Menulis surat kepada pejabat tinggi bisa menjadi masalah yang sangat rumit. Anda harus menyerang nada hormat yang tepat tanpa menjilat. Selain itu, Anda harus mengetahui salam yang tepat untuk digunakan dan memastikan bahwa gelar orang tersebut benar dalam surat dan di amplop. Tidak semua pejabat dengan peringkat yang sama diperlakukan sama. Misalnya, presiden sebuah republik disebut sebagai "Yang Mulia" dalam salam, sedangkan presiden Amerika Serikat disebut sebagai "Tuan Presiden."
Teliti judul penerima. Apakah dia seorang senator negara bagian, perwakilan atau yang lain? Anda tidak ingin salah, karena ini akan membuat Anda terlihat kurang informasi dan mengurangi kredibilitas Anda.
Mulai surat itu dengan mengetikkan alamat Anda tetapi bukan nama Anda. Lewati satu baris, dan ketikkan tanggal lengkap. Lewati baris tambahan, dan ketikkan alamat resmi pejabat tinggi dan alamat fisiknya. Misalnya, jika Anda menulis kepada ratu Inggris, Anda akan menulis: "Yang Mulia Ratu," diikuti oleh alamat rumahnya. Pada 2011, raja konstitusional adalah Ratu Elizabeth II. Namanya sebenarnya Elizabeth Alexandra Mary, tapi itu tidak pernah seperti yang dia katakan.
Mulai salam. Seringkali ini berbeda dari alamat. Misalnya, jika Anda menulis kepada ratu Inggris, Anda akan menggunakan "Nyonya" atau "Semoga itu menyenangkan Yang Mulia." Ikuti keduanya dengan tanda titik dua.
Ketikkan isi surat Anda. Berhati-hatilah untuk mempertahankan nada hormat sepanjang. Apakah Anda seorang subjek atau warga negara di bawah pemerintahan atau masa jabatan pejabat tinggi, perlakukan dia dengan hormat sesuai dengan posisi tersebut.
Akhiri surat itu dengan pernyataan penutup yang sesuai dengan gelar pejabat tinggi. Bagi sang ratu, subjek harus menandatangani dengan "Saya mendapat kehormatan untuk tetap, Nyonya, subjek yang paling rendah hati dan patuh," diikuti oleh nama lengkap dan tanda tangan subjek yang diketik di atasnya. Namun, untuk presiden Amerika Serikat, Anda hanya perlu menulis "Dengan Hormat," diikuti dengan nama dan tanda tangan yang Anda ketik. Saat menulis kepada mantan presiden, "Hormat" sudah mencukupi.
Alamat amplop menggunakan alamat formal yang sama yang muncul dalam surat itu. Misalnya, untuk mantan presiden Amerika Serikat, Anda akan menulis "Yang Terhormat (Nama)," diikuti dengan alamat fisik. Untuk ratu Inggris, Anda akan mengetik "Yang Mulia Ratu," diikuti oleh alamat fisik.
