Surat pengiriman, juga disebut surat pengantar, menyertai faks dan email untuk menjelaskan isi dokumen faks atau file yang dilampirkan ke email. Surat pengiriman juga memastikan bahwa dokumen diberikan kepada orang yang tepat jika dikirim ke faks atau alamat email bersama. Surat-surat ini biasanya singkat dan hanya menyampaikan informasi yang diperlukan. Karena surat pengiriman adalah bentuk korespondensi bisnis, Anda harus mengikuti standar tertentu untuk menulisnya dengan benar.
Ketikkan nama Anda atau nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya di bagian atas dokumen, letakkan di sisi kanan halaman. Atau, Anda dapat menulis surat pada kop surat perusahaan.
Lewati satu baris dan daftarkan tanggal di bawah informasi Anda di sisi kanan halaman.
Ketik nama penerima, alamat, dan, jika berlaku, nomor akun atau informasi pengenal lainnya, di sisi kiri halaman, dua baris ke bawah dari tanggal.
Alamat surat itu secara khusus kepada orang yang akan menerimanya. Jika Anda tidak tahu nama orang tersebut, menulis "Dear Sir or Madam" sudah cukup.
Tuliskan alasan Anda menulis surat dalam kalimat pertama. Nyatakan jika Anda mengirim resume, proposal bisnis, laporan atau informasi tentang suatu produk atau layanan.
Berikan informasi latar belakang tentang dokumen yang Anda kirim di paragraf kedua. Ini mungkin termasuk tanggal di mana pembaca harus bertindak berdasarkan informasi yang terkandung dalam dokumen atau, jika dokumen memiliki banyak halaman, penjelasan singkat tentang halaman yang disertakan. Anda juga dapat mengingatkan pembaca tentang setiap percakapan atau korespondensi yang Anda miliki dengannya sehubungan dengan dokumen tersebut.
Berterimakasihlah kepada pembaca atas waktunya di paragraf terakhir dan minta dia untuk menghubungi Anda jika dia memiliki pertanyaan.
Ketikkan nama, judul, dan informasi kontak Anda, seperti alamat email atau nomor telepon Anda, di bagian bawah halaman. Tulis tangan Anda di atas nama Anda.
