"Lebih baik mendapatkannya secara tertulis" adalah salah satu peringatan yang paling banyak diucapkan di dunia bisnis. Tulisan itu yang membuat seseorang merasa percaya diri dalam kesepakatan seolah-olah mereka dilindungi karena semuanya diungkapkan dengan jelas. Saat menjalankan bisnis, mampu menjelaskan diri Anda di halaman dapat membuat perbedaan dalam negosiasi dan komunikasi, tidak hanya dengan rekan bisnis tetapi dengan klien dan prospek.
Apa Elemen Dasar Komunikasi?
Manusia berkomunikasi tiga cara: secara verbal, nonverbal dan melalui kata-kata tertulis. Bahasa nonverbal yang efektif berbicara dan percaya diri sangat membantu dalam membuat kesepakatan saat makan siang atau berjejaring di tengah orang banyak, tetapi tulisan yang memimpin daftar keterampilan kerja yang dicari oleh pemberi kerja.
Tidak semua orang bisa mengerjakan satu ruangan, dan tidak semua orang bisa memesan satu halaman, tetapi jika Anda bisa menguasai komunikasi lisan dan tulisan yang efektif, itu adalah pukulan satu-dua dalam karier yang hanya bisa dilakukan oleh beberapa orang saja.
Baik berkomunikasi secara langsung, melalui video, melalui email, di telepon, atau melalui media sosial, sangat penting untuk memahami pesan tersebut. Tetapi komunikasi adalah jalan dua arah. Mampu mengekspresikan diri adalah penting, tetapi mendengarkan adalah emas, terutama dalam bisnis. Mendengarkan dengan baik harus di bagian atas pedoman untuk komunikasi lisan yang efektif. Benar-benar mendengar (atau membaca) apa yang dikatakan oleh kolega, majikan, dan pelanggan Anda, menyerapnya dan menjawab dengan cara yang memenuhi kebutuhan dan kekhawatiran mereka adalah keterampilan terbesar yang pernah Anda kuasai - dan keterampilan yang akan sama-sama bermanfaat dalam kehidupan pribadi Anda.
Apa itu Komunikasi Tertulis?
Menulis lebih banyak digunakan saat ini daripada pada titik mana pun dalam sejarah manusia. Dari pembaruan Facebook dan ledakan email hingga pesan teks dan laporan bisnis, kata-kata ada di mana-mana. Komunikasi tertulis adalah segala sesuatu yang menggunakan kata-kata dan bahasa dalam bentuk cetak atau tulisan pada layar, dinding atau papan tulis untuk menyampaikan pesan.
Cara Anda menggunakan kata-kata Anda dapat, dan seharusnya, bervariasi tergantung pada platform yang Anda gunakan untuk mengekspresikan diri. Dalam bisnis, itu berarti menjadi sedikit lebih formal. Di halaman bisnis Facebook, itu berarti menjadi sedikit kurang formal. Dalam email, itu berarti jelas tetapi ringkas. Penulis komunikasi legendaris Marshall McLuhan pernah berkata, "Media adalah pesannya," dan hari ini itu masih benar, tetapi media mendefinisikan pesan tersebut.
Demystifying Communication Tertulis
Setiap penulis profesional sering diberitahu oleh orang lain bahwa mereka "sangat beruntung" mereka dapat menulis dengan baik, karena kebanyakan orang menyesalkan bagaimana sesuatu yang hilang antara otak di halaman.
Tetapi menulis itu seperti keterampilan atau bakat apa pun: semakin banyak Anda melakukannya, semakin baik Anda mendapatkannya. Jangan lakukan itu dan Anda akan gagal setiap saat. Ketika Anda mulai menulis lebih banyak, lakukan lebih lambat dan lebih serius, dan segera Anda akan lebih percaya diri dan kata-kata akan datang lebih cepat. Jurnal setiap hari untuk dump otak karena ini membantu pikiran Anda menjadi lebih jelas, yang pada gilirannya membantu upaya penulisan lainnya.
Dan selalu, selalu edit. Perbedaan antara seseorang yang berpikir bahwa mereka nyaris tidak bisa menulis dan penulis profesional bukan hanya tentang keterampilan atau praktik atau bakat yang tidak berwujud - itu juga tentang penyuntingan. Kebanyakan penulis profesional tidak mengedit satu atau dua kali, mereka mengedit beberapa kali. Saat mengedit, berpura-pura tidak tahu apa yang sudah Anda tulis, dan membacanya seolah-olah Anda seseorang yang membacanya pertama kali. Bacalah sehingga Anda mendengar suara di kepala Anda, dan jika Anda menemukan sesuatu saat membacanya, itu kemungkinan karena Anda belum mengungkapkan pikiran itu dengan jelas. Cobalah menulis ulang kalimat itu, menyusun ulang kalimatnya atau menemukan kata-kata yang lebih spesifik. Lalu edit lagi.
Apa Saja Elemen dari Menulis yang Efektif?
Pilihan kata, sintaksis, tanda baca dan gaya adalah elemen yang jelas dari penulisan yang efektif. Tanpa mereka, sisanya tidak dapat dipercaya.
Tetapi semua itu tidak masalah jika tidak ada ide atau sasaran sentral yang baik di balik penulisan. Untuk apa komunikasi itu dan apa yang perlu dipahami? Atau, dalam bahasa hari ini, apa yang dibawa?
Maka, harus diatur dengan baik. Gagasan tersebut harus diperkenalkan dalam coretan luas dalam paragraf awal dan dijelaskan atau diuraikan dalam paragraf berikutnya. Anggap orang yang membacanya itu tidak akrab dengan topik dan jelaskan tetapi tanpa menggurui. Dukung ide dengan bukti atau contoh atau gunakan kutipan yang mendukung pesan yang Anda sampaikan.
Akhiri dengan merujuk pada ide yang Anda ungkapkan dalam pembukaan, tetapi hindari menggunakan klise seperti, "sebagai kesimpulan."
Misalnya, katakanlah Anda membuka email kantor dengan sesuatu seperti, “Akhir-akhir ini, beberapa diskusi telah terjadi seputar gagasan untuk menciptakan lebih banyak dokumentasi yang dihadapi klien untuk meningkatkan komunikasi dan meningkatkan kepercayaan. Saya mendukung saran ini karena … "Sebuah kesimpulan yang bagus akan merujuk kembali ke pembukaan ini, seperti," Pada akhirnya, lebih banyak korespondensi yang dihadapi klien mungkin tampak seperti tanggung jawab yang memberatkan lainnya, tetapi saya percaya imbalannya akan datang dari pada akhirnya menerima lebih sedikit pertanyaan dari luar. biru dan menciptakan dialog berkelanjutan yang lebih baik dan kepercayaan yang lebih besar. Saya berharap untuk membahas ini secara lebih rinci."
Menulis Buku dan Aplikasi yang Bermanfaat
Sangat disayangkan untuk dinilai berdasarkan hal-hal seperti tanda baca karena tidak mudah bagi semua orang, tetapi kenyataannya adalah orang-orang cenderung lebih dihormati dan dipercaya ketika mereka mengekspresikan diri dengan baik secara tertulis.
Jika Anda sering merasa kehilangan kata-kata karena Anda tidak yakin dengan tata bahasa, sintaksis atau tanda baca Anda, Anda jauh dari sendirian.
Saat ini, perangkat lunak seperti Microsoft Word memiliki pengeditan dasar untuk tata bahasa dan sintaksis, jadi gunakan itu untuk konsep pertama. Tetapi ada pemain baru di blok tersebut seperti aplikasi Hemingway Editor, yang juga memiliki situs desktop, tempat Anda dapat menyalin dan menempelkan tulisan Anda untuk melihat bagian yang disorot jelas yang menunjukkan di mana Anda salah dengan saran untuk memperbaikinya. Bahkan penulis profesional menggunakan aplikasi ini.
Sejumlah buku juga dicintai dengan menulis pro, seperti "Elements of Style" karya William Strunk dan "On Writing _." Stephen King.
Tip Menulis Bisnis Dasar
- Berhenti dan pikirkan. Penulis berpikir sebelum mereka menulis, dan itu membuat semua perbedaan menjadi jelas. Buat rencana sebelum Anda mulai. Jangan menguburnya. Pertahankan ide utama Anda di depan dan di tengah. Mulai dari sana, jangan tempelkan tiga paragraf ke bawah.
- Tetap murah dan sederhana. Berhentilah menggunakan kata-kata $ 5 - dapatkan nilai uang Anda dengan berbicara secara sederhana dan jelas. Katakan "gunakan," bukan "manfaatkan." Jangan gunakan jargon, jangan mencoba terdengar pintar, biarkan ide-ide Anda Jadilah cerdas. Bahasa sehari-hari akan mengekspresikan gagasan Anda jauh lebih baik dan Anda akan merasa lebih nyaman saat Anda menulis - dan itu akan ditampilkan ketika orang lain membacanya.
- Jangan buang kata-kata. Gunakan sesedikit mungkin kata dan bunuh frase multi-kata. “Hasil akhir” seharusnya hanya menjadi “hasil,” dan ada begitu banyak contoh lagi. (Microsoft Word sangat bagus untuk menunjukkan frasa pemborosan kata ini)
- Kurangi kata sifat dan kata keterangan. Gunakan kata-kata tertentu. "Mobil empat pintu" adalah sedan. Berlari cepat adalah "berlari." Gunakan tesaurus untuk memperluas pilihan Anda.
- Menulis lebih banyak dan membaca lebih banyak untuk menjadi lebih baik. Membaca lebih banyak buku akan membantu Anda mendapatkan tempat yang lebih baik untuk menulis. Menulis setiap hari, baik dalam jurnal atau dalam posting Facebook panjang untuk bisnis Anda, akan membantu Anda menjadi lebih percaya diri dalam mengekspresikan diri.
- Selalu kenal audiens Anda. Untuk siapa Anda menulis dapat, dan harus, mengubah apa yang Anda katakan dan bagaimana. Berhati-hatilah dengan siapa yang membaca Anda.
- Jangan pernah mengirim draf pertama Anda. Bahkan penulis profesional berhenti membaca ulang dan mengerjakan ulang email mereka. Draf pertama tidak pernah sempurna.
- Edit, edit, edit, edit. Mengedit akan mengubah hidup Anda.
