Dana escrow adalah jumlah yang disetor oleh pembeli atau penjual ke dalam rekening escrow pihak ketiga yang netral di mana dana disimpan sampai selesainya suatu escrow. Dana yang disimpan dalam rekening escrow dianggap dana yang disimpan dalam kepercayaan. Mereka hanya dapat dicairkan setelah otorisasi tertulis oleh semua pihak ke escrow. Aturan ketat berlaku untuk jenis akun yang harus dipegang serta pencatatan yang terlibat.
Item yang Anda butuhkan
-
Pengarsipan nama bisnis fiktif
-
Nomor identifikasi federal
-
Resolusi perusahaan untuk mengatur akun
-
Sistem akuntansi entri ganda dengan buku besar pembantu
-
Setoran awal bank
Menyiapkan Akun Trust
Hubungi bank bisnis tentang pengaturan akun trust. Sebagian besar bank komersial menawarkan layanan ini, serta bank bisnis. Ini adalah akun terpisah yang hanya dapat digunakan untuk dana perwalian yang diterima dan disalurkan. Sebagian besar bank akan meminta pernyataan pengarsipan nama bisnis fiktif jika akun trust dibuat atas nama orang lain selain individu. Mereka juga akan meminta nomor identifikasi federal untuk bisnis tersebut. Ini diperoleh dari Internal Revenue Service. Jika akun sedang dibuka oleh korporasi, bank akan memerlukan salinan resolusi perusahaan yang mengesahkan akun untuk didirikan. Akun tersebut juga harus mengatakan "akun kepercayaan" pada judul.
Lakukan setoran awal ke akun escrow. Hukum negara berbeda-beda tentang berapa banyak uang yang dapat disetorkan ke dalam rekening escrow oleh pemilik akun. Ini untuk menghindari percampuran dana antara pemilik akun dan simpanan pelanggan. Misalnya, di California, setoran maksimum ke akun trust oleh pemilik adalah $ 200. Anda harus menghubungi departemen korporat negara bagian Anda untuk menentukan batas yang berlaku.
Siapkan sistem akuntansi untuk akun trust. Sistem harus berisi buku besar yang menunjukkan semua dana disetor dan ditarik dari rekening termasuk biaya bank dan biaya. Buku besar juga harus berisi buku besar pembantu untuk setiap transaksi yang terjadi. Misalnya, jika escrow dibuka pada pembelian rumah, itu harus diberi nomor identifikasi. Nomor ini dimasukkan ke dalam buku besar pembantu, di mana setiap setoran atau penarikan pada escrow tersebut harus dicatat secara terpisah dalam buku besar pembantu.
Penyimpanan Catatan untuk Dana Escrow
Setor dana escrow yang diterima ke akun trust escrow. Selalu beri pelanggan salinan untuk penerimaan dana yang mereka berikan kepada Anda dan salinan slip setoran yang dibuat ke bank. Juga, simpan salinan setoran untuk catatan Anda.
Buat entri ke dalam buku besar umum yang menunjukkan dana yang diterima, dan juga di buku besar pembantu yang ditugaskan untuk transaksi spesifik yang berkaitan dengan dana yang disetor.
Saldo semua buku besar pembantu setiap bulan sehingga total semua buku besar pembantu digabungkan sama dengan saldo buku besar umum dari akun trust.
Luangkan Dana Escrow dan Saldo Akun
Mencairkan dana dengan menulis cek terhadap akun trust yang dibayarkan kepada siapa pun yang berwenang untuk menerima dana.
Buat entri ke buku besar yang menunjukkan dana yang dicairkan serta ke buku besar pembantu yang menunjukkan pembayaran yang sama.
Saldo akun di akhir transaksi dengan memastikan bahwa ada saldo nol yang ditunjukkan di buku besar pembantu untuk transaksi. Misalnya, jika selama escrow, setoran diterima dan ditahan dalam jumlah $ 5.000, maka ketika transaksi ditutup, jumlah ini harus dicairkan sehingga saldo dalam rekening kepercayaan untuk transaksi itu nol
Rekonsiliasi rekening kepercayaan dengan rekening bank di akhir bulan. Misalnya, saldo dalam rekening trust harus sama dengan saldo rekening bank yang disesuaikan pada akhir setiap bulan. Saldo rekening bank yang disesuaikan adalah saldo akhir per laporan bank ditambah setoran yang belum ditunjukkan oleh bank, dikurangi dengan cek yang belum diselesaikan oleh bank.
Kiat
-
Ada beberapa sistem akuntansi yang tersedia yang dirancang khusus untuk akun kepercayaan. Hubungi akuntan atau CPA lokal Anda untuk saran tentang membangun sistem pencatatan akun kepercayaan.
Peringatan
Berhati-hatilah untuk tidak pernah mencampurkan dana pribadi Anda dengan dana akun trust. Ini berarti tidak menyetor uang pribadi atau perusahaan ke dalam akun trust atau menarik dana trust untuk penggunaan pribadi.
