Melaporkan hibah yang diterima organisasi Anda merupakan aspek penting dari hubungan antara lembaga pemberi hibah dan penerima hibah. Laporan hibah memberikan informasi tentang kegiatan yang dilakukan dalam proposal hibah asli, temuan baru, jebakan, keberhasilan, dan keuangan. Bersikap jujur, jelas, dan akan datang dalam laporan hibah membantu lembaga penerima hibah mengukur dampaknya dan belajar dari pengalaman organisasi Anda. Penting untuk melaporkan kiriman dan kegiatan spesifik yang diusulkan dalam proposal hibah asli. Laporan hibah biasanya mencakup surat pengantar, lembar pengantar, narasi dan bagian keuangan.
Kumpulkan Informasi dan Tugas Delegasi
Ketika mulai menulis laporan hibah, Anda ingin menjadi sangat jelas tentang spesifik yang Anda usulkan dalam proposal hibah dan menjadi sangat akrab dengan proyek yang didanai oleh hibah itu. Lihat proposal hibah dan surat pemberian hibah.
Jauh sebelum tenggat waktu laporan, mintalah bantuan dari kepala departemen yang tepat yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan hibah. Misalnya, berkonsultasi dengan keuangan dan akuntansi untuk laporan keuangan, staf program untuk laporan lapangan, direktur eksekutif untuk tanda tangan dan komunikasi untuk gambar.
Kumpulkan berbagai bahan dan simpan di ujung jari Anda saat Anda menempatkan semuanya dalam laporan.
Tuliskan Lembar Sampul dan Bagian Narasi
Bagian pertama adalah lembar sampul dan panggilan untuk informasi kontak dasar dan data yang akan menghubungkan laporan hibah Anda dengan proposal hibah asli Anda. Bagian ini mencakup nama resmi organisasi Anda, rentang tanggal proyek yang dijelaskan dalam hibah, nama direktur eksekutif atau presiden organisasi Anda, nama penghubung yang paling akrab dengan proyek yang didanai dan laporan hibah. Juga sertakan alamat surat lengkap Anda, nomor telepon dan faks, alamat email, nama proyek, jumlah hibah, nomor ID hibah, dan tujuan hibah. Pastikan bahwa semua informasi ini sesuai dengan apa yang ada dalam aplikasi hibah asli dan surat penghargaan. Di bagian bawah laporan Anda, masukkan nomor ID hibah dan nomor halaman laporan Anda.
Di bagian narasi, jelaskan bagaimana pendanaan proyek membuat perbedaan di komunitas Anda atau dalam kehidupan orang yang Anda bantu. Anda dapat memberikan data kuantitatif dan statistik seperti tingkat kelulusan, tingkat pendapatan, atau nilai. Anda juga dapat memberikan data kualitatif seperti survei, wawancara, atau kisah individu atau keluarga yang mendapat manfaat dari layanan Anda.
Beri tahu pembuat hibah jika Anda menemukan sesuatu yang baru sebagai hasil dari hibah. Jelaskan secara rinci jika sesuatu yang tidak terduga terjadi, baik atau buruk.
Beri tahu pembuat hibah jika Anda bekerja dalam kolaborasi dengan organisasi lain dan bagaimana pengaruhnya terhadap proyek. Ini penting karena pembuat hibah menghargai kolaborasi antar organisasi.
Bagikan pelajaran apa saja yang didapat dari proyek ini. Jelaskan secara rinci setiap tantangan yang muncul selama proyek Anda dan bagaimana Anda mengatasinya. Jika Anda melakukan ini dengan baik, Anda akan mendapatkan banyak rasa hormat dari pembuat hibah. Mereka menghargai ketika organisasi nirlaba mengatakan itu seperti itu bertentangan dengan situasi yang melapisi gula.
Biarkan pemberi hibah tahu apa rencana masa depan untuk proyek tersebut. Masukkan sumber pendanaan jika proyek akan dilanjutkan. Jelaskan bagaimana Anda dapat mengubah proyek mengingat pelajaran baru yang dipetik.
Berterimakasihlah kepada pemberi hibah atas kedermawanannya dalam berinvestasi dalam proyek Anda. Ucapkan terima kasih. Tambahkan komentar terkait lainnya.
Termasuk Keuangan
Pembuat hibah mungkin meminta laporan keuangan khusus seperti pendapatan, arus kas, dan neraca. Kirimkan pernyataan yang diminta untuk tahun proyek. Jelaskan setiap perubahan ekstrem dalam kesehatan keuangan Anda sejak Anda menerima penghargaan hingga saat Anda melaporkan. Lebih baik Anda menunjukkannya dan memiliki penjelasan yang baik daripada meminta pembuat hibah untuk menemukannya sendiri. Terus terang.
Berikan laporan terperinci tentang dana dari dana yang dihabiskan untuk proyek-proyek spesifik. Rincian yang Anda berikan di bagian ini harus secara langsung sesuai dengan anggaran Anda dalam proposal hibah.
Jika Anda memiliki biaya tak terduga, masukkan mereka dalam laporan dan identifikasikan demikian. Juga jelaskan biaya ini di bagian naratif dari laporan hibah.
Kemas Laporan
Sertakan surat pengantar singkat yang merinci konten laporan yang harus menyertakan nomor ID penghargaan Anda. Surat tersebut harus dari direktur eksekutif atau presiden organisasi Anda hingga yang setara di lembaga pemberi hibah. Surat itu harus berterima kasih kepada donor atas hibahnya, lagi. Anda tidak akan pernah bisa cukup berterima kasih.
Edit narasi hibah dengan bantuan satu rekan lainnya. Dapatkan pengakhiran akhir dari keuangan pada keuangan. Pastikan font dan nada laporan konsisten sepanjang saat mengedit.
Lampirkan survei, grafik, peta, statistik, atau informasi yang dikumpulkan untuk mengukur proyek Anda. Anda merangkum aspek paling penting di bagian narasi, tetapi ini harus tersedia untuk referensi. Sajikan semua data sejelas mungkin.
Gunakan lampiran promosi dengan hemat. Pembuat hibah sangat sibuk dan tidak punya waktu untuk mengarungi setiap selebaran acara Anda, gambar, dan siaran pers. Pilih dua atau tiga gambar terbaik, karya media yang diterbitkan atau ditayangkan, dan mungkin buletin dari organisasi Anda. Jika Anda memilih untuk melampirkan materi tambahan, pastikan itu membantu kasus Anda dan terkait langsung dengan proyek.
Dapatkan tanda tangan dari perwakilan resmi organisasi Anda - kemungkinan orang yang sama yang menandatangani aplikasi hibah.
Kirim Tepat Waktu
Kirim laporan hibah dalam medium dan mode yang ditentukan dalam surat penghargaan. Lembaga pemberi hibah dapat meminta email, memiliki portal online atau memilih tiga salinan yang dikirim melalui surat USPS. Selalu aman untuk memeriksa ulang.
Konfirmasi penerimaan. Jika Anda tidak menerima konfirmasi otomatis, Anda dapat menghubungi staf yang sesuai di lembaga pemberi hibah untuk mengonfirmasi penerimaan laporan hibah Anda.
Simpan salinan untuk catatan Anda. Untuk berjaga-jaga jika terjadi apa-apa dengan pengiriman laporan hibah Anda, Anda harus siap memberikan salinan lain kepada pembuat hibah.
