Lelang diam-diam adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan uang untuk organisasi atau amal Anda sambil mengumpulkan pendukung dan meningkatkan kesadaran pada saat yang sama. Karena lelang senyap umumnya bertepatan dengan acara lain, undangan ke lelang diam-diam perlu memberi tahu para undangan apa yang sedang terjadi, bagaimana cara mereka berpakaian, jika mereka akan diberi makan, barang dan layanan apa yang ditawarkan untuk penawaran dan ke mana uang itu pergi. Bergantung pada formalitas acara dan tingkat hubungan yang Anda miliki dengan tamu Anda, format undangan dan pengiriman dapat dimodifikasi.
detail acara
Seperti halnya undangan, lokasi, tanggal (termasuk hari dalam seminggu) dan waktu harus dicantumkan dengan jelas dengan ejaan yang benar pada undangan. Undangan ke pelelangan diam harus memberi tahu tamu apa yang terjadi di samping pelelangan. Apakah itu makan malam, tarian, rodeo, malam teater misteri atau sesuatu yang sama sekali tidak terduga, para tamu perlu tahu apa lagi yang akan terjadi saat pelelangan berlangsung. Kerangka waktu umum dari berbagai peristiwa termasuk kapan penawaran dan penghentian yang sebenarnya harus dimasukkan dalam formulir daftar.
Pakaian
Ketika membutuhkan pakaian formal untuk acara formal yang bertepatan dengan lelang diam-diam, secara umum diterima bahwa "pakaian formal diperlukan" tidak perlu dinyatakan pada undangan. Undangan mengatur suasana acara atau pesta yang sedang berlangsung. Kualitas kertas, font yang digunakan dan detail acara harus memberi petunjuk pada seseorang bahwa mereka perlu berpakaian secara formal tanpa harus membacanya di media cetak. Untuk acara yang kurang formal atau undangan yang tampak formal yang tidak memerlukan pakaian formal, menyebutkan pakaian yang pantas tidak masalah. "Datanglah apa adanya" atau "berpakaian dalam kostum" adalah cara yang tepat untuk membuat tamu Anda tahu apa yang diharapkan dari mereka.
Donasi atau Penggalangan Dana
Undangan ke lelang diam-diam perlu memberi tahu tamu mengapa lelang itu terjadi dan bagaimana uang yang dihimpun akan digunakan. Dengan menggunakan frasa sederhana seperti "Menguntungkan Klub Anak Laki-Laki dan Perempuan Negara Bagian Utara" membuat para tamu tahu bahwa mereka menyumbang untuk amal dan bahwa amal tersebut bukan yang langsung mengenakan acara tersebut. Jalur terpisah dengan "Disponsori oleh" dan nama orang yang menghadiri acara tersebut diperlukan, dalam kasus tersebut. Jika pelelangan adalah penggalangan dana untuk organisasi yang sama yang mengadakan acara tersebut, kata-katanya harus "Penggalangan Dana untuk Klub Anak Laki-Laki dan Perempuan Negara Bagian Utara" dan dibiarkan begitu saja. Jika semua hasil akan langsung ke penerima, itu harus dinyatakan sebagai "100% dari hasil manfaat" diikuti dengan nama.
Makanan dan minuman
Sebagian besar lelang memiliki setidaknya makanan pembuka dan minuman tersedia saat pelelangan diam sedang berlangsung. Ini memungkinkan orang untuk bergaul dan merasa lebih nyaman. Apa pun tingkat makanan yang disajikan, itu harus dinyatakan atas undangan agar orang-orang tidak datang memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit makanan sebelumnya. "Makan malam disediakan" dapat ditambahkan di bagian bawah undangan atau jam makan malam akan disajikan terdaftar dalam program acara pada undangan. "Minuman yang disediakan" adalah cara sopan untuk memberi tahu para tamu bahwa pelelangan adalah acara yang lebih kasual dan tidak dimaksudkan untuk memenuhi selera seseorang saat mengajukan penawaran.
Format dan Pengiriman
Undangan harus ditempatkan dalam amplop dan dikirim daripada disajikan sebagai kartu pos untuk mempertahankan formalitas dan mengakomodasi semua informasi yang diperlukan untuk mengundang tamu ke pelelangan diam. Etiket untuk pengiriman undangan masih melalui USPS untuk pengiriman di 50 negara bagian. Jika lelang diam-diam menggunakan anggaran yang ketat atau sangat informal, undangan yang diserahkan langsung diizinkan, tetapi jangan menghasilkan reaksi yang sama dengan pemberian hak atau rahasia seperti undangan yang diterima melalui surat pos.
