Mengelola waktu tidaklah sesulit itu, walaupun mungkin tampak sulit untuk menemukan waktu yang Anda butuhkan untuk melakukan semuanya. Pertimbangkan untuk melakukan beberapa hal utama daripada mencoba melakukan semuanya dengan menggunakan tips manajemen waktu, seperti menuliskan sesuatu, memprioritaskan tugas, meninjau janji, memblokir waktu untuk menyelesaikan sesuatu, dan tetap fleksibel dalam rencana Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Daftar tugas
-
Kalender janji temu
-
Pensil
Tuliskan semua yang perlu Anda lakukan. Banyak dari mereka yang mengatur waktu mereka dengan baik menyimpan daftar "yang harus dilakukan" berguna untuk mencatat item tindakan, tugas kerja, kegiatan proyek dan ide-ide. Simpan daftar tugas di lokasi yang nyaman, seperti notebook, perencana, atau personal digital assistant (PDA).
Tinjau tugas Anda dan prioritaskan item pada waktu yang sama setiap hari. Ini dapat dilakukan di pagi hari dari tanggal yang Anda rencanakan untuk mengerjakan barang-barang atau pada malam hari sebelumnya. Tentukan prioritas untuk setiap item.
Lihatlah daftar janji temu Anda untuk hari ini. Rencanakan apa yang Anda butuhkan untuk janji temu penting agar semuanya siap sebelum janji temu dimulai. Pastikan untuk memasukkan kertas dan pena untuk mencatat atau menuliskan tindakan. Tentukan apa yang harus Anda lakukan tentang janji yang tidak dapat Anda pertahankan, seperti membatalkan tanggal makan siang atau mengirim pengganti untuk rapat.
Jadwalkan blok waktu di hari Anda untuk mengerjakan daftar tugas Anda. Jadwalkan item prioritas tinggi pada waktu sibuk Anda, ketika Anda biasanya paling penuh perhatian dan waspada. Kemudian jadwalkan item prioritas menengah di waktu yang tersisa atau setelah janji. Bilamana memungkinkan, jadwalkan barang-barang yang serupa dan tugas semua dalam blok waktu yang sama. Misalnya, rencanakan untuk melakukan semua panggilan keluar dalam jam yang sama atau membaca dan menanggapi email selama dua blok kecil waktu setiap hari. Memusatkan waktu yang dihabiskan di telepon atau dengan email, sebenarnya akan mengurangi gangguan yang biasanya ditimbulkan ketika mengerjakan item-item penting lainnya yang telah diblokir untuk periode puncak Anda.
Berikan fleksibilitas dalam jadwal Anda. Dengan kata lain, jangan terlalu jadwalkan diri Anda. Dalam jangka waktu delapan jam, Anda hanya perlu merencanakan enam jam pekerjaan dan janji dengan prioritas menengah hingga tinggi. Dengan begitu, rencana Anda tidak akan terganggu jika ada situasi darurat atau krisis yang harus Anda tangani. Jika sedikit yang muncul selama waktu fleksibel, maka Anda dapat mengerjakan suatu item pada daftar tugas, mengerjakan tugas yang bukan bagian dari rencana awal, atau memberi diri Anda beberapa menit waktu luang untuk bersantai dan mengurangi stres atau berpikir kreatif.
