Jika Anda memiliki kekhawatiran tentang pekerjaan Anda, Anda mungkin perlu mengajukan masalah ini dengan atasan Anda di beberapa titik. Menyatakan kekhawatiran Anda melalui surat memungkinkan atasan Anda memahami dengan jelas apa yang mengkhawatirkan Anda tanpa meninggalkan ruang untuk salah tafsir, karena semua pikiran dan ide Anda diungkapkan dengan jelas. Untuk menulis surat keprihatinan kepada atasan Anda, ikuti pedoman tertentu untuk memastikan kekhawatiran Anda ditata secara profesional.
Uraikan Kekhawatiran Utama
Dalam paragraf pertama surat itu, jelaskan mengapa Anda menghubungi atasan Anda. Gunakan dua kalimat pertama untuk memberi tahu pembaca tentang kekhawatiran Anda tentang pekerjaan itu dan tindak lanjuti dengan penjelasan langsung tentang apa yang mengganggu Anda. Dalam bagian ini, uraikan topik utama, atau payung, yang menjadi perhatian.
Contoh surat keprihatinan:
"Halo, Tuan Smith. Saya menulis kepada Anda karena saya memiliki beberapa kekhawatiran yang menyedihkan tentang pekerjaan lansekap yang ditugaskan di divisi saya. Sepanjang pengamatan saya, saya telah memperhatikan karyawan yang datang terlambat, terlalu lelah dan mengoperasikan mesin dengan cara yang tidak profesional. ”
Berikan Contoh Khusus
Setelah tujuan umum surat itu dijelaskan, selami lebih dalam situasi dengan memberikan kepada pembaca contoh-contoh spesifik. Ini memberinya pemahaman yang jelas tentang situasi dan mengurangi kemungkinan surat Anda tidak diperhatikan.
Contoh surat keprihatinan:
“Jason S. Masters tiba di lokasi kerja pada pukul 10:45 pagi, yaitu 1,5 jam setelah waktu kedatangannya yang dijadwalkan. Setelah tiba, ia tampak sangat lelah dan mulai mengoperasikan mesin tanpa melakukan pemeriksaan keamanan standar. Kemudian pada sore hari, saya melihat beberapa karyawan bekerja dengan alat berat tanpa mengenakan helm atau menggunakan tindakan pencegahan keselamatan. ”
Hindari Pernyataan Emosional
Sepanjang proses penulisan surat, jangan menjadi terlalu emosional karena ini cenderung mengurangi profesionalisme dan legitimasi surat itu. Pastikan semua pernyataan berdasarkan fakta dan bebas dari nuansa emosional. Tujuan dari surat ini adalah untuk memberi atasan Anda informasi yang diperlukan untuk menguraikan penyebab pasti kekhawatiran sehingga ia dapat mengambil tindakan jika dianggap perlu.
Sarankan Perbaikan
Di akhir surat, buat saran tentang masalah Anda. Pastikan saran-saran ini tetap seperti itu, dan bukan tuntutan. Sebelumnya saran, gunakan pernyataan seperti, "Apakah Anda pikir itu yang terbaik …" atau "Mungkin itu akan berguna …." Gunakan bagian surat ini untuk memperkenalkan ide-ide yang Anda miliki, tetapi ikuti bagian ini dengan permintaan pertemuan untuk membahas lebih lanjut kekhawatiran Anda dan bertukar ide untuk memperbaiki masalah apa pun.
