Untuk menjadi pemimpin industri atau bahkan hanya untuk maju dalam karir Anda, Anda harus menguasai seni komunikasi, atau proses di mana individu berinteraksi, bertukar dan menafsirkan makna. Menyampaikan informasi tanpa berpikiran melalui obrolan kosong itu mudah. Berkomunikasi secara efektif membutuhkan keterampilan dan kemahiran. Agar berhasil berkomunikasi, Anda harus dapat mempresentasikan ide secara efektif, persuasif, jelas dan ringkas.
Bagaimana Menguasai Seni Komunikasi dalam Bisnis
Sebagai kualitas penting dalam dunia bisnis, komunikasi dapat membuat atau menghancurkan karier Anda. Untuk menjadi pemimpin industri atau bahkan hanya untuk maju dalam karir Anda, Anda harus menguasai seni komunikasi, atau proses di mana individu berinteraksi, bertukar dan menafsirkan makna. Menyampaikan informasi tanpa berpikiran melalui obrolan kosong itu mudah. Berkomunikasi secara efektif membutuhkan keterampilan dan kemahiran. Agar berhasil berkomunikasi, Anda harus dapat mempresentasikan ide secara efektif, persuasif, jelas dan ringkas. Komunikasi hanya berhasil ketika pengirim dan penerima memahami konten dalam informasi yang disajikan dengan cara yang sama. Jadi, bagaimana Anda menguasai seni komunikasi?
Memahami prinsip-prinsip komunikasi dasar Pertama, Anda harus jelas tentang mengapa Anda berkomunikasi dan kemudian mengomunikasikan pesan Anda tanpa kesalahpahaman dan kebingungan yang dihasilkan. Mengurangi frekuensi kesalahpahaman dengan komunikasi yang jelas, singkat, akurat, dan terencana dengan baik. Pertimbangkan tujuan Anda karena Anda harus mengartikulasikannya untuk mencapainya. • Apa yang ingin diingat audiens Anda? • Apa yang ingin Anda sampaikan? • Apa yang ingin dicapai pesan Anda?
Kedua, Anda perlu tahu cara mengirim informasi sedemikian rupa sehingga dapat diterjemahkan dengan benar oleh penerima. Keberhasilan dalam hal ini tergantung pada pernyataan informasi yang jelas tetapi juga dalam mengantisipasi dan menghilangkan sumber potensial untuk kesalahpahaman. Kuncinya: mengenal audiens Anda. Pesan Anda disampaikan kepada masing-masing anggota audiensi, yang semuanya memasuki proses komunikasi dengan ide dan keyakinannya sendiri yang pasti akan memengaruhi pemahamannya tentang pesan tersebut. Juga, sangat penting bagi Anda untuk memahami kekuatan dan kelemahan saluran komunikasi yang berbeda yang termasuk, tetapi tidak terbatas pada, secara langsung, telepon, email dan teks. Pastikan untuk menggunakan saluran yang sesuai untuk pesan Anda. Misalnya, memberikan arah yang panjang ke telepon mungkin bukan rute yang paling efektif. Demikian juga, tidak ada yang memberikan umpan balik negatif melalui email. Periksa kekuatan dan kelemahan semua saluran komunikasi dalam kaitannya dengan pesan Anda untuk memastikan Anda memilih saluran mana yang akan menyampaikan pesan terbaik. Jadilah menerima umpan balik dari audiens Anda, terutama ketika berkomunikasi secara langsung atau melalui telepon. Perhatikan baik-baik reaksi verbal dan non-verbal terhadap pesan Anda untuk membantu mengukur apakah audiens memahami makna informasi yang disajikan. Cara lain untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda dalam bisnis adalah dengan menghilangkan segala hambatan yang dapat menyebabkan kesalahpahaman. Hambatan potensial terhadap pesan Anda bisa berupa apa saja dari terlalu panjang, menggunakan saluran komunikasi yang salah, tidak terorganisir dalam penyajian informasi Anda, menggunakan bahasa verbal dan non-verbal yang buruk, menawarkan terlalu banyak informasi terlalu cepat, tidak memahami budaya audiens dan tidak menyajikan pesan yang disederhanakan dan ringkas. Selain panduan umum ini, Anda dapat mengasah keterampilan komunikasi Anda dengan berfokus pada area komunikasi yang lebih umum seperti menciptakan kesan pertama yang efektif dan menarik, menyampaikan bahasa tubuh non-verbal yang benar, berkomunikasi secara verbal secara efisien, mendengarkan secara aktif, berfokus pada pengembangan tulisan Anda keterampilan dan mempelajari etika yang tepat untuk berkomunikasi melalui saluran teknologi.
Menciptakan kesan pertama yang langgeng Tujuan menciptakan kesan pertama yang langgeng adalah untuk membangun kenyamanan, kepercayaan, dan hubungan dengan orang yang Anda temui. Hanya perlu sekilas, sekitar tiga detik, bagi seseorang untuk mengevaluasi Anda saat bertemu untuk pertama kalinya. Pendapat mereka tentang Anda dengan cepat dibentuk berdasarkan penampilan, bahasa tubuh, sikap, perilaku, dan cara Anda berpakaian. Dalam bisnis, sangat penting bahwa Anda selalu menciptakan kesan kehadiran profesional. Beberapa cara mudah untuk membuat kesan pertama yang kuat dan efektif adalah sebagai berikut: • Buat kontak mata langsung yang ramah untuk mengembangkan rasa saling percaya. • Berdiri dan duduk tegak ketika postur tubuh yang baik menciptakan kesan instan kompetensi dan menunjukkan Anda nyaman dalam situasi bisnis. • Pertahankan kontak mata melalui berjabat tangan dan beri nama orang tersebut dengan namanya. • Tiba sepuluh hingga lima belas menit lebih awal dari waktu yang dijadwalkan. • Berpakaian sesuai untuk pertemuan. Ketahui tradisi dan norma karena Anda tidak ingin tampil dalam setelan bisnis saat semua orang berpakaian kasual. • Pertahankan penampilan yang bersih dan rapi. Lakukan pemeriksaan cepat tiga puluh detik sebelum rapat. • Tersenyumlah dengan kehangatan dan kepercayaan diri. • Bersikap sopan dan penuh perhatian.
Kesan pertama adalah tentang menghasilkan persepsi kehadiran profesional untuk membangun kredibilitas. Gunakan bahasa tubuh Anda untuk memproyeksikan kepercayaan diri dan kepercayaan diri yang tepat dengan berdiri tegak, tersenyum hangat untuk membuat orang lain nyaman, membuat kontak mata yang ramah, menyapa dengan jabat tangan yang kuat, menyampaikan sapa kepada semua orang, memproyeksikan antusiasme dan keanggunan yang tulus dan dengan berpakaian dengan tepat.
Tekankan kembali pesan Anda melalui komunikasi non-verbal. Hanya sekitar tujuh persen makna emosional dalam pesan yang terdiri dari kata-kata yang sebenarnya dan tiga puluh delapan persen lainnya dikomunikasikan melalui nada suara dan nada suara kami. Ini berarti lima puluh lima persen dari makna kita dalam pesan disampaikan melalui komunikasi non-verbal yang meliputi ekspresi wajah, gerakan dan postur. Jadi, walaupun Anda mungkin mengatakan satu hal, bahasa tubuh Anda mungkin mengekspresikan sesuatu yang sama sekali berbeda. Para profesional yang cerdas memanfaatkan keterampilan komunikasi non-verbal untuk membangun kepercayaan dan hubungan dengan pelanggan dan kolega dengan menjaga bahasa tubuh mereka konsisten dan selaras dengan pesan verbal mereka. Untuk berkembang di dunia bisnis, Anda harus belajar untuk tidak hanya menyampaikan pesan Anda secara verbal tetapi juga secara non-verbal. Gunakan komunikasi non-verbal secara sadar dan sengaja untuk menjadikannya sumber kekuatan dan kekuatan dalam interaksi bisnis Anda. Pertama, pahami kekuatan dan kelemahan komunikasi non-verbal Anda, kemudian jabarkan komponen-komponennya dan praktikkan eksekusi yang berdampak, konsisten, dan alami dimulai dengan kontak mata. Coba mulai dengan yang berikut ini: • Periksa pintu masuk Anda ke sebuah ruangan. Apakah Anda memperhatikan ketika Anda memasuki ruangan? • Apakah Anda menawarkan tangan Anda segera ketika bertemu seseorang tanpa memandang ras atau jenis kelamin? • Apakah Anda secara konsisten melakukan kontak mata dengan orang lain saat rapat dan sepanjang percakapan? • Apakah Anda cenderung memberi isyarat dengan cara yang mengganggu yang dapat menghambat kemampuan seseorang untuk terhubung dengan Anda? • Apakah sinyal non-verbal yang Anda kirim jelas dan konsisten dengan pesan Anda? Atau apakah orang pada umumnya bingung ke mana mereka berdiri dengan Anda? • Apakah Anda menyadari reaksi wajah Anda dalam situasi yang berbeda?
Kehadiran fisik kami adalah hal yang diperhatikan orang lain ketika bertemu kami, jadi pastikan Anda mengeluarkan energi, memiliki postur tubuh yang benar, berjabat tangan erat dan melakukan kontak mata yang bersahabat. Belajar untuk tidak hanya menguasai bahasa tubuh awal Anda, tetapi juga reaksi Anda terhadap orang lain juga seperti mempertahankan wajah tanpa ekspresi ketika marah. Terakhir, belajar untuk mencocokkan dan mencerminkan dengan mengadopsi perilaku dan tingkah laku orang atau orang-orang yang berinteraksi dengan Anda.Mencocokkan tingkat energi, ekspresi wajah, nada suara, kosakata, dan kecepatan adalah cara tercepat untuk membangun hubungan dalam proses komunikasi. Isyarat non-verbal menyediakan konteks untuk menafsirkan konten komunikasi mentah sehingga Anda perlu memastikan bahwa pesan verbal dan non-verbal Anda tetap sinkron.
Menghidupkan kembali komunikasi verbal. Komunikasi tatap muka akan selalu menjadi saluran komunikasi terbaik. Jangan pernah meremehkan nilai nada suara dan emosi yang dibawa melalui bahasa tubuh, terutama ketika mengkritik seseorang atau memberikan umpan balik negatif. Jika Anda tidak setuju dengan seseorang sementara kata-kata Anda mungkin mengekspresikan ketidaksetujuan Anda, nada, postur dan kontak mata Anda dapat, pada saat yang sama, mengungkapkan nilai Anda dan menghormati pendapat orang lain. Sementara percakapan telepon juga merupakan saluran komunikasi yang lebih baik, percakapan itu masih jauh dari interaksi tatap muka. Kami mengandalkan sup kaya isyarat non-verbal untuk menafsirkan makna di balik kata-kata orang lain dan pertemuan tatap muka membantu mengimbangi hambatan potensial yang dapat salah mengartikan pesan yang dimaksud. Jadi, jika Anda ragu tentang metode mana yang harus digunakan, berkomunikasi dengan seseorang secara langsung selalu merupakan metode paling aman dan paling efektif untuk memastikan pesan Anda dikomunikasikan secara efektif. Jika Anda mengalami kesulitan mengekspresikan diri secara verbal, cobalah beberapa hal berikut untuk membantu mempertajam keterampilan komunikasi verbal Anda: • Tonton interaksi verbal di kantor Anda untuk mendengarkan bagaimana individu menyampaikan ide kepada klien, untuk mendengar nada suara dan suara yang digunakan saat presentasi ide dan bagaimana poin perbedaan diperdebatkan. • Berlatihlah mengekspresikan ide-ide Anda kepada teman dan keluarga dan minta mereka mengkritik Anda. Pastikan Anda tahu apakah mereka memahami apa yang ingin Anda sampaikan atau tidak. • Dapatkan pekerjaan penjualan paruh waktu untuk membantu Anda mendapatkan kepercayaan diri dalam mengekspresikan diri dan berkomunikasi secara verbal dengan orang lain. • Manfaatkan cerita, kutipan, dan lelucon untuk membantu menyampaikan pesan Anda. • Atur ide-ide Anda sebelumnya dan siapkan pesan Anda. • Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Berbicaralah secara khusus, singkat dan hindari bahasa yang sembrono. • Bersikap positif dalam sikap dan pemilihan kata. • Gunakan bahasa yang jelas, contoh, tetap optimis dan gunakan berbagai nada suara untuk membuat audiens tetap terlibat. • Rekam diri Anda untuk lebih memahami gaya komunikasi unik Anda.
Menguasai komunikasi verbal mengembangkan pertumbuhan pribadi serta meningkatkan hubungan dan interaksi bisnis. Kata-kata memiliki kekuatan untuk menciptakan emosi dan menggerakkan orang untuk mengambil tindakan yang Anda inginkan. Memanfaatkan kekuatan komunikasi verbal untuk membantu Anda mencapai tujuan karir Anda.
Ketahui kekuatan mendengarkan secara aktif Sementara mengekspresikan ide-ide Anda sendiri adalah penting dalam komunikasi, secara aktif mendengarkan orang lain sama pentingnya dengan menguasai seni komunikasi. Sebagian besar komunikasi yang efektif melibatkan mendengarkan dengan sukses. Hanya sekitar 25-50% dari apa yang kita dengar benar-benar diingat yang berarti Anda harus melakukan upaya sadar untuk tidak hanya mendengar kata-kata seseorang tetapi juga untuk mencoba memahami total pesan yang disampaikan. Jangan meremehkan kekuatan keheningan. Fokuskan mendengarkan Anda dengan tidak memikirkan apa yang akan Anda katakan selanjutnya, daripada melakukan upaya sadar untuk berkonsentrasi secara mental dan tetap waspada secara fisik. Menjadi pendengar yang aktif membutuhkan waktu, kesabaran, dan latihan. Gunakan elemen-elemen berikut di bawah ini untuk membantu meningkatkan keterampilan mendengarkan aktif Anda. • Fokuskan perhatian Anda pada pembicara. Perhatikan komunikasi non-verbal mereka. • Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan melalui bahasa tubuh, gerakan, senyum, dan anggukan sesekali. • Mengakui apa yang orang lain katakan dengan anggukan sesekali atau “eh huh.” • Berikan umpan balik positif dengan memparafrasekan apa yang dikatakan, mengajukan pertanyaan terbuka atau secara berkala meringkas. • Tunda penilaian sampai pembicara selesai mempresentasikan pesan mereka. Jangan menyela. • Jangan biarkan filter, asumsi, penilaian, dan kepercayaan pribadi Anda mengubah informasi yang Anda dengar. Untuk memperjelas pemahaman, rangkum apa yang dikatakan. • Berikan orang itu perhatian penuh Anda. Jangan biarkan diri Anda terganggu oleh lingkungan Anda.
Mendengarkan lebih dari sekadar mendengarkan kata-kata yang diucapkan. Mendengarkan secara aktif mencakup pemfokusan pada nada suara, pemilihan kata, bahasa tubuh non-verbal, infleksi suara, tidak langsung mengambil kesimpulan dan tidak mendistorsi apa yang dikatakan oleh persepsi kita sendiri. Mendengarkan secara aktif adalah tentang bersikap objektif dan terbuka terhadap apa yang dikomunikasikan seseorang tanpa membiarkan keyakinan pribadi kita memengaruhi pesan. Bangun hubungan bisnis yang lebih baik dan kurangi konflik hubungan dengan menyempurnakan kemampuan Anda berkomunikasi melalui mendengarkan secara aktif.
Gambarkan perbedaan melalui tulisan yang luar biasa
Sebagai bentuk komunikasi yang lebih konkret, kata-kata tertulis menyisakan lebih sedikit ruang untuk kesalahan dan kesalahan. Dalam masyarakat yang mahir secara teknologi, di mana komunikasi tertulis dengan cepat menjadi metode komunikasi yang disukai, mampu berkomunikasi secara efektif melalui tulisan adalah keterampilan penting untuk disempurnakan. Di tempat kerja saat ini, pengusaha secara aktif mencari individu yang memiliki kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif melalui kata-kata tertulis. Jadi, bagaimana Anda bisa memoles keterampilan menulis Anda? • Hindari kata-kata slang. • Menjauhi simbol dan menghindari klise. • Selalu mengeja nama dengan benar. • Jaga agar kalimat tetap singkat dan sederhana. • Mengoreksi, mengoreksi, mengoreksi. • Merevisi dokumen sampai jelas dan ringkas. Hindari informasi asing. • Pastikan dokumen disusun secara logis. • Edit tulisan Anda untuk pilihan kata dan redudansi. • Gunakan tanda baca yang benar dan tata bahasa yang tepat. • Tingkatkan kosakata Anda dengan menggunakan kamus untuk mencari arti kata-kata asing. • Baca setiap peluang yang Anda dapatkan. Semakin banyak Anda membaca, semakin Anda memperluas kosa kata Anda dan meningkatkan kesadaran Anda akan penulisan yang efektif.
Belajar melihat tulisan sebagai keterampilan yang harus terus disempurnakan melalui latihan dan usaha. Berlatihlah menulis dengan efektif setiap kesempatan yang Anda dapatkan, bahkan ketika menulis email sederhana kepada teman dan keluarga. Komunikasi tertulis memiliki dampak yang langgeng dan kehadiran permanen, jadi selalu berhati-hati dengan apa yang Anda komunikasikan melalui tulisan.
Tunjukkan etiket yang tepat dalam komunikasi teknologi Karena tempat kerja abad kedua puluh satu menjadi lebih beragam dan lebih mahir secara teknologi, kemampuan komunikasi Anda harus terus disempurnakan untuk memastikan kesuksesan karier. Karena model manajemen kediktatoran yang lama digantikan oleh manajemen partisipatif dan penggunaan tim yang lebih besar, metode komunikasi lama yang disukai komunikasi tatap muka atau suara-ke-suara diganti dengan metode komunikasi yang tidak pribadi seperti email, faks, dan pesan suara. Meskipun peningkatan penggunaan dalam teknologi untuk komunikasi dan sementara mereka memberikan solusi cepat untuk menyampaikan informasi, perlu diingat bahwa metode ini memberikan ruang lebih besar untuk kesalahpahaman dan konflik. Cobalah untuk hanya mengomunikasikan informasi faktual melalui saluran-saluran ini. Cadangan semua komunikasi yang melibatkan emosi apa pun yang diungkapkan untuk metode pribadi seperti secara langsung atau melalui telepon.
Mengikat semuanya bersama Keterampilan komunikasi yang patut dicontoh adalah beberapa kualitas yang paling dicari di dunia bisnis. Seperti Robert Kent, mantan dekan sekolah bisnis Harvard, dengan cukup menyimpulkan, "Dalam bisnis, komunikasi adalah segalanya." Tanpa kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif, kita tidak dapat menyampaikan pesan secara akurat, membuat orang lain tahu apa yang kita pikirkan atau rasakan, membangun kemitraan, memotivasi orang lain atau menyelesaikan konflik. Ketika Anda meningkat keterampilan komunikasi profesional hanya akan menjadi lebih penting untuk kesuksesan Anda. Berhasil berkomunikasi sama dengan karier yang sukses.
