Rapat staf kantor gigi sangat penting untuk menjaga agar praktik gigi berfungsi dengan baik. Rapat staf dapat diadakan pada berbagai interval, seperti mingguan, dua mingguan, atau bulanan, dan harus mencakup semua karyawan. Untuk membuat pertemuan staf kantor gigi sukses dan produktif, lepaskan gelar, hindari gangguan, diskusikan masalah, hilangkan pertahanan, dan pastikan untuk menyebutkan hal-hal positif.
Lupakan Judul
Praktik gigi terdiri dari sekelompok karyawan dengan jabatan berbeda. Setiap judul menandakan tingkat kepemimpinan yang dimiliki karyawan dalam kantor: dokter gigi biasanya yang mengawasi seluruh praktik dan membuat sebagian besar keputusan, dan asisten gigi, ahli kesehatan, dan personil kantor adalah karyawan praktik tersebut. Memiliki anggota staf melepaskan gelar mereka saat mereka berada dalam rapat staf memungkinkan setiap orang untuk berbicara secara bebas dan didengar sebagai aset yang setara dengan praktik.
Konsep pertemuan kantor gigi ini juga menghilangkan hak istimewa, sehingga seorang karyawan yang lebih tinggi pada skala pengambilan keputusan tidak mendapatkan favoritisme untuk idenya daripada gagasan orang lain. Tunjuk fasilitator baru untuk setiap pertemuan untuk membantu mencegah potensi disorganisasi selama pertemuan.
Hindari Gangguan
Kantor gigi sering menerima panggilan telepon dari pasien yang menjadwalkan janji temu atau mengajukan pertanyaan, dan dari tenaga penjualan yang memasang produk mereka. Agar setiap orang dapat berpartisipasi dan memberikan perhatian penuh pada rapat, kirim panggilan telepon ini ke mesin penjawab dan hadiri setelah rapat. Ubah pesan mesin penjawab untuk memberi tahu pasien mengapa anggota staf tidak menjawab telepon. Teknik ini menginformasikan pasien tentang upaya praktik gigi untuk menjaga dan mempromosikan kantor yang berjalan dengan baik. Anda dapat mempertimbangkan untuk menetapkan saluran telepon tertentu selain dari nomor utama praktik untuk panggilan darurat, dan meminta satu karyawan untuk menjawab telepon itu jika berdering selama rapat.
Diskusikan Masalah
Memulai rapat staf dengan membahas masalah-masalah dalam praktik gigi memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat. Mengatasi masalah apa pun di awal pertemuan membuka jalan untuk membahas tujuan rapat lainnya. Untuk mendorong karyawan untuk berbicara tentang masalah apa pun yang mereka inginkan, fasilitator pertemuan harus menyebutkan daftar bidang di mana mungkin ada masalah, seperti perawatan pasien, penagihan dan pembayaran pasien, kebersihan kantor, peralatan, dan persahabatan staf.
Hilangkan Defensiveness
Hilangkan defensif dengan memastikan bahwa kritik itu konstruktif dan tidak menyerang siapa pun secara pribadi. Seorang karyawan yang merasa sedang diserang akan melawan balik secara verbal, yang dapat mengurangi produktivitas rapat staf. Teknik pertemuan ini membantu semua peserta dalam mendengarkan dengan seksama masalah yang diangkat.
Sebutkan Positif
Setelah membahas masalah di kantor, fasilitator perlu memulai diskusi tentang hal-hal baik yang terjadi di kantor. Sebuah komentar bagus yang dibuat oleh seorang pasien yang berkaitan dengan staf atau praktik, atau pekerjaan yang diselesaikan oleh satu anggota staf untuk yang lain, adalah beberapa contoh positif yang dapat Anda sampaikan dalam pertemuan tersebut. Setiap tindakan positif yang mungkin tidak diketahui, seperti contoh ketika seorang ahli kebersihan membersihkan instrumen asisten gigi, cocok untuk disebutkan selama diskusi positif.
