntan memelihara dokumentasi cadangan yang dapat digunakan untuk memverifikasi angka yang dilaporkan. Data non-keuangan terdiri dari jumlah penjualan, volume produksi, jam kerja dan deskripsi aset. Data non-keuangan mendukung angka keuangan yang dilaporkan. Jumlah penjualan memberikan perincian untuk total penjualan. Volume produksi memberikan perincian untuk jumlah persediaan. Data jam kerja memberikan detail untuk penggajian. Deskripsi aset memberikan perincian untuk aset dan properti yang dilaporkan.
Sistem Informasi
Sistem informasi menyediakan gudang untuk mengkompilasi semua data yang dibutuhkan dalam suatu perusahaan. Sistem informasi memerlukan organisasi yang kuat untuk memungkinkan pengguna mengakses informasi yang mereka butuhkan tanpa memberikan akses ke informasi rahasia di luar kebutuhan mereka. Banyak perusahaan membeli program perangkat lunak untuk mengelola kebutuhan sistem informasi mereka. Perusahaan lain mempekerjakan pemrogram komputer untuk membangun sistem informasi yang memenuhi kebutuhan spesifik mereka.
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang dibangun untuk memenuhi kebutuhan spesifik departemen akuntansi. Departemen akuntansi mengelola berbagai informasi rahasia. Tingkat tenaga kerja per jam dan gaji tahunan, bersama dengan informasi personil swasta, memerlukan akses terbatas di dalam departemen. Harga jual pelanggan harus tetap dirahasiakan, terutama ketika pelanggan yang berbeda membayar tarif yang berbeda untuk produk serupa. Pengetahuan tentang biaya produksi harus tetap internal agar pesaing mencoba untuk menurunkan harga perusahaan. Dengan masing-masing contoh ini, hanya karyawan tertentu yang memerlukan akses ke informasi. Sistem informasi akuntansi harus menyediakan mekanisme bagi karyawan tertentu untuk mengambil informasi tertentu yang harus mereka kerjakan tetapi bukan informasi di luar ruang lingkup tanggung jawab mereka.
Penggunaan
Selain menjaga kerahasiaan, sistem informasi akuntansi menyediakan pengguna dengan laporan yang dibuat untuk kebutuhan spesifik mereka. Sistem informasi akuntansi juga memungkinkan pengguna untuk mengunduh informasi ke dalam spreadsheet. Dalam spreadsheet, pengguna dapat memilih informasi tertentu untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri.
