Menulis surat formal kepada dewan direksi dapat menjadi proses yang menakutkan. Ini adalah kesempatan Anda untuk membuat pikiran Anda didengar oleh yang bertanggung jawab, jadi penting untuk mengikuti proses formal. Tetapi tidak ada gunanya memperbaiki pemformatan dengan benar jika kontennya kurang atau surat itu memiliki kesalahan tata bahasa.
Sebelum Memulai Surat ke Papan
Dalam berkorespondensi dengan dewan direksi, ketahui apa yang ingin Anda katakan. Apa motivasi Anda? Apa yang ingin kamu capai? Surat pengaduan membutuhkan taktik yang sama sekali berbeda dari, katakanlah, surat yang mencari dana untuk suatu proyek.
Luangkan waktu untuk membuat beberapa catatan. Catat apa yang harus dikatakan dan mengapa itu penting bagi Anda. Yang terakhir mungkin tidak membuatnya menjadi surat, tetapi mungkin membantu Anda tetap fokus dan diurutkan. Apakah ada dokumentasi yang perlu Anda rujuk, bukti atau statistik yang ingin Anda bagikan? Siapkan mereka dan catat mengapa mereka relevan.
Menyusun Surat
Pertama, atur catatan Anda. Apa poin terbesar terkait mengapa Anda menulis? Elemen apa yang mendukung hal itu? Tentukan mereka. Ini pada dasarnya adalah garis besar Anda, jadi sekarang Anda senang melakukannya.
Banyak orang bergumul dengan memulai surat, berpikir bahwa mereka harus jenaka sejak awal, tetapi menjadi jelas lebih penting. Ucapkan semua yang perlu Anda katakan, lalu tingkatkan dan kencangkan saat mengedit. Untuk memulainya, beri alamat "Ketua Smith yang terkasih dan anggota dewan" dan kemudian buka dengan "Saya menulis surat kepada …", kemudian kutip alasan utama Anda untuk menulis.
Ikuti pembukaan Anda dengan titik pendukung utama dan tulis beberapa paragraf singkat yang mencakup semua masalah yang telah Anda catat sebelumnya.
Ingat, ini adalah bisnis dan orang-orang ini memiliki banyak hal. Jangan berbunga-bunga atau menyayanginya atau bertele-tele. Dapatkan langsung ke intinya, bersikap sopan tentang hal itu dan dengan hormat menandatanganinya.
Pentingnya Pengeditan
Pada kenyataannya, menulis dewan direksi tidak jauh berbeda dengan menulis surat bisnis formal apa pun, kecuali bahwa itu ditujukan kepada sekelompok orang dan mungkin lebih banyak menungganginya, tergantung pada mengapa Anda menulis.
Kebanyakan orang terlalu stres tentang menulis, padahal bagian terpenting, sebenarnya, adalah mengedit. Selalu istirahat setelah menulis sesuatu, jadi kepala Anda bersih dan Anda kembali dengan mata segar.
Ambil setidaknya tiga lintasan pengeditan. Cari kesalahan tata bahasa, kata-kata yang tidak dibutuhkan dan nada yang terlalu kasual. Orang-orang sering salah mengartikan ringkas dengan bersikap kasar, tetapi menulis secara ringkas itu kuat dan to the point, kedua kualitas yang berperan baik dalam korespondensi bisnis.
Tetap saja, bersikaplah hormat dan agak hormat, tetapi jangan membeberkan terlalu tebal.
Ketahui Tujuan Anda
Seperti yang disebutkan, penting untuk mengetahui mengapa Anda menulis. Ada kemungkinan bahwa tiga surat paling umum yang harus Anda tulis adalah meminta sesuatu, mengundurkan diri, atau menerima kesempatan.
Mengundurkan diri: Saat mengundurkan diri dari perusahaan, proyek, atau bahkan dewan sendiri, nyatakan bahwa Anda bersyukur memiliki kesempatan. Jelaskan, terutama dalam satu kalimat, mengapa Anda mengundurkan diri - karena alasan pribadi, untuk mencari peluang baru, karena Anda mendambakan perubahan - tanpa membagikan perincian. Tetap pendek dan profesional. Jika Anda bisa, tawarkan untuk tersedia jika dibutuhkan di masa depan.
Menerima: Ini bisa berupa satu paragraf diikuti oleh pernyataan terima kasih. Katakanlah Anda bangga menerima kesempatan, Anda berharap dapat berkontribusi dan Anda berterima kasih atas kepercayaan dewan. Jangan memikirkan proyek atau niat; untuk itulah kontrak itu dibuat.
Meminta: Segera, nyatakan apa yang Anda minta. Jelaskan mengapa. Jika Anda memiliki bukti pendukung mengapa permintaan itu valid, maka dokumentasikan secara singkat ini. Hindari janji kinerja atau hasil, karena ini harus dinyatakan hanya dalam kontrak atau jadwal proyek, di mana Anda memiliki kemampuan negosiasi. Berterimakasihlah kepada mereka untuk pertimbangan dan penawaran mereka jika mereka memiliki pertanyaan atau membutuhkan klarifikasi.
