Tidak ada aturan keras dan cepat ketika menulis kepada banyak orang yang terdiri dari dewan direksi, yang berarti Anda memiliki beberapa opsi untuk menangani surat Anda. Secara umum, Anda akan menyiapkan satu huruf ketika papan begitu besar sehingga menjadi rumit untuk memanggil masing-masing direktur secara individual. Untuk papan yang lebih kecil, Anda dapat menulis surat terpisah untuk setiap orang dan menggunakan notasi "salinan karbon" untuk merujuk penerima lainnya.
Saat Menulis ke Papan Besar
Jika dewan terdiri dari lima orang atau lebih - jumlah ini adalah pedoman, bukan aturan - adalah umum untuk menyiapkan satu surat yang ditujukan kepada dewan sebagai kelompok dan dikirimkan kepada perusahaan yang mereka kelola. Ini sebuah contoh:
Jajaran direksi
Perusahaan Properti ABC
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Salam Anda harus berbunyi "Dewan Direksi yang Terhormat:" atau "Anggota Dewan yang Terhormat:" diikuti oleh tanda titik dua, bukan koma. Jika Anda adalah pemilik bisnis atau anggota dewan lainnya, dapat diterima untuk menggunakan salam informal "Dewan yang terhormat" atau "Yang terhormat semua:"
Menggunakan Blok Distribusi
Karena banyak dewan yang jarang bertemu, mungkin sebulan sekali atau lebih, Anda mungkin ingin mengirimkan salinan surat grup kepada setiap anggota dewan di rumah atau alamat bisnis tetap mereka. Ini memastikan bahwa surat Anda dibaca dan dapat ditindaklanjuti sebelum pertemuan dewan berikutnya. Untuk mencapai hal ini, tulis blok distribusi di akhir surat yang mencantumkan nama dan alamat masing-masing anggota dewan. Cetak beberapa salinan surat dan kirimkan salinan ke setiap orang pada daftar distribusi.
Saat Menulis ke Papan Kecil
Ketika berbicara dengan dewan direksi yang lebih kecil - misalnya, dengan tiga atau empat direktur - Anda harus membuat daftar setiap penerima berdasarkan nama. Blok alamat Anda sekarang terlihat seperti ini:
Ms. Robin Birch, Ketua
Tn. Jack Haslam, Direktur
Olivia Blower, Direktur
Dewan Direksi ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Salam Anda kemudian harus mencantumkan nama direktur dalam urutan yang sama dengan blok alamat: "Yang terhormat Ms. Birch, Mr. Haslam dan Dr. Blower:" Tidak masalah menggunakan nama depan jika Anda mengenal penerima dengan baik dan ini adalah yang biasa Anda lakukan. cara komunikasi. Etiket menuntut Anda mengirim surat terpisah kepada setiap orang, jadi cetak dan tandatangani salinan asli surat dan amplop untuk setiap penerima.
Menggunakan Notasi CC
Jika anggota dewan berada di alamat yang berbeda, masuk akal untuk menulis surat terpisah untuk setiap penerima. Di sini, Anda harus menggunakan notasi "salinan gratisan" atau "salinan karbon" untuk memberi tahu setiap penerima siapa yang telah menerima surat itu. Lakukan ini dengan menambahkan huruf "cc:" diikuti dengan nama-nama penerima lain di bagian bawah surat, tepat di bawah tanda tangan dan nama cetak Anda. Berikut ini contoh pemformatan:
Ms. Robin Birch, Ketua
Dewan Direksi ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, California 94105
Dear Ms. Birch:
Surat
Hormat kami, Namamu
CC: Tuan Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Anda akan menyampaikan surat kedua Anda kepada "Tuan Jack Haslam" yang ditujukan kepada "Nona Robin Birch dan Dr. Olivia Blower," dan seterusnya. Merupakan ide bagus untuk mengoreksi semua salinan Anda untuk memastikan Anda memasukkan nama penerima dan tanda hormat yang benar.
