Cara Melakukan Penggajian Usaha Kecil

Penggajian bisnis kecil adalah bidang yang sangat diatur yang melibatkan segala sesuatu mulai dari informasi pribadi karyawan hingga persyaratan hukum pemerintah federal. Ini adalah bidang bisnis yang, jika tidak dilakukan dengan benar, dapat menuai konsekuensi yang keras. Menerapkan perangkat lunak akuntansi penggajian terbaik untuk jenis bisnis Anda, memiliki urutan pemrosesan penggajian yang ditetapkan dan memahami aturan dan peraturan pajak penggajian yang ada - semuanya bergabung untuk memastikan keberhasilan seseorang dalam menangani bidang ini dengan benar, efektif dan efisien. Ketepatan waktu dan kepatuhan terhadap detail sangat penting.

Item yang Anda butuhkan

Formulir penggajian dan publikasi
Sistem akuntansi penggajian
Rekening bank penggajian
Pemeriksaan akuntansi penggajian

Tentukan periode pembayaran. Apakah gaji Anda diproses setiap hari, mingguan, dua mingguan atau bulanan? Kembangkan jadwal bulanan dan patuhi itu. Sebarkan kalender dengan tanggal berakhirnya periode pembayaran (tanggal di mana karyawan harus memiliki kartu waktu) dan tanggal pembayaran yang ditentukan di atasnya.

Mengembangkan formulir penggajian internal seperti permintaan cuti sakit, permintaan liburan dan permintaan cuti. Pesan formulir dan publikasi IRS. Formulir penting yang terkait dengan penggajian untuk memesan dari IRS termasuk Circular E, publikasi yang berisi semua yang perlu diketahui pemilik usaha kecil tentang penggajian dan pajak yang terlibat, W-9 untuk jumlah pemotongan karyawan, 941 (pengembalian pajak triwulanan) dan 940 (SPT tahunan).

Beli perangkat lunak akuntansi penggajian khusus untuk jenis bisnis Anda; misalnya: berorientasi layanan, manufaktur, ritel, perhotelan, atau medis. Setiap program akan memiliki aspek yang diarahkan pada bidang spesialisasi Anda dalam upaya membuat proses penggajian beroperasi seefisien mungkin.

Buka rekening bank penggajian. Memiliki rekening bank khusus untuk penggajian akan membantu pencatatan dengan memisahkan operasi keuangan perusahaan dari penggajian. Ini juga dapat digunakan untuk melacak pajak gaji. Juga siapkan pengarsipan elektronik untuk pajak gaji sekarang.

Pesan cek daftar gaji dengan nama dan alamat perusahaan Anda, begitu Anda membuka rekening bank gaji Anda. Ini dapat dilakukan melalui lembaga keuangan Anda atau sumber luar. Pastikan cek sesuai dengan program perangkat lunak akuntansi Anda.

Berikan masing-masing sewa baru W-9, tentukan tingkat upah mereka dan beri tahu mereka tentang cara menyerahkan jam kerja mereka ke daftar gaji. Apakah itu melalui kartu waktu atau lembar waktu? Tekankan pentingnya mengirimkan informasi sesuai jadwal kepada petugas penggajian.

Masukkan data karyawan. Setelah Anda menerima semua pengajuan penggajian karyawan, mulailah memasukkan jam kerja, cuti sakit, cuti yang dibayar dan tidak dibayar, pemotongan seperti tunjangan anak dan garnishment ke dalam perangkat lunak akuntansi penggajian. Akan ada laporan penggajian yang merangkum informasi. Periksa ulang angka-angka ini untuk memastikan kebenaran data yang Anda masukkan.

Tentukan pajak gaji. Setelah semua data gaji karyawan Anda dimasukkan, pajak gaji akan dihitung. Perangkat lunak penggajian akuntansi Anda akan menghitung jumlah ini, termasuk bagian pencocokan pemberi kerja untuk FICA. Verifikasi angka-angka ini dengan membaca Circular E Anda dan menghitung jumlahnya secara manual.

Cetak dan bagikan cek gaji. Mencetak cek penggajian Anda juga melibatkan langkah memposting transaksi ke akun penggajian. Pastikan informasi telah diposting dengan benar. Bagikan cek saat siap.

Kirim pajak gaji. Untuk menghindari hukuman dan potensi bunga, disarankan untuk secara elektronik mengirimkan pajak gaji kepada IRS setelah menyelesaikan proses penggajian. Periksa dengan pemerintah negara bagian dan lokal Anda untuk persyaratan pengajuan mereka.

Kiat

Jika menurut Anda bisnis Anda terlalu kecil untuk menjamin akun penggajian terpisah yang melibatkan cek penggajian terpisah, gunakan cek perusahaan untuk keperluan penggajian. Tulis jumlah pemotongan di suatu tempat di cek, mungkin di rintisan cek.