Mengembangkan anggaran departemen membutuhkan pemahaman menyeluruh tentang proses dan departemen yang dimaksud. Pertimbangkan anggaran departemen sebagai rencana pengeluaran untuk tahun fiskal mendatang. Saat menyiapkan dokumen pendahuluan, faktor dalam variabel yang terkait dengan pendapatan dan pengeluaran, memungkinkan bantal jika angka pendapatan yang diproyeksikan gagal terwujud. Anggaran yang sehat dan dapat dikerjakan hanya sebaik input angka dari arsitek produk akhir.
Tetapkan tujuan yang masuk akal untuk tahun fiskal mendatang. Angka awal harus mencakup harapan untuk masa depan departemen yang segera. Sementara perhitungan awal ini cenderung berbatasan dengan sisi optimis, usahakan untuk tetap realistis dengan perkiraan angka. Ingatlah bahwa anggaran merupakan pekerjaan dalam proses, yang membutuhkan penyesuaian sepanjang tahun, jadi dalam jangka panjang lebih baik untuk mengirimkan harapan yang masuk akal.
Cari masukan. Konsultasikan dengan anggota lain dari departemen, terutama yang paling akrab dengan operasi sehari-hari kantor, sebelum berkomitmen untuk angka permanen. Jadikan karyawan sebagai faktor penting dari kemajuan penganggaran. Bagaimanapun, mereka adalah yang di garis depan dalam lingkungan bisnis apa pun dan umumnya memiliki wawasan yang luar biasa mengenai apa yang bisa dan tidak berfungsi.
Analisis arus masuk. Harapan realistis akan pendapatan membutuhkan analisis anggaran sebelumnya. Sebelum memasukkan angka awal, bandingkan angka bulan-ke-bulan, kuartal-ke-kuartal dan tahun-ke-tahun dari tahun sebelumnya. Jika ada keadaan luar biasa terkait dengan angka tahun lalu, kembalilah dua tahun. Cari tren yang memengaruhi pendapatan. Pertimbangkan belanja liburan jika bisnisnya bersifat eceran. Lihatlah kuartal pertama tahun sebelumnya jika perusahaan menangani pengembalian pajak penghasilan. Apa pun bidang keahlian bisnis, pertimbangkan faktor-faktor khusus untuk perusahaan yang memompa atau menghancurkan arus kas masuk. Mengumpulkan informasi ini membuat penganggaran arus kas menjadi proses yang jauh lebih sederhana.
Analisis arus keluar. Biaya tak terduga dapat merusak anggaran apa pun. Agar pemecah anggaran seminimal mungkin, perhatikan dengan cermat anggaran sebelumnya untuk menentukan tren. Pertimbangkan personil. Adakah yang pensiun? Apakah PHK itu suatu kemungkinan? Jika perekrutan diperkirakan, bagaimana dengan pelatihan dan biaya lain yang terkait dengan karyawan baru? Mempertimbangkan usia peralatan saat memperhitungkan biaya. Tanyakan apakah komputer atau printer atau mesin fotokopi perlu ditingkatkan dalam periode anggaran mendatang. Jika demikian, dapatkan perkiraan tegas tentang biaya penggantian sebelum mengirimkan produk akhir untuk ditinjau. Jika inventarisasi persediaan merupakan bagian dari anggaran departemen, pertimbangkan tidak hanya biaya persediaan, tetapi juga biaya per kaki persegi untuk menampungnya dan personel serta peralatan yang diperlukan untuk mengelola produk. Singkatnya, analisis setiap detail untuk membuat produk akhir yang berfungsi sepanjang tahun.
Siapkan anggaran. Sebagai langkah terakhir dalam menyiapkan anggaran akhir, berkonsultasilah dengan manajer departemen lain. Masukan mereka dapat memiliki konsekuensi untuk anggaran untuk departemen Anda. Ke depan adalah tujuan utama dari setiap anggaran. Mempersiapkan anggaran departemen menjadi tugas yang mudah jika dasar yang diperlukan untuk penyelesaiannya diletakkan di muka. Juga perlu diingat bahwa anggaran adalah dokumen yang dapat ditempa, yang konsisten dengan tujuan perusahaan dan mudah disesuaikan jika diperlukan.
