Manajemen dokumen adalah proses yang digunakan organisasi untuk membuat, mengontrol, mengamankan, menyimpan, mengambil, berbagi, dan menghancurkan dokumen dalam semua bentuknya. Di era proliferasi informasi, perubahan teknologi yang cepat, dan masalah keamanan, organisasi yang menetapkan sistem manajemen dokumen harus mempertimbangkan tidak hanya praktik bisnis yang baik, tetapi juga peraturan, regulasi, dan standar yang diumumkan oleh pemerintah dan badan internasional.
Entitas Pembuat Aturan: Keuangan
Banyak entitas federal mengeluarkan peraturan yang mewajibkan organisasi untuk mematuhi aturan manajemen dokumen. Berikut ini adalah ringkasan dari entitas tersebut, jenis organisasi yang terkena dampaknya, dan undang-undang atau peraturan.
Komisi Sekuritas dan Bursa dalam SEC 17a-4 memberikan aturan manajemen dokumen untuk broker, analis, dan lainnya yang terlibat dalam pertukaran efek.
Undang-undang Sarbanes-Oxley dalam Bagian 404 dan 409 berdampak pada manajemen dokumen oleh semua perusahaan publik serta perusahaan akuntansi, auditor dan mereka yang terlibat dalam perdagangan sekuritas.
Pemeriksaan Kliring untuk Undang-Undang Abad 21 (Pemeriksaan 21) mengatur penanganan cek dan berlaku untuk industri perbankan. Ini dikelola oleh Federal Reserve.
Gramm-Leach Bliley Act melindungi informasi keuangan konsumen yang dipegang oleh lembaga keuangan dan dikelola oleh beberapa agen federal.
Peraturan Asosiasi Asosiasi Pedagang Efek Nasional (NASD) 3010 dan Bursa Efek New York (NYSE) Peraturan 342 dikelola oleh Komisi Sekuritas dan Bursa dan mengatur persyaratan penyimpanan catatan yang berkaitan dengan komunikasi elektronik untuk anggota kedua organisasi ini.
Aturan Perawatan Kesehatan
Undang-undang Aksesibilitas dan Aksesibilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) berlaku untuk kelompok-kelompok seperti dokter, rumah sakit, perusahaan asuransi dan pemberi kerja yang terlibat dalam mengumpulkan atau mengirimkan informasi pasien. Ini dikelola oleh Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan A.S.
21 CFR 11 adalah bagian dari Kode Peraturan Federal yang dikelola oleh Administrasi Makanan dan Obat-Obatan A.S. dan menangani catatan elektronik dan tanda tangan elektronik. Bagian ini berdampak pada perusahaan kesehatan dan farmasi.
Peraturan Militer
Peraturan Departemen Pertahanan (Departemen Pertahanan 5015.2, versi 2) menetapkan persyaratan untuk perangkat lunak manajemen catatan yang dibeli oleh Departemen Pertahanan. Entitas pemerintah lainnya juga menggunakan standar ini untuk perangkat lunak manajemen catatan mereka.
Peraturan Federal lainnya
Peraturan Federal tentang Prosedur Sipil mengatur bagaimana firma hukum menangani informasi yang berkaitan dengan prosedur hukum.
Proc Pendapatan Jasa Internal. 97-22 menyediakan aturan untuk penyimpanan elektronik dan transfer informasi wajib pajak, dan berdampak pada industri jasa keuangan.
Kebutuhan akan Aturan
Orang Amerika bergantung pada badan pengatur untuk memastikan ada perlindungan untuk menjaga keamanan informasi pribadi, melindungi transaksi keuangan, dan melakukan pengawasan yang tepat terhadap mereka yang memiliki kendali atas aset makanan, obat-obatan, keuangan, dan kesehatan negara. Infrastruktur informasi bangsa sangat vital untuk pertahanannya dan juga harus dilindungi.
Standarisasi manajemen dokumen meluas ke luar Amerika Serikat. Entitas non-pemerintah seperti Organisasi Internasional untuk Standardisasi dan Open Document Management API bekerja untuk menstandarisasi dan berbagi proses untuk sistem manajemen dokumen untuk memastikan keamanan dan ketersediaan catatan informasi ketika dibutuhkan.
