Laporan sangat penting untuk menjalankan bisnis apa pun. Mereka dapat memberi tahu atasan dan atasan tahu persis di mana perusahaan berdiri di berbagai proyek, yang kemudian dapat dilaporkan kepada atasan mereka. Merencanakan format laporan memerlukan informasi spesifik yang akan membuat formulir Anda lebih mudah digunakan oleh mereka yang melakukan pekerjaan kertas. Bentuk yang baik juga memberi ruang perencana untuk kreativitas. Merencanakan laporan Anda sebelum mencetak adalah penting untuk membuat formulir laporan yang dapat Anda gunakan untuk jangka waktu yang lama.
Item yang Anda butuhkan
-
Kertas
-
Pensil
-
Penghapus
-
Pena tinta hitam permanen
Tuliskan semua informasi yang perlu Anda sertakan dalam laporan di selembar kertas, kemudian ubah poin-poin ini menjadi format pertanyaan atau perintah. Sisihkan halaman ini. Lakukan langkah ini di komputer jika tidak membingungkan bagi Anda, tetapi jika Anda menuliskannya di selembar kertas, Anda dapat lebih mudah menyampaikannya ke format di komputer saat Anda siap menambahkannya daripada kembali dan sebagainya antara beberapa dokumen.
Bentuk draft kasar pertama dari laporan di selembar kertas kedua Anda. Letakkan logo perusahaan Anda di bagian atas halaman dan tambahkan Formulir Laporan dengan huruf tebal besar di bagian atas. Untuk contoh ini, kita akan menggunakan formulir generik yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan proyek apa pun.
Buatlah bagian pertama untuk mendapatkan informasi tentang proyek tertentu. Ini dapat mencakup meminta reporter menuliskan nama proyek, nomor proyek, atau sistem apa pun yang Anda gunakan untuk mengidentifikasi proyek Anda. Kemudian tulis permintaan yang mengidentifikasi apakah laporan tersebut adalah laporan sementara atau laporan akhir tentang proyek. Contohnya:
Lingkaran Satu:
Laporan Akhir Laporan Akhir
atau:
Jenis laporan apa ini? ****
atau:
Jenis Laporan: Final Interim (lingkaran satu)
Buatlah bagian kedua tentang orang yang mengisi formulir. Sertakan nama, posisi atau jabatan, tanggung jawab khusus untuk proyek yang mereka laporkan, dan apa yang akan mereka lampirkan atau sertakan dengan laporan mereka.
Kembangkan bagian terakhir dari laporan dengan meminta reporter untuk merinci apa yang telah dicapai pada akhirnya. Untuk laporan sementara, Anda dapat meninggalkan bagian lain bagi pelapor untuk menjabarkan langkah-langkah selanjutnya dan memberikan perkiraan tanggal penyelesaian fase berikutnya. Anda juga dapat memilih untuk memasukkan perjanjian kontrak di akhir laporan untuk menyatakan bahwa karyawan tidak akan mengungkapkan informasi apa pun, dan semua informasi yang dimasukkan adalah benar sepanjang pengetahuan mereka.
Masukkan format laporan ke dalam komputer menggunakan program penulisan atau program pilihan Anda, dan cetak salinan sebanyak yang Anda inginkan, atau buat konsep akhir dan buat beberapa salinan untuk disimpan dalam arsip.
Kiat
-
Anda dapat menggunakan perangkat lunak komputer yang berbeda untuk membuat draf akhir formulir laporan sebelum mencetak dalam jumlah besar. Ingatlah untuk selalu mengingat pembaca Anda dan memberikan informasi dengan cara yang paling baik dipahami oleh sebagian besar karyawan Anda.
